當某個組織發(fā)現(xiàn)一個可以考慮利用的機會時，它通常會責成有關人員作一項需求評估或者可行性研究，以決定該項目是否值得立項。所以，項目生命期用于界定項目的開始和結(jié)束。
項目生命期的定義則將決定該項可行性研究究竟應該視為項目的第一個階段呢，還是一個單獨的項目。項目生命期的定義還將確定項目開始與結(jié)束時的哪些過渡行動應包括在項目范圍之內(nèi)，而哪些則不應包括在內(nèi)。
這樣，就可以用項目生命期的定義把項目和項目實施組織持續(xù)的日常運作聯(lián)系在一起。大多數(shù)項目生命期所規(guī)定的階段順序通常涉及到某種形式的技術交接，例如，從設計要求到設計、從施工到運行，或從設計到制造。 前一階段產(chǎn)生的可交付成果通常要通過驗收后才能開始下一階段的工作。 但是，有時如果認為所涉及的風險是可以接受的話， 后一階段可以在前一階段可交付成果通過驗收之前開始。這種兩個階段部分重迭的做法往往稱為快速跟進。
項目的各個階段應當從事何種技術工作（例如，建筑師從事的工作應放在項目的定義階段，還是項目的實施階段？）。項目的各個階段由哪些人員參與（例如，設計要求的制定和設計本身由哪些人員參與）。
項目生命期的描述可以十分籠統(tǒng)，也可以非常詳細。非常詳細的描述可以包括許多表格、圖表和核對表，使其結(jié)構(gòu)一目了然，并確保前后一致。這種詳細的描述方法通常稱為項目管理方法論。
大多數(shù)項目生命期描述具有若干項共同的特點：
人力投入和成本，開始時低，隨之而增高、而在項目接近收尾時迅速下降。項目開始時，成功的完成項目的可能性最低，因此風險和不確定性最高。隨著項目的繼續(xù)進展，成功地完成項目的可能性一般都逐漸上升。項目開始時，項目利害關系者對項目產(chǎn)品最后特點和項目最后成本的影響力最強，而隨著項目的進展，這種影響逐步減弱。 造成這種現(xiàn)象的主要原因是隨著項目的進展，變更計劃和糾正失誤的成本通常與日俱增。
這里應該注意把項目的生命期和產(chǎn)品的生命期區(qū)分開來。例如，向市場推出一種新型臺式電腦的項目僅僅是其產(chǎn)品生命期的一個階段。