范圍是有效管理需求變更的唯一方法。有明確的項(xiàng)目范圍，我們才能夠?qū)W習(xí)及分析范圍內(nèi)的作業(yè)流程，建立系統(tǒng)的功能需求，并在開發(fā)過(guò)程中當(dāng)客戶要求變動(dòng)的時(shí)候有效管理我們的工作范圍，才能夠有機(jī)會(huì)按照預(yù)算在指定的時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目的交付。PMO項(xiàng)目管理辦公室的相關(guān)運(yùn)作能夠有效地較少IT項(xiàng)目過(guò)程中的變動(dòng)。
過(guò)去數(shù)年常聽到一些軟件從業(yè)人員的投訴包括：“他們(客戶)基本上不知道自己的需求，怎么做他們都不滿意，功能不斷增加，如何能夠完成他們的系統(tǒng)建設(shè)?” “他們(客戶)上周說(shuō)要這個(gè)功能，今天說(shuō)要這個(gè)功能，為什么不全告訴我們，讓我們可以不用在開發(fā)過(guò)程中不斷更改!”一些類似的投訴只說(shuō)明我們的軟件從業(yè)人員基本上沒有明白到范圍建設(shè)的重要性，而且未能在項(xiàng)目啟動(dòng)前把項(xiàng)目范圍建立起來(lái)。
軟件開發(fā)項(xiàng)目從開始到今天，一直以來(lái)客戶都不能夠告訴我們需要哪些功能，他們只能告訴我們系統(tǒng)需要完成哪些目標(biāo)。功能需求并不是客戶或用戶提供，是系統(tǒng)分析員在理解目前的人工作業(yè)后分析出來(lái)的結(jié)果。20世紀(jì)70 年代的項(xiàng)目多以部門單獨(dú)運(yùn)營(yíng)為主，自動(dòng)化的目的是提升部門本身的運(yùn)營(yíng)效率進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。到80 年代，企業(yè)高層開始體會(huì)企業(yè)中的數(shù)據(jù)分散在不同的部門或子公司的部門中。
哪些數(shù)據(jù)是最新的?哪些是最準(zhǔn)確的?應(yīng)該采用哪個(gè)部門的數(shù)據(jù)做決定呢?如何整合這些數(shù)據(jù)，如何獲得即時(shí)的數(shù)據(jù)，如何利用當(dāng)時(shí)的區(qū)際網(wǎng)絡(luò)(AreaNetwork)，客戶/服務(wù)端(Client/Server)，遙程存取(Remote‐Access)數(shù)據(jù)庫(kù)(Data Base)等科技來(lái)更有效提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率呢?這些問(wèn)題提供軟件開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)集成及數(shù)據(jù)分享的工作，最終的目的還是環(huán)繞原來(lái)自動(dòng)化提升企業(yè)(不單是70 年代提升部門)的整體運(yùn)營(yíng)效率為主要目標(biāo)。
功能需求與業(yè)務(wù)流程直接相連的，理解了業(yè)務(wù)流程，便能夠建立有關(guān)的功能需求，利用科技完成有關(guān)工作，提升運(yùn)營(yíng)效率，減低業(yè)務(wù)部門有關(guān)工作量和工作人員的需求。
系統(tǒng)建設(shè)不是依據(jù)客戶的需求而建設(shè)，是依據(jù)如何達(dá)到項(xiàng)目最終目的和項(xiàng)目的最終交付而建設(shè)。需求不是客戶或用戶提供，是我們作為一個(gè)專業(yè)人員依據(jù)我們要開發(fā)的項(xiàng)目目標(biāo)(如何達(dá)到)和項(xiàng)目的最終交付而制定出來(lái)的結(jié)果。沒有項(xiàng)目范圍，我們便不能建立有關(guān)系統(tǒng)的功能。沒有項(xiàng)目范圍，我們便不能控制任務(wù)的工作量，不能預(yù)估完成日期并按時(shí)完成。