PMO既是企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理的支持機(jī)構(gòu), 同時(shí)也是一種新的管理模式。它是為了滿足企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目管理的需要, 使項(xiàng)目的進(jìn)展能夠與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)相契合而產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中, 項(xiàng)目辦公室為項(xiàng)目提供咨詢以及標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目程序、技術(shù)與模板等, 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制, 從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。它會(huì)一直關(guān)注企業(yè)中的所有項(xiàng)目, 擁有項(xiàng)目的變更權(quán)和終止權(quán), ,并給予項(xiàng)目充分的支持, 保證項(xiàng)目在企業(yè)的戰(zhàn)略框架中運(yùn)行。新的管理模式必然需要有適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)相配合, 這就要求我們從新的角度( PMO角度)對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行構(gòu)建。
1、賦予PMO恰當(dāng)?shù)慕M織地位
PMO要全面地發(fā)揮其職能, 就必須對(duì)項(xiàng)目有絕對(duì)的控制權(quán), 那么, 各個(gè)項(xiàng)目部就必須PMO的領(lǐng)導(dǎo)之下進(jìn)行工作, 項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)PMO 負(fù)責(zé)。此外, PMO還要管理企業(yè)的資源庫(kù), 為項(xiàng)目協(xié)調(diào)資源, 那么, 企業(yè)的資源庫(kù)各個(gè)職能部門也應(yīng)該接受PMO 的領(lǐng)導(dǎo)。
企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目是為了執(zhí)行其戰(zhàn)略, 保證戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn), 從這點(diǎn)看, PMO也應(yīng)該是為企業(yè)戰(zhàn)略服務(wù)的, 是為了項(xiàng)目在企業(yè)戰(zhàn)略的框架中順利完成而設(shè)立的部門, 因此, 它的職權(quán)不能超過(guò)企業(yè)的戰(zhàn)略制定者, 應(yīng)該在企業(yè)高層的領(lǐng)導(dǎo)下, 以參謀的身份為企業(yè)戰(zhàn)略制定和項(xiàng)目選擇出謀劃策。綜合兩者, PMO在組織機(jī)構(gòu)中的位置應(yīng)該處理企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)之下, 職能部門之上。
2、恰當(dāng)確定PMO的職能
PMO的職能相當(dāng)強(qiáng)大, 企業(yè)可以根據(jù)具體情況來(lái)確定對(duì)PMO有什么層次的需求。假如企業(yè)的規(guī)模較小, 項(xiàng)目較簡(jiǎn)單且數(shù)量較少, 那么, 它的PMO 可以發(fā)揮一些簡(jiǎn)單的職能, 減少對(duì)項(xiàng)目管理辦公室的投入。但是一般來(lái)說(shuō), PMO有下六個(gè)方面的職能: 建立、監(jiān)管及強(qiáng)化項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn); 確保在所有項(xiàng)目主體中間形成清晰、完善的溝通渠道, 方法與形式; 對(duì)各個(gè)項(xiàng)目主體執(zhí)行項(xiàng)目管理提供支持與監(jiān)控; (提供項(xiàng)目管理的方法與工具; 為項(xiàng)目的執(zhí)行者提供支持和職業(yè)的指導(dǎo); ?輔助任命項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。
3、構(gòu)建適合PMO 模式的組織結(jié)構(gòu)
就組織結(jié)構(gòu)而言, 一般可以劃分為職能式、矩陣式和項(xiàng)目式。在職能式的組織結(jié)構(gòu)中每一職能部門對(duì)應(yīng)一種專業(yè)分工, 或者對(duì)應(yīng)一條產(chǎn)品線; 項(xiàng)目式中, 每一個(gè)部門或項(xiàng)目組織負(fù)責(zé)一個(gè)或一類項(xiàng)目, 其責(zé)任隨著項(xiàng)目的開(kāi)始而開(kāi)始, 隨著項(xiàng)目的結(jié)束而結(jié)束; 矩陣式的組織結(jié)構(gòu)介于二者之間。事實(shí)上, 職能式組織和項(xiàng)目式組織是兩種極端的情況, 矩陣式組織是兩者的結(jié)合。在矩陣式組織中, 項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目活動(dòng)的內(nèi)容和時(shí)間方面對(duì)職能人員行使權(quán)力,而職能部門負(fù)責(zé)人決定! 如何?支持項(xiàng)目。雖然矩陣式的組織形式也存在這一些嚴(yán)重的缺陷, 如雙重領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)題等。但是因?yàn)榫仃囀降慕M織機(jī)構(gòu)從最大程度上體現(xiàn)了項(xiàng)目管理組織的柔性特點(diǎn), 在項(xiàng)目進(jìn)行中嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理的方法執(zhí)行和考核, 確保每個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在這種情況下, 關(guān)鍵是如何揚(yáng)長(zhǎng)避短, 充分發(fā)揮其職能, 項(xiàng)目管理辦公室的出現(xiàn)就極大的解決了這一問(wèn)題。
在這樣的組織結(jié)構(gòu)中, 戰(zhàn)略規(guī)劃部會(huì)根據(jù)企業(yè)的資源擁有狀況和外部環(huán)境等因素制定切實(shí)可行企業(yè)戰(zhàn)略, 并在項(xiàng)目管理辦公室的配合下選擇適合企業(yè)戰(zhàn)略的項(xiàng)目, 再通過(guò)對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序, 最后確定實(shí)施。項(xiàng)目一經(jīng)選定, 項(xiàng)目管理辦公室就會(huì)調(diào)用企業(yè)資源庫(kù), 為項(xiàng)目確定合適的項(xiàng)目經(jīng)理和必須的資源。通常,項(xiàng)目經(jīng)理手下都會(huì)有一些必備的專業(yè)項(xiàng)目人員, 他們可以是一些項(xiàng)目助理, 也可以是一些技術(shù)專家, 與項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的配合,彼此之間默契程度很高。這樣, 選定了項(xiàng)目經(jīng)理也就意味著選定了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的雛形。
在這種情況下, 意味著項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)際上成為資源的臨時(shí)管理者, 他們的決定直接影響到組織的各個(gè)
方面。職能經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理必須作為一個(gè)管理團(tuán)隊(duì)共同工作, 形成靈活機(jī)動(dòng)的工作力量。職能經(jīng)理必須放棄他們的權(quán)力基礎(chǔ), 成為資源庫(kù)的領(lǐng)導(dǎo)者, 并且負(fù)有發(fā)展和管理人力技能的責(zé)任, 而這些具有技能的人員又將會(huì)被! 租借到項(xiàng)目中。此外, 組織要允許職能經(jīng)理獲得適當(dāng)?shù)娜藛T, 以滿足組織持續(xù)運(yùn)營(yíng)和項(xiàng)目?jī)煞矫娴男枰?/span>