項目跟蹤是必要的，因為它可以證明計劃是否可執(zhí)行，同時可以說明計劃是否可以被完成。主要針對計劃、任務(wù)和項目成員三個方面，是為了了解項目的實際進(jìn)展情況而進(jìn)行。如了解成員工作完成情況，了解整個項目計劃完成情況等內(nèi)容。
因為可以對計劃進(jìn)行檢驗，所以如果把計劃和跟蹤作為一個工作循環(huán)，那么計劃將得到適時的改進(jìn)，因為跟蹤過程中會發(fā)現(xiàn)大量計劃的不當(dāng)之處。現(xiàn)在我們的項目中，有很多計劃做的不夠，這可以促使我們?nèi)ジ倪M(jìn)和完善。項目跟蹤實施人應(yīng)該是項目經(jīng)理，因為項目經(jīng)理制定項目計劃，并且項目經(jīng)理有權(quán)進(jìn)行工作的協(xié)調(diào)和調(diào)動。也就是說，跟蹤的主要目的是給項目經(jīng)理一個工作的參考。跟蹤的結(jié)果和數(shù)據(jù)是“最好的教材”。
跟蹤的好處
1、調(diào)整工作安排，合理利用資源。如果項目組中有幾個或者幾十個人的時候，就可能出現(xiàn)完成任務(wù)早晚的不同，完成早的不能閑著，完成晚的要拖后腿。這時就需要項目經(jīng)理進(jìn)行工作的調(diào)整。那么這個跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)就可以幫助項目經(jīng)理完成這個工作。
2、促進(jìn)完善計劃內(nèi)容。項目人員多了，又去跟蹤，這就必然要求項目經(jīng)理做出詳細(xì)的計劃，這個計劃必須要明確任務(wù)，明確任務(wù)的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)的開始和結(jié)束時間。這就要求項目經(jīng)理把整個項目分成若干部分。詳細(xì)的考慮分工。項目經(jīng)理的跟蹤必然促使項目組成員更加詳細(xì)、合理的制定自己工作計劃，最終形成一種可喜的情況，那就是計劃展現(xiàn)出的層次結(jié)構(gòu)(項目計劃、階段計劃和個人計劃)。
3、了解成員的工作情況。一個任務(wù)分配下來后，項目經(jīng)理應(yīng)該知道工作的進(jìn)展情況，那么他就必須去跟項目成員進(jìn)行交流，了解這個成員的情況。所以他要得到的信息是“能不能按時并保質(zhì)保量的完成?如果不能按時完成，需要什么樣的幫助呢?”這是項目經(jīng)理最關(guān)心的。而且需要隨時的收集。如果這個信息沒有被收集上來，那么項目經(jīng)理就失去了對項目的了解，也就失去可適時調(diào)整的時機(jī)，如此，后果就可想而知了，項目拖延、混亂……
4、促進(jìn)項目經(jīng)理對人員的認(rèn)識。工作分解后，應(yīng)該按照個人的特長分配工作，因為特長就是效率。所以項目經(jīng)理必須了解項目成員的情況。即使在開始時不了解這種情況，這種信息在跟蹤中也會很快的被體現(xiàn)出來。也就是說跟蹤促使項目經(jīng)理對成員進(jìn)行一個評估，并且這個評估是可以找到根據(jù)的(項目跟蹤的結(jié)果)。
5、促進(jìn)對項目工作量的估計。在一個好的跟蹤工具中應(yīng)該有對工作量的估計。工作量的估計總是很不準(zhǔn)確，這個問題在跟蹤中表現(xiàn)為完不成任務(wù)/計劃，或者工作超前。在這種情況發(fā)生后，也必然促使項目經(jīng)理去考慮工作量的評估問題(包括整個項目的工作量，各個任務(wù)的工作量，有可能導(dǎo)致整個項目計劃的修改啊)。
6、統(tǒng)計并了解項目總體進(jìn)度。經(jīng)常會遇到這種情況，項目組在同一時間進(jìn)行不同階段的工作。這時對于工作進(jìn)度的把握，尤其是總體進(jìn)度的把握就比較困難。如果項目經(jīng)理把階段劃分的很清楚，并且階段工作量也很明確，而且項目成員也對自己的工作量進(jìn)行評估的話(完成了任務(wù)的百分?jǐn)?shù))，那么項目的總體進(jìn)度可以由工具自動生成(完成的百分比)。這當(dāng)然不是很準(zhǔn)確，但卻可以作為一個參考。而且是一個比較好的參考。
7、有利于人員考核。項目成員的工作能力(是否按時完成任務(wù)，完成工作量的大小…… 很多信息都可以體現(xiàn)出來)。從跟蹤方面來說，是項目經(jīng)理主動去了解項目的情況。但項目成員應(yīng)該主動向項目經(jīng)理匯報工作，尤其是工作中的問題。正所謂“沒有問題就是問題”?，F(xiàn)在我們需要一個好的工具，來建立并完善我們的跟蹤工作。
交流的心態(tài)
交流需要好的心態(tài)，尤其是PM，必