小組成員;收集數(shù)據(jù);制定總結會議議程、日期和時間;進行改進回顧總結。
一對一會見跨項目改進小組成員?？珥椖扛倪M小組成員為他們各自的項目計劃并實施可能的改進時，項目組合經(jīng)理可以一對一會見這些成員，為他們提供必要的支持。也可以和項目經(jīng)理、發(fā)起人或其他相關人員合作，幫助鋪平改進資源的利用之路。
收集數(shù)據(jù)。在改進回顧總結之前，項目組合經(jīng)理讓跨項目改進小組的每個成員，制訂其項目團隊在項目工作過程中的步驟時間表。該步驟時間表必須包括可能已經(jīng)發(fā)生的重大事件。小組成員把該表帶到會場，和其他成員分享。正如針對單個項目改進的回顧總結，對跨項目改進回顧總結來說，同樣有用的事實性數(shù)據(jù)，是和實際人小時、實際輸出、缺陷、延誤、計劃變更等相關的一些數(shù)據(jù)。獲得這些數(shù)據(jù)有助于建立一個事實性基準，用于評估跨項目改進的效果。
制定總結會議議程、日期和時間。跨項目改進回顧總結會的議程類似于單個項目的回顧總結，惟一不同的是前者聚焦于多個項目都采取的步驟?？珥椖炕仡櫩偨Y會議必須回答以下問題：最初發(fā)現(xiàn)的問題是什么?問題改進要達到的目的是什么?這些跨項目改進措施實施之后取得了什么實際結果?項目團隊成員、內(nèi)部客戶、顧客及其他關鍵人對這些成效有何看法?不論這些結果和看法有利與否，它們的首要原因和決定因素是什么?卓有成效乃至令我們難以忘卻的是什么?在未來的項目活動中將實施什么改進，這種知識轉移將如何實現(xiàn)?
跨項目改進教練將根據(jù)自己的風格偏好、技能和能力，設計用于解決這些問題的議程。正如跨項目改進展望會議，跨項目改進回顧總結會一開始，就必須重新考慮跨項目改進小組互動的基本規(guī)則。
進行跨項目改進回顧總結。這項工作的助推者是由跨項目改進教練擔任。作為一個助推者，他要幫助跨項目改進小組成員以有效的方式回顧各自的項目，幫助他們有效地協(xié)作。
只有讓跨項目改進回顧總結工作有效地開展，改進小組才能越來越擅長反思和改進，從而讓重大的跨項目改進成為可能。