要想獲得項目管理辦公室的好處，企業(yè)必須達(dá)到一定的規(guī)模，如果一個企業(yè)每年就只有一個項目，就沒有必要在項目管理辦公室上浪費(fèi)有限的資源。項目管理辦公室是在整個企業(yè)運(yùn)作的高度而不是單個項目的高度將企業(yè)有限的資源進(jìn)行合理分配，同時為項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊提供各種支持，確保符合企業(yè)戰(zhàn)略的項目實(shí)施成功。在項目的整個實(shí)施過程中，PMO一直關(guān)注企業(yè)中的所有項目，保證項目在企業(yè)的戰(zhàn)略框架下運(yùn)行，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，為項目提供相關(guān)咨詢和技術(shù)支持，并對項目進(jìn)行風(fēng)險控制，擁有對項目的變更權(quán)和終止權(quán)。
項目管理辦公室作為組織的一個共享部門，其發(fā)展是一個不斷改進(jìn)的進(jìn)程，經(jīng)歷了支持式項目管理辦公室、教練式項目管理辦公室和管理式項目管理辦公室三個階段。其形式是不斷變化的，是一個動態(tài)的過程，而且項目管理辦公室也隨著企業(yè)的成熟而成熟，隨著組織而自然演進(jìn)。PMO是企業(yè)項目管理的核心，在組織中起著至關(guān)重要的作用，通常擔(dān)當(dāng)以下幾方面的角色：
(1)項目管理的支持者。
主要為項目管理提供管理支持、行政支持、培訓(xùn)、咨詢顧問和技術(shù)服務(wù)等支持性服務(wù)。這種角色以低調(diào)和輔助的身份出現(xiàn)，容易得到項目經(jīng)理的認(rèn)可。
(2)項目的控制者。
代表企業(yè)的管理層對項目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項目順利進(jìn)行，以實(shí)現(xiàn)項目和企業(yè)的目標(biāo)。主要工作是資源的分配、計劃的審批、項目的檢查和分析等。此外，PMO還要對項目實(shí)施持續(xù)的監(jiān)控，確保項目按計劃執(zhí)行，并能夠順利完成。
(3)項目戰(zhàn)略的管理者。
制定整個企業(yè)的項目管理制度和構(gòu)架項目管理體系，建立企業(yè)的項目管理文化，形成對項目管理的統(tǒng)一認(rèn)識，并在企業(yè)內(nèi)部推行項目管理的標(biāo)準(zhǔn);進(jìn)行多項目管理，確保所有要執(zhí)行的項目能夠圍繞企業(yè)的目標(biāo)，為企業(yè)帶來利益。
1、基于PMO的EPM組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建
P M O 的產(chǎn)生是為了確保企業(yè)向項目型成功過渡，其發(fā)展歷程本身就是一個不斷改進(jìn)并滿足實(shí)施企業(yè)項目管理需要的過程。既然項目管理辦公室是一種成功實(shí)施企業(yè)項目管理的支持機(jī)構(gòu)，那么要使其充分發(fā)揮作用，就必然要融入到企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)中。
構(gòu)建以矩陣式為基礎(chǔ)的基于PMO 的EPM組織結(jié)構(gòu)矩陣式組織結(jié)構(gòu)在最大程度上體現(xiàn)了項目管理組織的柔性特點(diǎn)，在項目進(jìn)行中嚴(yán)格按照項目管理的方法執(zhí)行和考核，確保每個項目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。如何揚(yáng)長避短，充分發(fā)揮其作用，項目管理辦公室可以解決這一問題。在這樣的組織結(jié)構(gòu)中，戰(zhàn)略規(guī)劃部可以根據(jù)企業(yè)的具體情況制定可行的企業(yè)戰(zhàn)略，并在項目管理辦公室的配合下選擇適合企業(yè)的項目，并且對這些項目進(jìn)行優(yōu)先級排列，最后實(shí)施項目。
2、基于PMO的EPM組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)
(1)以戰(zhàn)略為導(dǎo)向。
企業(yè)有專門的戰(zhàn)略規(guī)劃部制定可行的企業(yè)戰(zhàn)略，在項目運(yùn)行過程中，PMO對企業(yè)內(nèi)所有項目實(shí)施戰(zhàn)略評估及控制，在實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的前提下提高企業(yè)資源利用率。
(2)權(quán)責(zé)明確化。
在項目運(yùn)行過程中，職能經(jīng)理是企業(yè)資源庫的領(lǐng)導(dǎo)者，但是放棄了一定的權(quán)力基礎(chǔ)，項目經(jīng)理是真正的管理者，團(tuán)隊成員必須且只對項目經(jīng)理負(fù)責(zé)。因此克服了矩陣式組織結(jié)構(gòu)存在的權(quán)責(zé)模糊的現(xiàn)象。
(3)組織的柔性化。
企業(yè)可以根據(jù)項目的實(shí)際需要擴(kuò)大或縮減資源的數(shù)量，同時也可以根據(jù)戰(zhàn)略意圖、市場競爭因素對職能部門進(jìn)行調(diào)整。通過這樣的動態(tài)化管理，提高企業(yè)的適應(yīng)能力。
(4)學(xué)習(xí)型的組織結(jié)構(gòu)。
通過P M O對項目管理知識及經(jīng)驗(yàn)的歸集、整理和擴(kuò)展應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)項目團(tuán)隊之間的互動學(xué)習(xí)，提高企業(yè)進(jìn)行項目管理的水平。
3