位于德拉華州的AET Films(一家包裝用聚丙烯薄膜的制造商)曾經(jīng)在內(nèi)部部署Mircrosoft Project Server，而且還聘用了一個項目管理專家來領(lǐng)導(dǎo)整個實施過程。然而這項工作的難度超出了該公司的預(yù)期，其信息服務(wù)總監(jiān)Jim Burger描述到：“所涉及的人越來越多，事情卻愈發(fā)棘手?！?/span>
這段經(jīng)歷促使Burger找一種輕量級的、基于云的方案，從而打消對全職經(jīng)理或獨立應(yīng)用服務(wù)器的需求：“我們調(diào)研了10到12個基于云的項目管理工具，然后初選出了其中3個?！?/span> Burger選定的三個候選廠商是AtTask Inc.、Qtask Inc.以及LiquidPlanner Inc。LiquidPlanner公司最終被選定，因為其可以組織子項目團(tuán)隊，而且其產(chǎn)品包含諸如Chatter(一個微博功能)這樣的協(xié)同工具。現(xiàn)在650人規(guī)模的AET Films有34個有效的LiquidPlanner用戶，另外還有20人盡管不是有效用戶，但是可以瀏覽項目進(jìn)程。
對于任何一個企業(yè)來說，項目管理都是成功的關(guān)鍵，而這項工作需要昂貴的基于服務(wù)器的項目管理套件，甚至要聘用項目管理專家。要按時按預(yù)算地完成項目管理是具有很大難度的，無論是開發(fā)新產(chǎn)品、新IT系統(tǒng)或者新的客戶服務(wù)系統(tǒng)。對于很多企業(yè)尤其是小企業(yè)而言，基于云的項目管理服務(wù)正是解決這個問題的良方。
基于云的服務(wù)非常適合于項目管理，因為這種模式可以讓工作的啟動變得相當(dāng)容易，由此也使項目本身能夠快速啟動并平滑推進(jìn)。而且，項目結(jié)束也就意味著相應(yīng)管理工作的結(jié)束，根本沒必要保有一個項目管理服務(wù)器以及相應(yīng)的軟件許可證 – 更遑論一個全職的項目管理專家了。
除此以外云項目管理模式還有其他好處。云中的應(yīng)用天生就適合于多人協(xié)作，而且能使移動用戶通過Web就可以了解項目狀況。還有低成本的優(yōu)勢：基于云的應(yīng)用幾乎總是比傳統(tǒng)上基于服務(wù)器的應(yīng)用便宜。
因為云計算是近年來才興起的，很多潛在客戶對云服務(wù)商提供的設(shè)施和災(zāi)備站點處于異地的情況比較擔(dān)心，不敢把自己數(shù)據(jù)托付出去。雖然這種擔(dān)心目前日漸消退，但是諸多云項目管理服務(wù)的用戶仍然心存疑慮。
Jeff Greenberg是InfrastructureWorks LLC(位于新澤西州的一家IT集成商，使用NetSuite Inc.的OpenAir系統(tǒng)來進(jìn)行項目管理)執(zhí)行總監(jiān)：“當(dāng)四年前我們開始使用云服務(wù)時，曾經(jīng)對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)的外移有過擔(dān)憂。主要是擔(dān)心安全性和可靠性方面，畢竟數(shù)據(jù)不在我們手邊了，也許會失去控制?！睘榱藴p少用戶對于數(shù)據(jù)丟失的恐懼，NetSuite公司允許用戶隨時下載項目數(shù)據(jù)以達(dá)成備份的目的。“出于安全和隱私的考慮，我們也將數(shù)據(jù)拷貝進(jìn)行了備份?！盙reenberg表示。
NetSuite的服務(wù)在可靠性方面良好的記錄讓Greenberg感到放心：“到目前為止，服務(wù)從未出現(xiàn)過意外的中斷，而我們再也不用自行維護(hù)一個系統(tǒng)并千方百計地確保其穩(wěn)定可靠?！?/span>
更大規(guī)模的公司通常會在安全方面有較高要求。Trilog Group Inc.是位于馬薩諸塞的一家項目管理軟件商，其CEO Alex Homsi表示該公司的ProjE xec Online(云計算版的ProjE xec項目管理工具)是運行在由生物識別技術(shù)保護(hù)的設(shè)施中。ProjE xec Online與備份設(shè)施之間有加密的通訊鏈路，可以提供用戶數(shù)據(jù)備份功能?！斑@是大公司所要求的?！盚omsi表示。
“項目規(guī)劃數(shù)據(jù)保密的問題從未成為過拒絕云項目管理工具的原因?！盇ET Films的Burg
er說。盡管客戶要求備份，但其實信用卡數(shù)據(jù)和交易記錄才是需要最高等級保護(hù)的數(shù)據(jù)，絕大部分的項目管理數(shù)據(jù)不是一個企業(yè)最機(jī)密的信息。