大約100 年以前，美國人亨利·馬丁·羅伯特將軍出版了《羅伯特議事規(guī)則》，此后的一個世紀(jì)以來，人們將此書奉為民主議事的圭臬。《羅伯特議事規(guī)則》的偉大之處在于其為開會這件平常事建立了一套完整的流程，讓會議不至陷入無序，引起矛盾，還保障了決策的合理性。
可如今，我們的會開得還是缺少章法，大會開得繁瑣，小會開得隨意，開會之前稀里糊涂，開會之后也沒能明白清楚。人們普遍對開會沒能增加多少好感，只是不斷地開會，“文山會?！币廊皇呛芏喙咀鍪滦实拖碌恼鎸崒懻?。
把羅伯特的理論套用到企業(yè)的現(xiàn)實中來，我們在這里簡而化之地梳理一份適用于企業(yè)開會的方法，看看為了一個高效而美妙的會議應(yīng)該做些什么。
弄清究竟為何來開會
開會必須具有目的性，意在通過眾人討論做出某項與公司利益相關(guān)的決議，一個不知道為什么而開的會必然以跑題和沉默為主。每個與會者在進入會議室之前，都應(yīng)該已經(jīng)想好自己的觀點和今天要說的話?！邦^腦風(fēng)暴”嚴(yán)格來說并不是有效的會議形式，因為即時的提出想法，很難做出最優(yōu)的選擇。借用開會討論，激發(fā)想象，從無到有創(chuàng)建新的方案，實際上往往是不得以而為之的做法。開會講求有備而來，每個人構(gòu)造想法的過程應(yīng)該在會前完成，開會的任務(wù)只有一個——就問題找出最好的解決辦法。
因此要有一些會前的工作，議程、需要討論的內(nèi)容以及每個人的相關(guān)任務(wù)，應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)起草和發(fā)送郵件，即便是例會，這么做也能夠增強員工們的重視程度。當(dāng)然，員工也可以在郵件中提出新的問題，讓大家盡早形成想法。另外，有一個小技巧可以讓員工們對會議更有準(zhǔn)備和期待，就是提前透露會議上要決定的事宜和可能將要達(dá)到的效果，此舉等于對會議進行了提前的預(yù)熱和炒作。
假如會議只是單純地布置任務(wù)，作用多半不會太積極，因為大家沒有獲得自己的表達(dá)時間和話語權(quán)，一味地坐著聽命，容易導(dǎo)致情緒低落。如果能夠以郵件或私下溝通的形式代替，則會顯得更為得體。