開(kāi)會(huì)，是每個(gè)職場(chǎng)人的必修課。會(huì)議室就像是跑馬場(chǎng)——在眾目睽睽之下，每個(gè)參與者都能在同一起跑線上，得到展示自己的公平機(jī)會(huì)。
讓領(lǐng)導(dǎo)和N多同事同時(shí)停下手中的工作聽(tīng)你說(shuō)話，這樣的事在職場(chǎng)里并不是隨時(shí)都會(huì)發(fā)生。因此，學(xué)習(xí)如何在會(huì)議上以正確的方式表達(dá)自己的觀點(diǎn)，不僅可以迅速提升你的職場(chǎng)形象，甚至還可能獲得意想不到的“額外獎(jiǎng)勵(lì)”。
你代表的不是自己而是所在崗位
會(huì)議的類型多種多樣，但其目的歸結(jié)起來(lái)無(wú)外乎兩個(gè)：傳遞信息和形成決策。
先說(shuō)第一種。以傳遞信息為目的的會(huì)議，是團(tuán)隊(duì)合作中常見(jiàn)的一種形式，是不同分工的合作者之間通過(guò)交流達(dá)到信息共享的過(guò)程。比如，企業(yè)的生產(chǎn)部門需要通過(guò)會(huì)議，向市場(chǎng)部和銷售人員講解產(chǎn)品的性能和賣點(diǎn);市場(chǎng)部需要通過(guò)會(huì)議，向銷售人員傳達(dá)產(chǎn)品推廣戰(zhàn)略，統(tǒng)一行動(dòng)步伐;而銷售部門也需要通過(guò)會(huì)議，向生產(chǎn)部門反饋來(lái)自市場(chǎng)的聲音。
這時(shí)候，無(wú)論愿意與否，只要身處這條信息鏈上的某一個(gè)環(huán)節(jié)，你就需要在會(huì)議上發(fā)言——你代表的不是自己，而是所在的崗位。
例子不勝枚舉。一年一度的校園宣講會(huì)，負(fù)責(zé)招聘的HR需要站在幾百人面前發(fā)布招聘信息;辦公室里專業(yè)電腦軟件升級(jí)之后，客服人員都會(huì)上門開(kāi)個(gè)培訓(xùn)會(huì)，幫助每個(gè)員工盡快適應(yīng)新系統(tǒng);高考前，班主任老師通常要召集家長(zhǎng)們開(kāi)個(gè)會(huì)，囑咐一下備考的注意事項(xiàng);或者僅僅是因?yàn)槟愎ぷ鞒煽?jī)卓著，也有可能被單位領(lǐng)導(dǎo)拉進(jìn)會(huì)議室，讓你在同事們面前介紹介紹經(jīng)驗(yàn)。
再來(lái)看第二種。在職場(chǎng)上，很多問(wèn)題在常規(guī)流程中無(wú)法解決、無(wú)法協(xié)調(diào)的時(shí)候，就需要通過(guò)會(huì)議的形式，借助團(tuán)隊(duì)討論達(dá)成一致意見(jiàn)。在這種以形成決策為目的的會(huì)議中，每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)自己的意見(jiàn)，都希望通過(guò)溝通、交流甚至是交鋒，獲得一個(gè)盡可能對(duì)自己有利的決策結(jié)果。
無(wú)論是企業(yè)制定新規(guī)章新制度之前的意見(jiàn)征求會(huì)、某個(gè)產(chǎn)品發(fā)布之前的策劃會(huì)，還是廣告公司對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行闡述的競(jìng)標(biāo)會(huì)，抑或評(píng)選先進(jìn)工作者的部門年終總結(jié)會(huì)，在這些場(chǎng)合，每一個(gè)與會(huì)者都有可能獲得發(fā)言的機(jī)會(huì)，闡述自己的想法，適度地自我展現(xiàn)。
當(dāng)然，你也可以選擇躲在角落里保持沉默——如果你想在職場(chǎng)中一直這么“低調(diào)”下去的話。
言不及義空話套話都是忌
冗長(zhǎng)的會(huì)議除了是對(duì)與會(huì)者的一種精神消耗之外，更會(huì)導(dǎo)致真金白銀的損失。
日本太陽(yáng)工業(yè)公司曾經(jīng)算過(guò)這么一筆賬：會(huì)議的機(jī)會(huì)成本=每小時(shí)平均工資的3倍×2×開(kāi)會(huì)人數(shù)×開(kāi)會(huì)時(shí)間(小時(shí))。之所以平均工資要乘以3，是因?yàn)閰?huì)人員創(chuàng)造的勞動(dòng)產(chǎn)值通常是平均工資的3倍;而乘以2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷日常工作，因此損失要以2倍來(lái)計(jì)算。
效率是衡量一個(gè)會(huì)議成功與否的重要指標(biāo)之一。所以籠統(tǒng)來(lái)說(shuō)，一切圍繞效率二字的規(guī)則，比如簡(jiǎn)明扼要、開(kāi)門見(jiàn)山、主題清晰、言之有物等，都是對(duì)會(huì)議發(fā)言者的最基本要求。
如果你需要當(dāng)眾進(jìn)行主題發(fā)言，或者作為消息源在某個(gè)以傳遞信息為目的的會(huì)議上講話，那么你首先需要做到的就是有備而來(lái)。具體來(lái)說(shuō)，有準(zhǔn)備表現(xiàn)在：在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)之前，弄清楚參加會(huì)議的都有誰(shuí)?自己為什么來(lái)開(kāi)這個(gè)會(huì)?會(huì)議內(nèi)容大致是什么?會(huì)議要解決什么問(wèn)題?針對(duì)這些，提前查閱相關(guān)數(shù)據(jù)、材料、歷史記錄，并且事先思考一下會(huì)議中可能遇到的問(wèn)題。
聽(tīng)過(guò)一個(gè)真實(shí)的笑話。單位里兩個(gè)同事同名同姓，分屬不同部門。一次開(kāi)會(huì)，不知怎么就通知錯(cuò)了人，結(jié)果該來(lái)的沒(méi)來(lái)，不該來(lái)的卻莫名其妙地在會(huì)場(chǎng)里坐了半個(gè)小時(shí)，白白耽誤了時(shí)間。其實(shí)，他如果在走進(jìn)會(huì)場(chǎng)之前有所準(zhǔn)備，了解清楚會(huì)議的主題是什么，跟自己有什么關(guān)系，這個(gè)誤會(huì)就完全可以避免。
在會(huì)議上發(fā)言，