作為公司的管理者，我們的主要職能是處理信息并作出決策。但是在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)信息的來(lái)源是多方面的，呈現(xiàn)給我們的時(shí)候也是紛繁復(fù)雜的；即使借助了信息化的工具，比如：Email、IM、各種項(xiàng)目管理軟件等，我們?nèi)匀豢赡苊允г谛畔⒅?，而不能正確地決策。如何讓普通員工能夠管理自我的工作，同時(shí)決策者也能夠在完整地“消費(fèi)”這些信息的基礎(chǔ)上來(lái)做決策。
場(chǎng)景一、項(xiàng)目匯報(bào)
雖然面對(duì)面的溝通是直接而有效率的，但是對(duì)于項(xiàng)目這樣周期長(zhǎng)、資源牽涉面廣的事項(xiàng)而言，面對(duì)面的溝通帶來(lái)的并不一定是高效，反而可能是低效。要么是以專門的長(zhǎng)時(shí)間的項(xiàng)目溝通會(huì)為代價(jià)，要么是突發(fā)性的溝通，上下任何一方可能不同步、不同頻，反而導(dǎo)致誤解。
這樣的事情經(jīng)常發(fā)生。如果上級(jí)主動(dòng)去找下級(jí)了解項(xiàng)目進(jìn)展，下級(jí)往往說(shuō)你等我準(zhǔn)備準(zhǔn)備；或者下級(jí)主動(dòng)去向上級(jí)匯報(bào)，匯報(bào)了半天，上級(jí)可能還要問“你剛才說(shuō)的是這個(gè)意思嗎？”
專業(yè)的項(xiàng)目管理工具往往因?yàn)槠洹皩I(yè)”，而不能成為上下級(jí)良好的溝通工具。我們需要的是簡(jiǎn)潔明了的信息，比如“One Page Project Management”似的工具。我們對(duì)于項(xiàng)目從總體到細(xì)節(jié)的情況都實(shí)時(shí)掌握，有效地推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行。也節(jié)省下來(lái)了座談式溝通的時(shí)間，更能夠從宏觀層面了解多個(gè)項(xiàng)目，為決策提供依據(jù)。
場(chǎng)景二、多頭管理與越級(jí)匯報(bào)
在金字塔架構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)中，“多頭管理”和“越級(jí)匯報(bào)”都被認(rèn)為是不合適的。但實(shí)際情況是，這樣的“例外”每每在發(fā)生，它的發(fā)生往往帶來(lái)組織機(jī)構(gòu)中部分人的“不舒服”。既然存在，我們就應(yīng)該想辦法解決；解決的辦法不是“堵”而是“梳”。為什么會(huì)有“多頭”，是因?yàn)楣ぷ鲄f(xié)作的必要性使然，跨部門的工作組是必然存在的。所以我們的解決辦法不是說(shuō)“你必須先匯報(bào)給誰(shuí)，然后才能怎樣怎樣”，而是建立良好的機(jī)制讓事實(shí)、問題、解決辦法等在相對(duì)透明的環(huán)境中進(jìn)行溝通。
因?yàn)閱T工的工作是在統(tǒng)一的平臺(tái)上進(jìn)行匯報(bào)，他在多個(gè)工作中的參與情況是客觀真實(shí)的，即使有“多頭”，它也會(huì)匯總到一個(gè)“頭”（即目標(biāo)），那就是員工要對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，要對(duì)自己的成長(zhǎng)負(fù)責(zé)。
“越級(jí)匯報(bào)”也是這樣的辦法，統(tǒng)一的平臺(tái)造就的是良好的機(jī)制、帶來(lái)是“公開、公平、公正”的氛圍。普通員工與中層管理，乃至高層管理，都是在這個(gè)平臺(tái)上工作，所以在這個(gè)平臺(tái)能進(jìn)行順暢的溝通，并且相互促進(jìn)，提高工作效率，提升工作能力。如果真有問題，也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)地指導(dǎo)或糾正。
場(chǎng)景三、信息缺乏帶來(lái)決策倒置
在多年為客戶提供信息化解決方案的過程中，我們發(fā)現(xiàn)一些可笑的“決策倒置”現(xiàn)象。比如請(qǐng)上級(jí)簽字，往往是下級(jí)掌握的信息比較全面，而上級(jí)往往是處于“簽也是簽，不簽也是簽”的尷尬境地。如果真要“刨根問底”，往往還被認(rèn)為是micromanagement(微觀管理)。這是什么原因？就是因?yàn)樾畔⒌娜狈?lái)決策權(quán)的轉(zhuǎn)移。另外對(duì)于多多少少實(shí)現(xiàn)了一些信息化的組織機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)管理員反而成了信息的最強(qiáng)大擁有者。
回到我們的理念，管理者、決策者從自身需求出發(fā)為了最大程度的掌握公司的“活動(dòng)流”，并實(shí)現(xiàn)了這些信息為其決策服務(wù)的。真正地感覺到，我是決策者，我能隨時(shí)看到我想要的信息，所有的業(yè)務(wù)部門都是要為了我能做決策而服務(wù)的。因?yàn)檎_的決策決定著公司命運(yùn)。