我們知道，項目經(jīng)理有75%到90%的時間用于溝通，可見溝通在項目管理中的重要性。項目經(jīng)理的溝通包括項目組內(nèi)部的溝通和項目組外部的溝通;而項目組外部溝通中，與客戶的溝通尤為關(guān)鍵，因為它在很大程度上決定了項目的成敗。面對各種性格特征和知識背景的客戶，如果做到與客戶的有效溝通，最終有利于項目?這恐怕是對大多數(shù)技術(shù)人員背景出身的項目經(jīng)理一個不小的挑戰(zhàn)。以下從作者的經(jīng)驗出發(fā)，總結(jié)性地談?wù)勁c客戶溝通的五宜和五忌，期望能為項目經(jīng)理在與客戶的溝通過程中帶來幫助。
一、宜謙虛禮讓，忌“據(jù)理力爭”
項目經(jīng)理一定要注意尊敬客戶。與客戶溝通時，項目經(jīng)理需要有良好的態(tài)度和謙虛的心態(tài)，溝通時語氣要禮貌柔和，讓客戶感覺到您不但是一位了不起的專家而且是一位修養(yǎng)高尚的人，這樣更容易贏得客戶的配合和理解。
些項目經(jīng)理以自己是專家、技術(shù)能手自居，認為自己的見解或做法比客戶高明而喜歡和客戶辯論或“據(jù)理力爭”，這是非常有害的。因為我們始終需要明白，我們是去解決問題、去把項目做好，而不是去和客戶比能力、比見識，如果執(zhí)意“據(jù)理力爭”，很可能會讓客戶反感而對日后的合作不利，最終影響到項目的成功。
當然，忌“據(jù)理力爭”,并不是說我們不需要向客戶表達我們的看法和觀點，只是需要我們注意表達的方式和方法。
總結(jié)之，項目經(jīng)理在和客戶的溝通過程中，宜謙虛禮讓，忌“據(jù)理力爭”。
二、宜留有緩沖，忌當場回絕
經(jīng)驗欠佳的項目經(jīng)理，在與客戶溝通時，總會不自覺地當場給客戶一個“是”或“否”的結(jié)論，其實這種做法是欠妥的，特別是當場回絕客戶則更不可取。因為這樣做，一方面可能會出現(xiàn)回復(fù)給客戶的結(jié)論不當，另一方面也會讓客戶感覺到您不是在用心對待他們的需求。
當客戶提出需求變更特別是一些我們認為比較棘手的需求變更時，我們定不可當場回絕客戶，正確的做法應(yīng)該是先把問題記錄下來，等進行變更評估或報告上級批準后再答復(fù)客戶，甚至可以請自己的上司與客戶溝通。這樣做既會讓這件事情得到一個比較妥善的解決，同時也會讓客戶感覺到您是一個做事穩(wěn)健的人、一個思維嚴謹?shù)娜恕⒁粋€對事負責(zé)的人，從而為以后的合作打好基礎(chǔ)。
總結(jié)之，項目經(jīng)理在和客戶的溝通過程中，宜留有緩沖，忌當場回絕。項目管理者聯(lián)盟
三、宜換位思考，忌刻意說服
在項目的建設(shè)過程中，我們經(jīng)常會遇到客戶提出新的需求，為了盡量避免項目需求的變更，有些項目經(jīng)理往往急于從“自身”的利益出發(fā)，想方設(shè)法去說服客戶，這種做法實不可取。
對客戶提出的需求，當我們難以理解或接受時，不妨先換位思考，從客戶的角度去體會和分析客戶如此期望的理由，這樣更容易理解客戶提出的需求是否合理。如果分析的結(jié)果標明客戶提出的需求是項目所不需要的，我們大可以從項目對客戶的價值的角度去引導(dǎo)客戶并最終讓客戶放棄;如果客戶提出的需求確實是項目所需要的，則我們可以通過執(zhí)行需求變更流程的方式去影響這些變更(結(jié)果可能是終止變更、無償變更或有償變更)。
作為一個項目經(jīng)理，真正站在客戶的角度去思考問題，客戶是能感覺得出來的，并能最終贏得客戶的認同。如果為了一己之私利總想試圖去說服客戶，則必將被客戶所疏遠，最終得不償失。
總結(jié)之，項目經(jīng)理在和客戶的溝通過程中，宜換位思考，忌刻意說服。
四、宜主題明確，忌海闊天空
有些時候，我們可能需要和客戶溝通一些項目方面的問題或向客戶介紹、匯報項目情況，這時我們只需要主題鮮明言簡意賅地把主題講清楚就可以了，而不要去滔滔不絕談一些與主