商進(jìn)行協(xié)商，就項目變更費用及工期的評估情況與業(yè)主、集成商做好組織協(xié)調(diào)工作。
一般設(shè)計變更，在業(yè)主授權(quán)范圍內(nèi)由監(jiān)理單位審查批準(zhǔn)，報業(yè)主備案，屬業(yè)主授權(quán)范圍外的，由監(jiān)理單位組織審查，業(yè)主單位批準(zhǔn)；對重要設(shè)計變更由業(yè)主組織最終審查后批準(zhǔn)。特殊緊急情況下的設(shè)計變更由監(jiān)理單位審查批準(zhǔn)，報業(yè)主備案。監(jiān)理單位要明確界定項目變更的目標(biāo)，根據(jù)收集的變更信息判斷變更的合理性和必要性，對于完全無必要的變更，在征得業(yè)主單位的同意后，可以駁回。
在項目建設(shè)過程中，對重要變更，監(jiān)理與業(yè)主都先后進(jìn)行了多次審查，并由業(yè)主組織了最終審查。該項目方案經(jīng)過不斷修改，進(jìn)行了三次專家審查，最終得到了專家的認(rèn)可，并建議盡快實施。對一般變更，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的更換調(diào)整，由監(jiān)理方進(jìn)行審查批準(zhǔn)，報業(yè)主備案。
變更的實施。監(jiān)理單位對變更通知書或建議書審查后予以簽發(fā)。在組織業(yè)主與集成商就變更部分的報價及其他有關(guān)問題協(xié)商達(dá)成一致意見后，由監(jiān)理單位正式下達(dá)變更指令，集成商組織實施。
四、項目變更的處理原則
由于變更涉及到補充協(xié)議的簽署，中間要經(jīng)歷變更項目清單的審查與處理、報價、詢價、談判等一系列過程，業(yè)主方與監(jiān)理方始終堅持一條原則，就是補充協(xié)議的簽署是在原合同繼續(xù)有效的前提下進(jìn)行，對于原合同中未涉及變更的項目仍維持原合同條款。在談判過程中，集成商希望追加原計劃采購的數(shù)據(jù)庫的稅及服務(wù)費，但業(yè)主及監(jiān)理始終堅持此原則，未同意此項變更請求，維護(hù)了合同簽署的嚴(yán)肅性，并合理合法。
變更項目的審查與處理。審查和批準(zhǔn)項目變更是業(yè)主給監(jiān)理工程師的一項授權(quán)，業(yè)主可以通過監(jiān)理合同的有關(guān)條款對監(jiān)理工程師的上述權(quán)力進(jìn)行限制或通過業(yè)主的監(jiān)督和審查來進(jìn)行進(jìn)一步的管理。本項目中，監(jiān)理單位根據(jù)監(jiān)理合同的要求，編制了《監(jiān)理實施細(xì)則》，針對變更項目的確定、變更的處理程序以及變更的審核辦法等內(nèi)容制定了詳細(xì)的處理辦法和工作流程。通過審查集成商提交的變更項目詳細(xì)清單，包括產(chǎn)品型號、規(guī)格、數(shù)量、價格等，對照技術(shù)方案，避免不合理的選型，力求使變更部分的概預(yù)算既有合同依據(jù)，又公平合理，能夠客觀地反映實施成本以及競爭、供求等因素對價格的影響，使工程總價控制在概算或投資估算的范圍之內(nèi)。
確定變更價款。變更部分的價款確定按以下方法進(jìn)行：合同中已有適用于變更部分的價格，按合同已有的價格變更合同價款；合同中沒有適用或類似變更部分的價格，由集成商提出適當(dāng)變更價格或報價，監(jiān)理及業(yè)主對第三方產(chǎn)品進(jìn)行詢價、對軟件開發(fā)費用進(jìn)行估算，通過性價比的比對，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行商務(wù)談判，最終確定變更價款。
項目變更同時也反映在對實施進(jìn)度的變化上，監(jiān)理在項目準(zhǔn)備階段就對項目的進(jìn)度計劃進(jìn)行了必要的檢查和審核，然而這時的進(jìn)度計劃是個草案，只能通過對它的檢查了解項目最初的進(jìn)度期望值，并依次做相應(yīng)的投資估算等；在項目的需求調(diào)研完成后，集成商就必須對進(jìn)度計劃進(jìn)行必要的修改、完善，用以指導(dǎo)項目的實施過程，這是比較具體的實施進(jìn)度計劃，具有可操作性。在實施階段對進(jìn)度的審查來自項目各種會議。項目有關(guān)人員通常通過定期的會議聽取、審查有關(guān)項目進(jìn)展方面的信息，了解項目中各項活動是否嚴(yán)格遵守進(jìn)度計劃安排，并采取預(yù)防性的措施。當(dāng)出現(xiàn)實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度嚴(yán)重沖突時，監(jiān)理提請業(yè)主并要求集成商解決沖突，制定必要的整改措施，修正實際進(jìn)度。當(dāng)然這種控制，不會很具體的到哪一天，而是以標(biāo)志性階段任務(wù)完成為主要檢查對象。
五、處理項目變更的意義
合理處理項目變更能促進(jìn)合同管理的深化和細(xì)化。項目變更為集