對于項目的各階段需要建立不同的溝通層次，設定規(guī)范的溝通節(jié)點流程，通知項目各干系人按照制定的方案執(zhí)行，從而規(guī)范操作，提升溝通效率，避免了多頭匯報，溝通不統(tǒng)一，浪費溝通資源和人員精力。
與客戶約定的溝通程序往往在項目展開的過程中，往往會被項目甲乙雙方忽視掉，原因是項目瑣事太多，顧不過來，諸如之類的其他原因。溝通層次混亂會引發(fā)嚴重消耗項目組人員的溝通成本，會不斷有人就同一個問題來找你溝通，對于確定的成果由于沒有有效的上傳或者下達，又出現反復，推翻，又論證，又確定的問題。這是不亞于一場災難。
所以在日常項目運作的過程中，要建立有效的溝通機制，高屋建瓴需要堅實的地基支撐，出現溝通對應不到相應接口人的時候，立即查看溝通計劃，通知相關人查看溝通計劃，按流程辦事。
項目管理過程的溝通主線為類似組織結構圖的上下級關系(縱向)，項目甲乙方保持橫向溝通，同時偶爾需要交叉跨職級了解項目其他人員的真實想法，所以可以理解為‘一條主線，按點發(fā)散’，當然隨著項目目標的調整，客戶部門職能的變動要調整你的溝通樹。
針對溝通主要的項目階段：
需求收集
工作確認
培訓客戶
變更流程
對于項目中不同階段，不同事務要靈活處理，有所變通，在上面沒有提及項目組直接和普通用戶接觸，這也非常重要，因為系統(tǒng)最終接受者是他們，需要時常聆聽他們的聲音，也許你的一個很小的改變，會解放他們很大的精力，雖然有鍍金之嫌，但是會贏得他們的認同和支持，這一點項目經理最好在項目不忙的階段花一點時間，你一定會感受到事半功倍的效果!