工作順利推進(jìn)，必須指定一名獨(dú)立的聯(lián)絡(luò)人。
這個(gè)人最好是與這個(gè)項(xiàng)目關(guān)系不大的第三方人員。聯(lián)絡(luò)人的核心職責(zé)是引導(dǎo)大家討論、開(kāi)好項(xiàng)目復(fù)盤(pán)會(huì)，他不必熟悉要討論的內(nèi)容，也不必是項(xiàng)目業(yè)務(wù)方面的專(zhuān)家。
4.重溫項(xiàng)目的目標(biāo)和交付成果
項(xiàng)目復(fù)盤(pán)也要從明確最初的目標(biāo)開(kāi)始，詢問(wèn)“我們預(yù)期的目標(biāo)是什么”以及“我們真正取得的成果是什么”。
聯(lián)絡(luò)人可能要問(wèn)客戶或參與者：“你們是否達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)”，并可以按照項(xiàng)目的“關(guān)鍵成功因素”(KSF)或“關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)”(KPI)，逐個(gè)了解項(xiàng)目是否實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)，是否讓客戶滿意，包括工期、成本、質(zhì)量等。
5.重溫項(xiàng)目的計(jì)劃或過(guò)程
對(duì)于大型或復(fù)雜的項(xiàng)目，應(yīng)該重新審查項(xiàng)目計(jì)劃，將它和實(shí)際進(jìn)行的情況進(jìn)行比較，找出其中的差距。如果可能的話，描繪出項(xiàng)目的“全貌”。這樣會(huì)很有價(jià)值。
聯(lián)絡(luò)人可以和小組成員一起，畫(huà)出一個(gè)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度的流程圖，同時(shí)確定出各個(gè)階段的核心任務(wù)、關(guān)鍵步驟和決策點(diǎn)。用這種方法，你可以發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目哪些部分延遲了，哪些提前了，哪些完成得效率很高，哪些拖拖拉拉，哪些部分小組成員還不大清楚做到了哪一步。
6.詢問(wèn)“什么做得很成功”
永遠(yuǎn)從做得好的地方開(kāi)始!我們應(yīng)該盡可能積累好的實(shí)踐方法，并盡量避免錯(cuò)誤。聯(lián)絡(luò)人可以詢問(wèn)：“在向目標(biāo)邁進(jìn)的過(guò)程中，我們?nèi)〉贸晒Φ挠心膸撞?/span>?項(xiàng)目中真正做得很棒的是哪些地方?”
同時(shí)，必須多問(wèn)幾次“為什么”，它會(huì)使你很快找到問(wèn)題的根源。
此外，保證每個(gè)人都參加討論，請(qǐng)那些不作聲的人發(fā)言。
7.分析成功的原因，并將結(jié)論轉(zhuǎn)換成對(duì)將來(lái)工作的建議
找出成功的原因，總結(jié)出重要、可以重復(fù)使用的經(jīng)驗(yàn)和建議。總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)和建議，必須基于大家公認(rèn)的事實(shí)。
在這個(gè)階段，主要采用團(tuán)隊(duì)對(duì)話引導(dǎo)的方式，讓大家暢所欲言，以開(kāi)放的心態(tài)，自由地探討，不壓制任何不同的聲音，并將沖突引導(dǎo)為富有建設(shè)性的、創(chuàng)造性的對(duì)話，逐漸達(dá)成共識(shí)。
8.詢問(wèn)“哪些可以做得更好”
沒(méi)有完美的項(xiàng)目，即使是取得了全面成功的項(xiàng)目也有可以改進(jìn)的空間。因此，接下來(lái)，要圍繞著“哪些地方可以做得更好”“哪些過(guò)程是次優(yōu)的”“還有哪些遺憾或缺陷”等問(wèn)題，展開(kāi)討論。同時(shí)，再次運(yùn)用“多問(wèn)幾個(gè)為什么”的技巧，探詢一下影響項(xiàng)目組未能做到最好的原因。
9.找出困難和改進(jìn)建議
項(xiàng)目復(fù)盤(pán)應(yīng)放眼未來(lái)，不要糾纏于過(guò)去的錯(cuò)誤。但是，找出“絆腳石”和容易犯的錯(cuò)誤，以便將來(lái)不再犯這類(lèi)錯(cuò)誤，也是很重要的。
下面的問(wèn)題會(huì)非常有用：
“在當(dāng)時(shí)給定的信息和知識(shí)條件下，我們能做得更好嗎”
“在現(xiàn)有的信息和知識(shí)條件下，我們?cè)鯓影堰@些項(xiàng)目做得不一樣，以保證獲得更大的成功”
“根據(jù)你現(xiàn)在的經(jīng)驗(yàn)，你對(duì)將來(lái)這類(lèi)項(xiàng)目的小組成員有什么建議”
“如果下次仍有機(jī)會(huì)做類(lèi)似項(xiàng)目，你會(huì)在哪些方面采用不同的做法，以便做得更好”
10.確保沒(méi)有遺漏，每個(gè)人都暢所欲言
你不能讓任何人在離開(kāi)會(huì)場(chǎng)時(shí)覺(jué)得事情還沒(méi)有說(shuō)清楚，或覺(jué)得自己有價(jià)值的意見(jiàn)沒(méi)被重視。因此，可以利用打分或讓大家評(píng)價(jià)的方式，來(lái)確認(rèn)是否有被遺漏的事項(xiàng)。你可以問(wèn)大家：“現(xiàn)在想一想，你對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的滿意程度如何，如果10分為滿分，你打多少分?”
如果有人打了不到10分，你可以問(wèn)：“你覺(jué)得怎樣才能達(dá)到10分呢?”用這個(gè)方法，你就可以知道他們沒(méi)有表達(dá)出來(lái)的、不滿意的地方了。
11.詢問(wèn)“接下來(lái)做什么”
項(xiàng)目復(fù)盤(pán)要付諸應(yīng)用，才能真