企業(yè)信息化是當前社會熱門的話題之一，雖然整個社會在企業(yè)信息化建設方面投入了大量資源，但其發(fā)展現狀并不令人十分滿意，很多信息系統利用率很低。其實，隨著計算機技術的發(fā)展，建立起一個應用系統并不困難，困難的是如何讓應用系統真正產生效益。其中，數據質量是問題的關鍵所在?？蛻糁艺\度主要由企業(yè)與客戶及各方面溝通的有效性及準確性來決定，系統運營效率也主要依賴于數據獲取的可靠性和及時性。而數據質量很大程度上取決于信息化過程中數據準備階段工作質量的好壞。在此，筆者將結合自己在易飛ERP系統實施過程中的體會，和大家一起探討企業(yè)ERP實施過程中數據準備的一些問題。
1、基礎數據的形態(tài)分類
企業(yè)中的基礎數據可分為兩種：一種稱為靜態(tài)數據，所謂靜態(tài)數據是指在一段時間內相對穩(wěn)定，一般不隨時間不同而改變的數據。以易飛為例，包括：存貨子模塊的品號基本資料，各部門、倉庫、人員信息，采購子模塊的供應商信息，銷售子模塊的客戶資料，總賬子模塊的會計科目，產品結構子模塊的BOM數據，生產過程中的加工中心、工藝路線等等。靜態(tài)數據一般比較穩(wěn)定，可以提前準備。
另一種稱為動態(tài)數據，動態(tài)數據比靜態(tài)數據變動頻率高，一般隨時間不同而改變，如庫存余額、總賬余額、應收賬款余額、應付賬款余額、未結銷售訂單、未結采購訂單、未結工單等等。這些數據的準備要以各模塊上線切換點的數據為準。比如，計劃7月份總賬模塊上線，一般以6月末總賬余額為準。
由于兩種數據類型不同，在實施中采用的數據準備對策也不同。對于靜態(tài)數據，往往在實施的開始階段就應著手準備，準備時間也比較長，可以安排專人負責，而動態(tài)數據往往在系統上線切換點之前才開始準備，準備時間短，因而需要投入的人力也比較多，比如有些庫存余額要經過全面盤點后才能得到準確的數據。
2、數據準備的重要性
在ERP系統的實施過程中，通常認為系統成功三大因素按重要性排序依次為;人、數據、技術。數據作為ERP系統運行的基礎，是實現信息集成的首要條件。業(yè)界曾有“三分技術、七分實施、十二分數據”的說法，可見數據管理的重要性。數據準備也因此成為實施過程中的一個非常重要的階段。在數據準備的各項工作中，信息編碼這項基礎工作最為復雜，其復雜程度遠遠超過ERP軟件提供商的想象。許多軟件應用中出現的問題并不是出于軟件本身，也不是用戶不想應用，而是許多基礎數據不能正確收集，其中編碼是最大的問題。如在物資庫存管理中，收發(fā)存并不復雜，其應用成功的關鍵就是物資編碼和供應商編碼工作能否做好，許多企業(yè)設備到位了，軟件安裝了，但一投入運行，便發(fā)現編碼問題難以解決，面對幾萬、甚至幾十萬條需要編碼的物資信息束手無策，更談不上應用效果。當這個問題擴大到整個企業(yè)，其實施難度是可想而知的。作為實施顧問，從一開始就應該非常重視基礎資料的編碼問題，以下這些編碼原則供企業(yè)編碼時參考：
●編號應該反映分類
●編號應該反映順序
●變動屬性不應納入編號
●編號愈簡短愈好
●避免采用有意義編號
●避免使用英文字母
●避免使用特殊符號
●編號長度應求一致
●編號應有防錯功能
實施顧問從一開始就應該強調基礎數據的重要性，并要求企業(yè)采取切實的措施來保證這一點，使企業(yè)從一開始就對這個問題表現出極大的關注，才能保證項目在上線過程中不因為數據質量差而受到影響。
3、數據準備的過程