也許你曾聽(tīng)說(shuō)過(guò)一位名叫大衛(wèi)·艾倫的規(guī)劃大師。多年來(lái)，艾倫幫助了許許多多人規(guī)劃了他們自己的時(shí)間和任務(wù)——也許，最重要的是用他命名的“井然有條”方法來(lái)歸整他們的郵件收信箱，簡(jiǎn)稱GTD。
GTD的眾多追捧者十分狂熱。他們一絲不茍地制作了文件夾和標(biāo)簽——實(shí)物和數(shù)碼的都有——有很多分類，然后他們把文件準(zhǔn)確歸檔。艾倫的著作《井然有條》已經(jīng)賣出了成百上千冊(cè)，人們還花幾百美元去聽(tīng)他的講座。
但是很多規(guī)劃系統(tǒng)都存在的問(wèn)題就是用人們的一種焦慮（“我的資料沒(méi)能歸檔。”）代替了另一種焦慮（“由于這種特定的系統(tǒng)，我的資料沒(méi)能歸檔?！保?/p>
這點(diǎn)上不用太迷信，不過(guò)也許最好的系統(tǒng)就是不用系統(tǒng)。或者，換種方法，最好的系統(tǒng)需要的是最低限度的行為修正。一些小小的習(xí)慣可能不得不被接受，但是沒(méi)有什么能像GTD一樣縝密了。事實(shí)上理由相當(dāng)簡(jiǎn)單。科技能通過(guò)使某些任務(wù)規(guī)劃自動(dòng)化而完成大部分工作。我有一種簡(jiǎn)易的五步系統(tǒng)，由于在有了名稱縮寫(xiě)前它還稱不上系統(tǒng)，所以我決定稱自己的為L(zhǎng)TG：任其自然。下面是怎樣做的步驟。
1.停止歸類，開(kāi)始搜索
我看到我這一代最聰明的頭腦都被電子郵件的文件夾和標(biāo)簽折騰傻了。這些工具所承載的希望太重：它們是將你的郵件劃分稱邏輯巨塊的理性方法。
不過(guò)對(duì)它們的維護(hù)也可能成為對(duì)其的毀滅。如果一封郵件沒(méi)有存放在正確的文件夾會(huì)怎樣？如果一封郵件沒(méi)有被準(zhǔn)確歸檔并消失在日常的郵箱數(shù)據(jù)清理過(guò)程中會(huì)怎樣？維持標(biāo)簽或文件夾管理規(guī)則需要長(zhǎng)期與極強(qiáng)的警惕性。所幸科技能夠恢復(fù)文件夾與標(biāo)簽，如果不是沒(méi)用的話，大大削弱了其重要性與承諾性。
你在找某樣?xùn)|西的時(shí)候，你往往只盯著一件找：一個(gè)航班確認(rèn)號(hào)、一份晚宴邀請(qǐng)函、一張銀行報(bào)表。幾乎現(xiàn)在所有的郵件程序和操縱系統(tǒng)都有強(qiáng)大的搜索特點(diǎn)，能找出任何包含你要的單詞、數(shù)字或者詞組的郵件。Win7的通用搜索將能找到任何你存在電腦中的郵件；Mac Os的探照燈也一樣。所有主流的網(wǎng)頁(yè)郵件服務(wù)也能讓你通過(guò)發(fā)件人、主題和正文來(lái)搜索郵件。
需要搜索超過(guò)一封以上郵件的時(shí)候，當(dāng)你有類似家庭旅游或者裝修等具體長(zhǎng)期項(xiàng)目的相關(guān)郵件時(shí)，存?zhèn)€文件夾是不錯(cuò)的辦法，多數(shù)郵件可以隨意放置在收信箱里。
附注：牢記一點(diǎn)，對(duì)于智能手機(jī)上存的郵件，搜索方法就不那么管用了。如果你用的是iPhone，蘋(píng)果的郵件應(yīng)用只能在“收件人”、“發(fā)件人”和“主題”這幾塊地方進(jìn)行搜索。郵件的正文部分依然不得所知。如果你用的是Gmail這樣的網(wǎng)頁(yè)郵件服務(wù)商，你可以通過(guò)谷歌應(yīng)用軟件或者手機(jī)網(wǎng)頁(yè)導(dǎo)航來(lái)搜索正文的詞匯。
2.不要吝嗇屏蔽功能
如果你一開(kāi)始就減少不需要的郵件數(shù)量，那你就能大大提升郵件歸納的速度。為此，考慮在這場(chǎng)持久戰(zhàn)里“屏蔽”那些你又愛(ài)又憎的發(fā)件人。
顯然，垃圾郵件發(fā)件人應(yīng)該被無(wú)情地屏蔽，但是為什么不繼續(xù)下一步？甚至連合情合理的個(gè)人和機(jī)構(gòu)也是可以屏蔽的——而且有這個(gè)必要。目錄商？屏蔽掉。大選/公決后還在發(fā)郵件的政治團(tuán)體？屏蔽吧。克里斯·安德森因?yàn)橛幸淮螌⒆约浩帘蔚男麄魅藛T郵箱地址公開(kāi)而聞名，因?yàn)檫@些人漫無(wú)目的地發(fā)郵件給他。這是一連串相當(dāng)長(zhǎng)的公關(guān)人員名單，他們可能對(duì)《Wired》雜志編輯已經(jīng)幾年沒(méi)看他們發(fā)的郵件了而感到失望。飽受收信箱堵塞困擾的人們應(yīng)該在顯示器旁邊掛一幅安德森的照片。
取消對(duì)各類郵件的訂閱或者更改某些網(wǎng)頁(yè)的設(shè)定會(huì)不會(huì)更加仁慈些？可能會(huì)，不過(guò)要花更多時(shí)間，而且為什么要為某些對(duì)你投擲垃圾的網(wǎng)站或個(gè)人考慮？
另一種想法：用正確的收信箱收取恰當(dāng)?shù)男畔ⅰ，F(xiàn)在我們通常不止用一個(gè)收信箱——不光是工作和私人郵箱賬號(hào)。Facebook有收信箱，Twitter、LinkedIn、Google