所察覺我們獲得的教訓就是我們不吸取教訓）。項目評審和稽核應當在項目規(guī)劃階段開始，并在整個項目中持續(xù)進行。在項目規(guī)劃階段，由與項目沒有直接關系的專家組成的審核小組可以提供有價值的洞察和指導。項目評審和稽核在脆弱的項目初期經(jīng)常進行。由于它將占用項目的時間，因此在項目過程中英港將其列入項目計劃。這些審核不是隔靴搔癢而，其目的是為項目經(jīng)理提供幫助。當項目成熟后，審核可以從每個月一次改為每季度一次。在項目評審和稽核中獲得的教訓應當在項目經(jīng)理中共享并用于改進項目管理過程、培訓課程和指導教程，此外，項目辦公室應當在主頁上貼出獲得的教訓。經(jīng)驗表明，很少組織能夠適當?shù)奶幚斫逃枺灾劣谶B續(xù)不斷的犯錯誤或者重蹈覆轍。
6．組織并管理資源池
現(xiàn)在大多數(shù)組織面臨的最大難題是缺乏能夠按照計劃完成任務的熟練人才，在IT機構(gòu)中尤其嚴重。在缺乏訓練有素的項目經(jīng)理和項目數(shù)目增加時，情況進一步惡化。Y2K問題已經(jīng)導致了包括IT支持在內(nèi)的項目的延期。在許多機構(gòu)內(nèi)的業(yè)務部門已經(jīng)對IT部門失去了耐心和信心。他們不會去尋找項目無法成功的原因而只關心結(jié)果。大多項目經(jīng)理聲稱缺乏足夠的及時的資源以及急需的技術(shù)時項目失敗的主要原因。
但是在大多數(shù)的項目中，主要的支出在與人員的投入，而人員的投入又導致了人員危機。在Information Week上刊登的研究表明，IT項目75%的預算花費在人員上面。雖然人員花費不象建筑或者飛機制造那樣高，但是這并不意味著它是不重要的且不需要更好的控制。矩陣管理已經(jīng)被提出來作為治療人力資源匱乏的藥方，但是它存在嚴重的缺點。在多項目環(huán)境中，如果沒有集中的人力資源控制，矩陣管理很難實施。而Cutter Group最近研究發(fā)現(xiàn)40%的IT部門所進行的項目羽企業(yè)的業(yè)務目標毫無聯(lián)系，這無疑使問題變得更加復雜。
總之，許多組織人力資源缺乏，然而他們所擁有的人力資源的相當一部分正在從事不會給組織帶來價值的項目。這些事實表明，需要更好的控制人力資源。在多項目環(huán)境中，這個問題更加嚴重。由于人力資源匱乏而進行的競爭可能變得十分尖銳?？赡艽嬖谶@樣的例子，有些項目經(jīng)理雪藏了一些資源而另外一些項目經(jīng)理焦頭爛額的尋找合適的熟練人手或者干脆勉強湊合著。項目辦公室在這方面可以發(fā)揮巨大的幫助作用，它可以隊可為項目所使用的人力資源的集中管理和控制。
在某些組織中，對項目可使用的所有資源進行控制是一項具有挑戰(zhàn)性的任務。企業(yè)政治經(jīng)常會擾亂實際問題且會引發(fā)圈地戰(zhàn)爭。項目辦公室必須具有準確的、可信的實事來說服高級管理層：集中控制的項目資源池是一個英明的決策
6．資源控制
·可供使用的人力資源目錄
·確定目前誰在管理著人力資源
·確定如何管理人力資源
·建立一個簡單的人力資源管理過程
·向所有的用戶傳播管理過程
·熟悉必需的資源管理軟件
·根據(jù)優(yōu)先級為各項目分配資源
·提供資源利用報告
以上列舉的各項說明了一旦達成建立一個集中控制的資源數(shù)據(jù)庫的決定后，項目辦公室應該采取的步驟。沒有對現(xiàn)有可用的人力資源進行分析就選擇并贊成開始一個新項目的做法是愚蠢的。
7．鑒別并培養(yǎng)項目經(jīng)理
為保持項目管理方法的一致性，項目辦公室應該與現(xiàn)在以及未來的項目經(jīng)理的培養(yǎng)建立聯(lián)系?；叵胍幌拢椖哭k公室應該獲得短期的成效并保持長期的目標。項目辦公室最初考慮到是項目經(jīng)理的鑒別然后是他們的培養(yǎng)。鑒別并培養(yǎng)項目經(jīng)理是一個需要盡早著手準備的長期目標。在有些組織中，大多數(shù)的項目經(jīng)理屬于業(yè)務部門，因而鑒別項目經(jīng)理并考慮他們的培養(yǎng)可能又是一個激烈的政治話題