境中走了出來。實(shí)踐再次證明，按照正規(guī)的程序進(jìn)行，項(xiàng)目的效果和效率都能保證。
經(jīng)過幾次類似的案例，后來我自己也形成了一種心智模式——只要有公司來咨詢項(xiàng)目管理程序方面的實(shí)施情況，腦海中第一個(gè)解決方案便是PP！
眾所周知，由休哈特提出并經(jīng)戴明完善的計(jì)劃—實(shí)施—檢查—行動(dòng)（Plan-Do-Check- Action，PDCA）循環(huán)是一種科學(xué)的工作思路。
從控制論的角度來看，PDCA循環(huán)是一個(gè)一階控制循環(huán)。計(jì)劃作為執(zhí)行的輸入，在眾多干擾下執(zhí)行，通過對(duì)輸出的檢驗(yàn)來制定改進(jìn)措施，重新修訂輸入，進(jìn)行下一輪循環(huán)。這是一個(gè)典型的閉環(huán)負(fù)反饋控制系統(tǒng)，這種閉環(huán)負(fù)反饋的控制可以保證項(xiàng)目在各種干擾下，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
上例所說的PP，相當(dāng)于系統(tǒng)的反饋角色，沒有該角色的系統(tǒng)是開環(huán)的，會(huì)失去控制。除非項(xiàng)目是在沒有干擾的理想環(huán)境下進(jìn)行，沒有變更、沒有意外，一切盡在掌握……顯然，你永遠(yuǎn)也找不到這種環(huán)境。PP的作用就是建立反饋，讓系統(tǒng)閉環(huán)。
警惕“敏捷”
成為不規(guī)范做項(xiàng)目的借口
我見過很多小型項(xiàng)目，由于涉及人員較少，不認(rèn)真評(píng)估項(xiàng)目難度，草率地定一個(gè)計(jì)劃就開始了。結(jié)果，實(shí)際完成時(shí)間與計(jì)劃相距甚遠(yuǎn)！
很多人重視干而忽視管，更不去討論采用哪一種生命周期，往往是幾個(gè)人碰一下頭，稍微討論便分頭去做各自的工作了，甚至連一份正式文檔都沒有。我經(jīng)常聽到一種聲音——先干起來再說。這時(shí)，一句話也常掛在某些人口頭上：“管理流程、項(xiàng)目文檔這些東西太煩瑣!”
事實(shí)是，如果不做這些事，項(xiàng)目就得花更長(zhǎng)時(shí)間才能完成。很多項(xiàng)目效率低下，就在于沒有按照規(guī)范程序來實(shí)施，這是一個(gè)根源。更糟糕的是，有些人借口“項(xiàng)目復(fù)雜多變，難以統(tǒng)一制定流程”，干脆就放棄了程序和規(guī)范。
有一家軟件公司在業(yè)內(nèi)很有名，總部在美國(guó)圣何塞。他們?yōu)榱斯?jié)約成本，成立了上海分公司，并把一部分研發(fā)工作轉(zhuǎn)移到了上海。上海分公司招聘了幾百名研發(fā)人員，項(xiàng)目管理制度和程序也完全照搬美國(guó)總部。
令人遺憾的是，新組建的團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率極差，工期拖延、成本超支、返工頻繁，部分忠實(shí)的老用戶也開始投訴了。
我受他們邀請(qǐng)，參與了他們的項(xiàng)目復(fù)盤和總結(jié)工作會(huì)議。面對(duì)項(xiàng)目的運(yùn)行情況，有人得出的結(jié)論是“員工素質(zhì)不夠”——你一定似曾相識(shí)！上海分公司的總經(jīng)理來自美方，他不同意這個(gè)說法，也不允許就此止步，要求必須詳細(xì)調(diào)查，找到其中的真正原因。
最終的結(jié)果出來了，中國(guó)員工的效率與在美國(guó)的同事相比，并沒有什么差別，最大的差別是什么呢？竟然是中國(guó)員工重復(fù)犯錯(cuò)的次數(shù)更多。也就是說，項(xiàng)目完成以后沒有太多的長(zhǎng)進(jìn)。再去仔細(xì)檢查流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)績(jī)效的考核體系也有不同。
在美國(guó)總部，對(duì)項(xiàng)目里程碑進(jìn)行評(píng)審的規(guī)定非常嚴(yán)格?？墒窃谏虾７止荆承敖?jīng)驗(yàn)豐富”的項(xiàng)目人員認(rèn)為這并不符合中國(guó)國(guó)情，便采用了“靈活處理”方式。當(dāng)然，用這些人的話來說就是：“為了符合管理規(guī)定，評(píng)審還是必須的。”結(jié)果就是，這種評(píng)審逐漸成了一種形式，其效果你可以想象。
鑒于此，公司加強(qiáng)了在生命周期中的階段評(píng)審，并納入項(xiàng)目的績(jī)效考核當(dāng)中。很快，情況開始發(fā)生改變，項(xiàng)目實(shí)施的效率逐漸提升，也沒過多久就達(dá)到了與美國(guó)同行相當(dāng)?shù)乃疁?zhǔn)。
很多人或多或少都有試圖繞開程序的想法，以至于不太喜歡按照程序做事。你務(wù)必要記住，一個(gè)正規(guī)的程序，可以保證項(xiàng)目穩(wěn)定運(yùn)行在正確的軌道上，不管采用哪一種生命周期模型，程序和文檔都是必不可少的。
敏捷項(xiàng)目管理越來越成為一種趨勢(shì)，但敏捷對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的要求更高，需要團(tuán)隊(duì)成員能做好自身工作的自我管控。遺憾的是，很多人沒有完整理解敏捷的核心思想，卻把“敏捷”當(dāng)成了少寫或不寫項(xiàng)目文檔的借口，這應(yīng)該引起警惕。