2008年《標準施工招標文件》、2008年《工程量清單計價規(guī)范》、1999年《建設工程施工合同示范文本》等示范文本及規(guī)范規(guī)定了大量的索賠時效和簽證時效;承包人未在索賠時效內發(fā)出索賠文件，視為放棄索賠;發(fā)包人未在簽證時效內回復索賠文件，視為同意索賠。
施工過程中，承包人與發(fā)包人經常通過工程聯系單、變更單、簽證單等文件就涉及價款增減、費用支付及損失賠償、工期順延等內容進行溝通，俗稱打筆墨官司。這些文件是索賠和反索賠的重要依據，有時甚至是索賠成功的唯一關鍵。
如何在發(fā)包人拒收情況下發(fā)出索賠文件，如何在簽收簿以外簽收文件，如何撰寫有效的索賠文件呢?
不利簽收——如何簽收對己不利的文件
【索賠困惑】對于發(fā)包人發(fā)來或遞交的文件，應該如何簽收呢?如果發(fā)來文件內容明顯對自己不利，我們又該如何處理?
【索賠依據】《合同法》第25條規(guī)定“承諾生效時合同成立”。 如何理解，可看如下案件：
【典型判例】承包人華夏建工承建的發(fā)包人江景置業(yè)工程竣工驗收合格并交付使用后，工程墻體出現裂縫。雙方協(xié)商由承包人承擔發(fā)包人維修費用3.5萬元。而后，發(fā)包人一式兩份發(fā)函給承包人，該函中有“扣除墻體裂縫修復費22.5萬元、扣除維修費用3.5萬元”字樣。承包人項目經理在其中一份的“扣除墻體裂縫修復費”下面劃線，并在該份下面簽了名字和時間，并將該函返還給發(fā)包人。此后，雙方也未就此事再發(fā)生聯系。發(fā)包人后來在支付承包人工程款時扣付了“墻體裂縫修復費”22.5萬元。承包人認為發(fā)包人沒有理由扣除該22.5萬元工程款，雙方就承包人項目經理在函上簽字的意思是表示收到還是同意發(fā)生爭議，協(xié)商未果后，承包人向法院提起訴訟。(選自《索倍網》判例5A0125)
【典型觀點】第一種意見認為：承包人項目經理在函上簽字是表示同意相關內容。第二種意見認為：承包人項目經理在函上的簽字只是表示收到，并不表示同意。項目經理圈子
【法律分析】我認同第一種意見，理由是：首先，按照慣例，簽字即表示同意，除非有證據表明是簽收而非同意。發(fā)包人發(fā)出函要扣款是要約，承包人簽字同意系承諾，依法雙方就該函載明內容達成一致，應遵照履行。其次，承包人項目經理的劃線行為并不能當然表明同意還是不同意該內容。最后，承包人不同意支付函件內容，卻未及時向發(fā)包人提出異議，或者拒絕簽收、或者注明不同意支付，故其項目經理簽字應視為其同意支付相應費用。判例中，上海一中院判決也支持該觀點。
【索賠支招】其一，一字千金，所有往來文件，應嚴格審查，明白其意思，不能輕易簽字。其二，簽收文件時，如果不在專用簽收本上簽收，要特別注意不僅要簽名字和時間，還要寫明意思：是收到，是同意，還是不同意，或部分同意。其三，凡是收到發(fā)包人發(fā)來的對己不利的文件，應該及時回函并保留發(fā)文憑證，明確表示自己的反對意見。
文件歧義——怎樣撰寫一份有效的文件項目管理者聯盟文章
【索賠困惑】工程中文件往來就如同打筆墨官司，但是如何避免歧義、撰寫一份有效的索賠文件及異議文件呢?
【索賠依據】《合同法》第125條規(guī)定“當事人對合同條款的理解有爭議的，應當按照合同所使用的詞句、合同的有關條款、合同的目的、交易習慣以及誠實信用原則，確定該條款的真實意思”。 如何理解，可看如下案件：
【典型判例】承包人隆源建工承建的發(fā)包人萬國房產三期工程結束后，又承建了四期工程，四期竣工前，發(fā)包人在三期竣工結算審核意見上扣除了5個項目合計200余萬的款項。承包人項目部不同意，致函發(fā)包人要求解決結算