驗(yàn)收會(huì)不僅對(duì)乙方，而且對(duì)甲方來(lái)說(shuō)都非常重要，雙方都希望看到一個(gè)準(zhǔn)備充分，進(jìn)展順利的驗(yàn)收會(huì)。項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)在項(xiàng)目整個(gè)生命周期內(nèi)是一個(gè)非常重要的里程碑。一般來(lái)說(shuō)，客戶同意召開驗(yàn)收會(huì)，就是對(duì)項(xiàng)目已基本認(rèn)可，需要召集項(xiàng)目相關(guān)各方及專家來(lái)達(dá)成共識(shí)。為了準(zhǔn)備好這個(gè)會(huì)議，項(xiàng)目組需要提前準(zhǔn)備很多工作，具體說(shuō)來(lái)，主要包括以下幾個(gè)方面。
一.文檔準(zhǔn)備
驗(yàn)收之前，項(xiàng)目組要準(zhǔn)備好以下幾類文檔：
1.開發(fā)總結(jié)文檔2.需求文檔：包括需求規(guī)格說(shuō)明書，需求變更文檔等3.設(shè)計(jì)文檔：包括概要設(shè)計(jì)，詳細(xì)設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)等4.測(cè)試文檔：包括測(cè)試方案，內(nèi)部測(cè)試報(bào)告，第三方測(cè)試報(bào)告等5.實(shí)施文檔：包括實(shí)施，部署方案，用戶手冊(cè)，維護(hù)手冊(cè)等6.過(guò)程文檔：包括項(xiàng)目周報(bào)，會(huì)議紀(jì)要等。
以上文檔可以參考國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)備，需要說(shuō)明的是，1-5項(xiàng)可以在后期補(bǔ)，第6項(xiàng)在后期補(bǔ)就比較麻煩，因此在項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中要注意整理這類文檔。另外，還要仔細(xì)閱讀合同及相關(guān)采購(gòu)文件，看其中是否還提到需要其它文檔。
這些文檔可以裝訂在一起，為了給客戶及專家一個(gè)很好的印象，有以下幾個(gè)裝訂技巧：
1.如果文檔總頁(yè)數(shù)太少，就單面打印，反之可以雙面打印，總之要給人一種很厚，很充實(shí)的感覺(jué)。2.設(shè)計(jì)一個(gè)漂亮的，彩色封面，彩打出來(lái)。3.做一個(gè)總目錄，列明這份材料包括以上哪些部分。例如：第1/7部分項(xiàng)目開發(fā)報(bào)告第2/7部分項(xiàng)目需求規(guī)格說(shuō)明書4.每個(gè)部分之間用硬皮紙或突出的標(biāo)簽分開，如果用突出標(biāo)簽，在標(biāo)簽上注明那部分的標(biāo)題5.最好在書脊上印上標(biāo)題6.開會(huì)前問(wèn)客戶要裝訂多少份。
項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)前，還要提前發(fā)給客戶以下幾份材料：
1.我方參加驗(yàn)收會(huì)的名單，便于客戶宣讀2.驗(yàn)收意見3.會(huì)議議程項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章
另外，在驗(yàn)收會(huì)上，還需要帶上項(xiàng)目過(guò)程中簽署的文檔備查，例如合同原件，蓋單的用戶需求規(guī)格說(shuō)明書原件等等。
二.ppt準(zhǔn)備
驗(yàn)收時(shí)的ppt一般包括以下幾個(gè)部分：
1.項(xiàng)目背景和簡(jiǎn)介2.合同執(zhí)行情況匯報(bào)3.開發(fā)過(guò)程：記錄項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中的一些重要事件4.系統(tǒng)功能5.建設(shè)或應(yīng)用成果6.系統(tǒng)演示(在ppt上列明要演示哪些內(nèi)容，然后一個(gè)一個(gè)對(duì)照演示)
在做系統(tǒng)演示時(shí)，注意要以業(yè)務(wù)流程為演示重點(diǎn)，用流程將功能點(diǎn)串起來(lái)。
三.系統(tǒng)準(zhǔn)備
開會(huì)時(shí)需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行演示，因此開會(huì)前要保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和速度。注意事項(xiàng)如下：
盡量安裝多一套系統(tǒng)在筆記本上，以防不測(cè)。
根據(jù)網(wǎng)絡(luò)情況看是否需要帶無(wú)線上網(wǎng)卡等設(shè)備。
3.設(shè)計(jì)好幾個(gè)演示流程，一般不可能演示系統(tǒng)的全部功能，因此通過(guò)這幾個(gè)典型流程可以全面反映系統(tǒng)的功能。準(zhǔn)備這幾個(gè)流程時(shí)要準(zhǔn)備好腳本和數(shù)據(jù)，務(wù)必保證演示過(guò)程中數(shù)據(jù)完整，出現(xiàn)的界面沒(méi)有硬傷，例如出錯(cuò)，圖片丟失等等。
4.演示完這幾個(gè)流程后，再挑一些系統(tǒng)的亮點(diǎn)進(jìn)行演示。注意這個(gè)順序，不要一上來(lái)就演示基礎(chǔ)信息管理，客戶更關(guān)心的是這個(gè)系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)。
5.把這幾個(gè)流程和亮點(diǎn)寫在ppt上，讓大家可以看到你正在演示什么內(nèi)容。
四.演示前準(zhǔn)備
1.開會(huì)前一天把
ppt準(zhǔn)備好，自己試講至少兩遍，也可以邀請(qǐng)同事試聽并給意見。
2.把系統(tǒng)準(zhǔn)備好，重要功能復(fù)查幾次，確保不出錯(cuò)
3.開會(huì)時(shí)提前一個(gè)小時(shí)到開會(huì)地點(diǎn)，布置會(huì)場(chǎng)及準(zhǔn)備演示環(huán)境。
4.看情況是否需要帶數(shù)碼相機(jī)，移動(dòng)硬盤，交換機(jī)，網(wǎng)線等物品。
5.指定同事做會(huì)議記錄。
按以上要求準(zhǔn)備驗(yàn)收會(huì)議，驗(yàn)收成功就離你不遠(yuǎn)了。驗(yàn)收成功后，高興之余，不要忘了做以下幾件事：1.將打印版和電子版的驗(yàn)收文檔拿回公司歸檔2.帶回用戶驗(yàn)收意見3.寫會(huì)議紀(jì)要，把后續(xù)要繼續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)記錄好，如果有圖片，也一起發(fā)上吧。