上周加了個班，這也是來本公司加班時間最長的一次，兩個總監(jiān)、三個部門經(jīng)理加上項目組的3個人，竟然從晚上6：00一直干到凌晨7：00，而且說起來可笑，加班內(nèi)容居然是做最初級的文字校對和審核工作。因為這次是咨詢項目，最終交付物就是文檔。所以客戶也格外仔細，要說我們公司規(guī)模也不算小，平時質(zhì)量體系流程等抓得挺嚴格，誰知還是出了錯，公司借此一查，好家伙，才發(fā)現(xiàn)很多文檔都有問題，只是作為軟件企業(yè)，一般最終交付物都是軟件，客戶也沒那么認真罷了。 總結(jié)出文檔常見錯誤有：
一、模板使用
1. 未使用最新發(fā)布的模板;
2. 擅自改變模板的結(jié)構(gòu)或內(nèi)容。
二. 文件封面不規(guī)范
1. 技術(shù)類文檔封面“文件編號”中的“項目編號”與《項目任務書》中的“項目編號”不一致;
2. 技術(shù)類文檔分模塊編寫時，“文件編號”中未將可選標記“【】”刪除;
3. 記錄類文檔“文件編號”中的日期格式不規(guī)范，日期格式應為“YYYYMMDD”;
4. 封面中的“項目名稱”與《項目任務書》中的“項目名稱”不一致;
5. 封面的審核、評審日期與相應《評審報告》/《會簽單》中的相應日期不一致;
6. 封面審核、評審人及日期未填寫;
7. 封面版本號中不應寫“V”，且應與歷史記錄、頁眉中的版本不一致;
8. 文檔升版后，封面的審核、評審日期與歷史記錄中對應版本的審核、評審日期不一致。
三. 文件名不規(guī)范
1. 文件名中“項目編號”與《項目任務書》中確定的“項目編號”不一致;
2. 文件名中缺少下劃線“_”;
3. 記錄類文檔文件名中的日期格式不規(guī)范，日期格式應為“YYYYMMDD”;
4. 記錄類文檔文件名中的日期與文件編號中的日期不一致。
四. 頁眉不規(guī)范
1. 頁眉中的版本號與封面、歷史記錄中的不一致;
2. 頁眉中的版本號仍保留模板中的版本號，未按實際文檔填寫。
五.歷史記錄不規(guī)范
1. 歷史記錄中仍保留模板的內(nèi)容，并未填寫實際文檔的歷史記錄;
2. 歷史記錄中的日期格式不規(guī)范;
3. 文檔升版后，未填寫歷史記錄(文件審批記錄、文件變更記錄)。
六. 目錄不規(guī)范
1. 完成文檔后，沒有重新提取目錄;
2. 目錄字號、字體不統(tǒng)一;
3. 目錄中存在小型大寫字母。
七. 編號不規(guī)范
1. 標題使用混亂，且有時出現(xiàn)標題不連續(xù)的情況;
八. 正文不規(guī)范
1. 字號大小不一致，有的是小四、有的是五號;
2. 行距不一致，有的為單倍行距、有的為1.5倍行距;
3. 有些段落首行未縮進或縮進距離不符合要求;
4. 標點符號使用不當，且全角/半角不分;
5. 圖片插入時是在段前空兩格狀態(tài)下插入的，此時設置居中時圖片實際并未居中;
6. 有些插入的圖片中有鼠標、輸入法等無用信息;有些插入的圖片上有馬塞克;
7. 有些圖片和圖片題注、表格和表格題注分在兩頁上;
8. 有些文字描述太過口語化;
9. 某些章節(jié)
下未填寫內(nèi)容但沒有給出原因;
10. 有些章節(jié)保留了原有模板中的說明性文字或示例，沒有刪除;
11. 如紙質(zhì)簽字的文檔(如評審報告、會簽單、基線申請單等)，對應的電子文檔未按紙質(zhì)填寫完整。