夠有效的監(jiān)管項(xiàng)目進(jìn)度。在實(shí)施的過程中，我們?yōu)轫?xiàng)目經(jīng)理提供輔導(dǎo)，讓他們理解進(jìn)度報(bào)告中收集及整理后如何分析數(shù)據(jù)，如何利用有關(guān)數(shù)據(jù)來(lái)評(píng)估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)部分小組的支持及提供資源，保證工作能夠按計(jì)劃實(shí)施。

機(jī)制四：定期評(píng)估及審核

要能夠衡量機(jī)制本身能否帶來(lái)價(jià)值，機(jī)制建設(shè)初期必須建立一個(gè)指標(biāo)，讓企業(yè)能夠評(píng)估新管理機(jī)制的建設(shè)所帶來(lái)的結(jié)果是否應(yīng)該全面推廣，還是應(yīng)該進(jìn)行修改來(lái)支援企業(yè)的運(yùn)營(yíng)方向。

我們建立了項(xiàng)目組每周評(píng)估會(huì)議，管理層每月審核會(huì)議，不斷監(jiān)控機(jī)制的應(yīng)用及評(píng)估各種機(jī)制的價(jià)值，同時(shí)讓企業(yè)中的技術(shù)人員明確理解這是企業(yè)的未來(lái)管理方向，受到高層的支持和參與，目的是希望能夠改善企業(yè)管理文化，讓技術(shù)人員能夠在管理機(jī)制下更有效的執(zhí)行工作。

機(jī)制五：?jiǎn)栴}提升流程
項(xiàng)目經(jīng)理在實(shí)施過程中常碰到很多本身不能夠解決的問題，每一個(gè)問題都可能延誤項(xiàng)目的最終交付，企業(yè)管理層必須定期為項(xiàng)目經(jīng)理提供支援，為項(xiàng)目經(jīng)理提供指示，才能夠保證項(xiàng)目經(jīng)理執(zhí)行有關(guān)決定。建立提升流程，必須建立職責(zé)及職權(quán)，我們采用以下四級(jí)分工架構(gòu)，非本身職權(quán)范圍的決定必須提升到上層進(jìn)行處理。

企業(yè)內(nèi)部必須明確各管理層及項(xiàng)目組織的職責(zé)及職權(quán)。職責(zé)是企業(yè)指派的工作責(zé)任，要完成這些所交付的責(zé)任，必須賦予有關(guān)職權(quán)，在職權(quán)范圍內(nèi)完成交付的工作。

機(jī)制建設(shè)的價(jià)值

我們?cè)谶@家科技企業(yè)建立以上五種機(jī)制，開始時(shí)為企業(yè)的項(xiàng)目平均增加15％的管理工作，但已經(jīng)慢慢降低至8％的管理工作。過去12 個(gè)月的統(tǒng)計(jì)，顯示整體利潤(rùn)指標(biāo)提升了13％，項(xiàng)目未能如期交付的比例已經(jīng)從過去的56％降低至43％。延誤的時(shí)間也從過去的三個(gè)月至一年降低至不超過6 個(gè)月。
遲遲未能驗(yàn)收的項(xiàng)目也有專人負(fù)責(zé)重新立項(xiàng)，與他們的客戶進(jìn)行協(xié)商，希望能夠在短時(shí)間內(nèi)完成終驗(yàn)。項(xiàng)目管理機(jī)制當(dāng)然不是單單以上的五點(diǎn)便能夠全面解決項(xiàng)目管理上的問題，我們一共建立了28 各管理機(jī)制來(lái)保證項(xiàng)目能夠受到控制。文章只選擇這五點(diǎn)是因?yàn)榇蟛糠制髽I(yè)的管理都雖要從以上五點(diǎn)開始，才能夠保證項(xiàng)目能夠有機(jī)會(huì)成功。機(jī)制的建設(shè)未能完全解決開發(fā)過程的返工量，未能解
決項(xiàng)目范圍變動(dòng)所帶來(lái)的影響。這些都需要在項(xiàng)目管理體系建設(shè)完成后才能夠體系項(xiàng)目管理的真正價(jià)值。

統(tǒng)一化：后建體系
項(xiàng)目管理體系同樣是企業(yè)管理環(huán)境建設(shè)的一部分，機(jī)制與體系必須結(jié)合，提供全面的項(xiàng)目管理環(huán)境，項(xiàng)目管理專業(yè)人士才能夠發(fā)揮“項(xiàng)目管理知識(shí)體系”（Project management Body of Knowledge, PMBoK）的理論。項(xiàng)目管理體系為企業(yè)提供一套項(xiàng)目管理規(guī)范，讓項(xiàng)目能夠按階段或步驟實(shí)施，在各階段或步驟執(zhí)行各種管理的工作。要建立一套成熟的管理體系需要很大的投資和多年的時(shí)間，但幸好國(guó)際上已經(jīng)有一套項(xiàng)目管理體系的標(biāo)準(zhǔn)，所以協(xié)商后這家科技企業(yè)決定采用這套標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行“統(tǒng)一化”的工作。

我們計(jì)劃從六月開始，將會(huì)嘗試實(shí)施PRINCE2 項(xiàng)目管理體系（有關(guān)PRINCE2 內(nèi)容可參閱“機(jī)械工業(yè)出版社”發(fā)行的“PRINCE2－成功的項(xiàng)目管理”一書）的應(yīng)用，并安排部分項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目管理從業(yè)員資格認(rèn)證，結(jié)合已經(jīng)建立的項(xiàng)目管理機(jī)制，我們估計(jì)項(xiàng)目延誤可以降低到25％至30％之間的目標(biāo)，同時(shí)可以大量降低項(xiàng)目范圍變動(dòng)，開發(fā)期間技術(shù)返工的需求。讓這家企業(yè)能夠全面體現(xiàn)項(xiàng)目管理的應(yīng)用價(jià)值。任何企業(yè)文化的改革都會(huì)帶來(lái)陣痛，在企業(yè)中推動(dòng)“項(xiàng)目管理”也不例外，企業(yè)必須明確認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目經(jīng)理需要企業(yè)提供所需的工作環(huán)境――項(xiàng)目管理體系及管理機(jī)制――才能夠體現(xiàn)科學(xué)管理的價(jià)值。

黃紹良教授
昆山泓森信息科技管理顧問有限公司執(zhí)行總裁

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