有的項(xiàng)目組訪談完后就認(rèn)為得到了用戶的真實(shí)、完整的需求,就開始進(jìn)行項(xiàng)目的設(shè)計(jì)了。事實(shí)上,有些項(xiàng)目比較敏感,由于訪談的結(jié)果是要紀(jì)錄的,用戶為了回避自己的“風(fēng)險(xiǎn)”,會(huì)按照“官方”的口徑講話,這樣,需求就可能被扭曲,項(xiàng)目推進(jìn)過程中的風(fēng)險(xiǎn)也就種下了。正確的方法應(yīng)該是接著訪談繼續(xù)進(jìn)行第四項(xiàng),發(fā)放無記名需求調(diào)查表。由于是無記名的,一般都能收集到較真實(shí)的需求信息。
最后,由于訪談是單個(gè)進(jìn)行或按部門進(jìn)行的,每個(gè)具體的用戶或部門對(duì)于自己的業(yè)務(wù)非常清楚,而對(duì)于與其他崗位、其他部門的業(yè)務(wù)“接口”和聯(lián)系就不清楚。這時(shí),一定要請(qǐng)用戶的高層業(yè)務(wù)主管作一個(gè)用戶企業(yè)的全面業(yè)務(wù)報(bào)告,這個(gè)報(bào)告應(yīng)該是總括性的,既能使項(xiàng)目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌,也能看到各部門、各崗位之間的聯(lián)系或接口。
從上面的論述可知,正確的需求調(diào)研方法既可以了解到真實(shí)、完整的用戶需求信息,也可以確立客戶的信心,節(jié)約項(xiàng)目的成本,大大縮短項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間。這就是為什么有的項(xiàng)目組花三個(gè)月甚至半年也沒有將需求調(diào)研清楚,而掌握了正確的方法的項(xiàng)目組可能一個(gè)月就得到了高質(zhì)量的需求。調(diào)研時(shí)間縮短了,設(shè)計(jì)、實(shí)施的時(shí)間就比較富裕了。如果調(diào)研時(shí)間拉得很長(zhǎng),甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖再有威力,恐怕也縮短不了那么多的進(jìn)度! 我們可以用數(shù)字來說明。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目總工期為12 個(gè)月。如果我們需求調(diào)研就花了3 個(gè)月,那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段只有9 個(gè)月了。而如果我們只花1 個(gè)月時(shí)間調(diào)研,那實(shí)際上設(shè)計(jì)階段和實(shí)施階段就延長(zhǎng)至11 個(gè)月了。很顯然,要想通過甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖這樣的項(xiàng)目管理工具調(diào)整出2 個(gè)月的有效時(shí)間,那是很難的。
三、縮短團(tuán)隊(duì)組建與磨合時(shí)間有助于加快進(jìn)度
任何一個(gè)項(xiàng)目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團(tuán)隊(duì)解散,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一般都會(huì)經(jīng)歷五個(gè)階段:組建階段,磨合階段,正規(guī)階段,表現(xiàn)階段,解散階段。
在組建階段(又叫形成階段) ,項(xiàng)目組成員從各個(gè)方面抽調(diào)或招募而來,每個(gè)人在這一階段都有許多疑問:我們的目的是什么? 其他團(tuán)隊(duì)成員的技術(shù)、人品都怎么樣? 每個(gè)人都急于知道他們能否與其他成員合得來,擔(dān)心他們?cè)陧?xiàng)目中的角色是否會(huì)與他們的個(gè)人興趣及職業(yè)發(fā)展相一致。這一階段項(xiàng)目成員的情緒特點(diǎn)包括激動(dòng)、希望、懷疑、焦急和猶豫。
進(jìn)入磨合階段(又叫震蕩階段) ,項(xiàng)目成員們開始運(yùn)用技能著手執(zhí)行分配到的任務(wù),開始緩慢推進(jìn)工作?，F(xiàn)實(shí)也許會(huì)與個(gè)人當(dāng)初的設(shè)想不一致。例如,任務(wù)比預(yù)計(jì)的更繁重或更困難,成本或進(jìn)度計(jì)劃的限制可能比預(yù)計(jì)的更緊張。成員們?cè)絹碓讲粷M意項(xiàng)目
經(jīng)理的指導(dǎo)或命令。工作過程中,每個(gè)成員根據(jù)其他成員的情況,對(duì)自己的角色及職責(zé)產(chǎn)生了更多的疑問。震蕩階段的特點(diǎn)是人們有挫折、憤怨或者對(duì)立的情緒。
經(jīng)受了磨合階段的考驗(yàn)后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就進(jìn)入了發(fā)展的正規(guī)階段(又叫規(guī)范階段) 。團(tuán)隊(duì)成員之間、團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目經(jīng)理之間的關(guān)系已確立好了。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)逐漸接受了現(xiàn)有的工作環(huán)境,項(xiàng)目規(guī)程也得以改進(jìn)和規(guī)范化。控制及決策權(quán)從項(xiàng)目經(jīng)理移交給了各活動(dòng)或工作承包的負(fù)責(zé)人,團(tuán)隊(duì)的凝聚力開始形成,每個(gè)人覺得他是團(tuán)隊(duì)的一員,他們也接受其他成員作為團(tuán)隊(duì)的一部分。
正規(guī)階段的下一個(gè)階段是表現(xiàn)階段(又叫實(shí)干階段) 。這時(shí),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)積極工作,急于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。這一階段的工作績(jī)效很高,團(tuán)隊(duì)有集體感和榮譽(yù)感,信心十足。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能開放、坦誠、及時(shí)地進(jìn)行溝通。團(tuán)隊(duì)相互依賴度高,他們經(jīng)常合作,并在自己的工作任務(wù)外盡力相互幫助。團(tuán)隊(duì)能感覺到高度授權(quán),如果出現(xiàn)技術(shù)難題,就由適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)成員組成臨時(shí)攻關(guān)小組,解決問題后再將有關(guān)的知識(shí)或技巧在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部快速共享。 隨著工作的進(jìn)展并得到表揚(yáng),團(tuán)隊(duì)獲得滿足感。個(gè)體成