上周加了個(gè)班，這也是來(lái)本公司加班時(shí)間最長(zhǎng)的一次，兩個(gè)總監(jiān)、三個(gè)部門經(jīng)理加上項(xiàng)目組的3個(gè)人，竟然從晚上6：00一直干到凌晨7：00，而且說(shuō)起來(lái)可笑，加班內(nèi)容居然是做最初級(jí)的文字校對(duì)和審核工作。因?yàn)檫@次是咨詢項(xiàng)目，最終交付物就是文檔。所以客戶也格外仔細(xì)，要說(shuō)我們公司規(guī)模也不算小，平時(shí)質(zhì)量體系流程等抓得挺嚴(yán)格，誰(shuí)知還是出了錯(cuò)，公司借此一查，好家伙，才發(fā)現(xiàn)很多文檔都有問(wèn)題，只是作為軟件企業(yè)，一般最終交付物都是軟件，客戶也沒(méi)那么認(rèn)真罷了。 總結(jié)出文檔常見(jiàn)錯(cuò)誤有：
一、模板使用
1. 未使用最新發(fā)布的模板;
2. 擅自改變模板的結(jié)構(gòu)或內(nèi)容。
二. 文件封面不規(guī)范
1. 技術(shù)類文檔封面“文件編號(hào)”中的“項(xiàng)目編號(hào)”與《項(xiàng)目任務(wù)書》中的“項(xiàng)目編號(hào)”不一致;
2. 技術(shù)類文檔分模塊編寫時(shí)，“文件編號(hào)”中未將可選標(biāo)記“【】”刪除;
3. 記錄類文檔“文件編號(hào)”中的日期格式不規(guī)范，日期格式應(yīng)為“YYYYMMDD”;
4. 封面中的“項(xiàng)目名稱”與《項(xiàng)目任務(wù)書》中的“項(xiàng)目名稱”不一致;
5. 封面的審核、評(píng)審日期與相應(yīng)《評(píng)審報(bào)告》/《會(huì)簽單》中的相應(yīng)日期不一致;
6. 封面審核、評(píng)審人及日期未填寫;
7. 封面版本號(hào)中不應(yīng)寫“V”，且應(yīng)與歷史記錄、頁(yè)眉中的版本不一致;
8. 文檔升版后，封面的審核、評(píng)審日期與歷史記錄中對(duì)應(yīng)版本的審核、評(píng)審日期不一致。
三. 文件名不規(guī)范
1. 文件名中“項(xiàng)目編號(hào)”與《項(xiàng)目任務(wù)書》中確定的“項(xiàng)目編號(hào)”不一致;
2. 文件名中缺少下劃線“_”;
3. 記錄類文檔文件名中的日期格式不規(guī)范，日期格式應(yīng)為“YYYYMMDD”;
4. 記錄類文檔文件名中的日期與文件編號(hào)中的日期不一致。
四. 頁(yè)眉不規(guī)范
1. 頁(yè)眉中的版本號(hào)與封面、歷史記錄中的不一致;
2. 頁(yè)眉中的版本號(hào)仍保留模板中的版本號(hào)，未按實(shí)際文檔填寫。
五.歷史記錄不規(guī)范
1. 歷史記錄中仍保留模板的內(nèi)容，并未填寫實(shí)際文檔的歷史記錄;
2. 歷史記錄中的日期格式不規(guī)范;
3. 文檔升版后，未填寫歷史記錄(文件審批記錄、文件變更記錄)。
六. 目錄不規(guī)范
1. 完成文檔后，沒(méi)有重新提取目錄;
2. 目錄字號(hào)、字體不統(tǒng)一;
3. 目錄中存在小型大寫字母。
七. 編號(hào)不規(guī)范
1. 標(biāo)題使用混亂，且有時(shí)出現(xiàn)標(biāo)題不連續(xù)的情況;
八. 正文不規(guī)范
1. 字號(hào)大小不一致，有的是小四、有的是五號(hào);
2. 行距不一致，有的為單倍行距、有的為1.5倍行距;
3. 有些段落首行未縮進(jìn)或縮進(jìn)距離不符合要求;
4. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)，且全角/半角不分;
5. 圖片插入時(shí)是在段前空兩格狀態(tài)下插入的，此時(shí)設(shè)置居中時(shí)圖片實(shí)際并未居中;
6. 有些插入的圖片中有鼠標(biāo)、輸入法等無(wú)用信息;有些插入的圖片上有馬塞克;
7. 有些圖片和圖片題注、表格和表格題注分在兩頁(yè)上;
8. 有些文字描述太過(guò)口語(yǔ)化;
9. 某些章節(jié)
下未填寫內(nèi)容但沒(méi)有給出原因;
10. 有些章節(jié)保留了原有模板中的說(shuō)明性文字或示例，沒(méi)有刪除;
11. 如紙質(zhì)簽字的文檔(如評(píng)審報(bào)告、會(huì)簽單、基線申請(qǐng)單等)，對(duì)應(yīng)的電子文檔未按紙質(zhì)填寫完整。