當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理開始一個新的項(xiàng)目的時候，首先要做的事情之一就是弄清楚這個項(xiàng)目究竟需要一個什么樣的東西。除了一些明確的客戶需求和提供的研討文檔之外，可能還有其他一些事情作為項(xiàng)目范圍的一部分，而這些往往需要通過調(diào)查才能得出來。要讓他們明白，現(xiàn)在花費(fèi)一點(diǎn)時間進(jìn)行詢問來更好的了解他們對于項(xiàng)目的期望，勝過項(xiàng)目不停的返工所帶來的損失。
如何調(diào)查?需要項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目的贊助商或項(xiàng)目中的其他主要利益相關(guān)者坐下來，按照下面提出的7個問題作為清單，逐一進(jìn)行了解。
1、究竟是誰在定義范圍？
項(xiàng)目經(jīng)理需要第一個溝通的對象就是項(xiàng)目贊助商，盡管他們可能不是定義項(xiàng)目細(xì)節(jié)的正確人選，但從他們口中可以得知到能夠定義項(xiàng)目正確需求的人。
也可能是一些人，只要知道了這些人員名單，項(xiàng)目經(jīng)理就能按圖索驥，將這些人列為第二輪溝通的對象。
第二輪的溝通可以面對面單獨(dú)溝通，也可以組織一個項(xiàng)目研討會，將自己理解的要求和對方進(jìn)行討論，看雙方是不是在范圍的定義上保持一致。
或者采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)描述和名稱便于后續(xù)的審核和驗(yàn)收。又或者如果項(xiàng)目范圍過于擴(kuò)大化，可以建議形成另一個或若干個項(xiàng)目來進(jìn)行。
2、誰批準(zhǔn)范圍？
不要寄托希望于通過一次或幾次集體討論就能確定下來項(xiàng)目的范圍，在此期間總是會不斷地出現(xiàn)沖突，這種沖突維持的時間越長，對于項(xiàng)目的啟動就會有所延誤。
這個時候需要有人能夠在沖突發(fā)生的時候進(jìn)行仲裁，或者當(dāng)同時存在幾個選項(xiàng)的時候進(jìn)行選擇。
這個批準(zhǔn)的權(quán)力可以是項(xiàng)目贊助商，如果項(xiàng)目贊助商無法判斷，那么可以建立一個委員會來進(jìn)行審核并批準(zhǔn)，這種批準(zhǔn)一方面需要預(yù)留出一定的時間。
另外，等到項(xiàng)目正式實(shí)施交付的時候，項(xiàng)目范圍往往也可能會出現(xiàn)變更，這時，委員會也需要進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。
3、你的目標(biāo)是什么?
如果說項(xiàng)目范圍是幫助項(xiàng)目經(jīng)理劃了一個圈來避免超出范圍之外的額外交付，那么了解項(xiàng)目贊助商或者主要客戶需要通過項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)則更加重要。
這樣會更容易幫助對方通過項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)和范圍是不一樣的，目標(biāo)往往是通過項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)的成果來體現(xiàn)。
如果目標(biāo)較大，則需要和對方溝通來分解確定形成若干個小目標(biāo)或若干個階段性目標(biāo)，這些小目標(biāo)可以是小的成果，成果可能是有形實(shí)體產(chǎn)品也可能是無形的服務(wù)產(chǎn)品。
不管是哪一種，都需要通過相關(guān)的文件來進(jìn)行項(xiàng)目總的約定，如果沒有最終的文件來確認(rèn)，那么項(xiàng)目經(jīng)理需要開始和項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者進(jìn)行溝通并確定。
4、你如何知道是否達(dá)成目標(biāo)
這個問題牽涉到如何衡量目標(biāo)的達(dá)成，想要達(dá)成目標(biāo)必須要制定可實(shí)施的計(jì)劃以及詳細(xì)的步驟，這些計(jì)劃要具備可行性，不能脫離實(shí)際來編制。
建議通過專家討論或經(jīng)驗(yàn)共享來制定項(xiàng)目的目標(biāo)達(dá)成計(jì)劃，然后從中找出關(guān)鍵步驟，并理出各個關(guān)鍵步驟之間的搭接關(guān)系。
有了這些關(guān)鍵步驟，就可以整理出完成這些關(guān)鍵步驟的關(guān)鍵因素，通過對關(guān)鍵因素的分析，設(shè)定達(dá)成目標(biāo)的衡量標(biāo)準(zhǔn),通過衡量標(biāo)準(zhǔn)來對關(guān)鍵步驟進(jìn)行監(jiān)控，或者說通過這些標(biāo)準(zhǔn)制定出關(guān)鍵的KPI來對項(xiàng)目成員進(jìn)行考核，才能讓所有人明白目標(biāo)是否達(dá)成。
5、你的關(guān)鍵假設(shè)是什么?
在確定項(xiàng)目范圍的時候，每個人都會做出一些關(guān)鍵假設(shè)，項(xiàng)目經(jīng)理這個時候的主要工作就是確保已經(jīng)全部了解并記錄下來，這些關(guān)鍵假設(shè)會大大的影響到項(xiàng)目。
例如項(xiàng)目贊助商可能會假設(shè)用戶會喜歡