管好你的工作郵件
即使不像Excel、PPT達(dá)人那樣值得炫耀，做一個(gè)處理郵件方面的達(dá)人也能保證相當(dāng)一部分的工作效率。
每天不收到幾封上司的郵件，你簡(jiǎn)直會(huì)懷疑自己是不是記錯(cuò)了上班的時(shí)間。對(duì)于大部分公司人來(lái)說(shuō)，處理工作郵件已經(jīng)成為職場(chǎng)中不可避免的基本命題。
有些公司人很容易就對(duì)付掉來(lái)自上司和客戶(hù)的工作郵件，而另一些人則沒(méi)有那么走運(yùn)，歸根結(jié)底，他們的郵件實(shí)在太多了。
李顯最近遇到了一些不大不小的麻煩：有時(shí)候讀郵件會(huì)走神，打開(kāi)下一封就不記得上一封的內(nèi)容了，或者偶爾一兩次忘記回復(fù)同事的工作郵件。
不僅如此，他還常常被郵件打亂工作節(jié)奏，從而拼命加班。雖然因忙亂造成的失誤得到了及時(shí)補(bǔ)救，但李顯還是反省了一下自己。
作為一名市場(chǎng)部工作人員，李顯每天至少會(huì)收到五六十封郵件。因?yàn)槌袚?dān)著大量的協(xié)調(diào)工作，時(shí)常需要快速的決策與回復(fù)，李顯為自己設(shè)定了郵件提醒，以便及時(shí)看到并處理每封工作郵件。
但看起來(lái)沒(méi)有那么容易。每隔幾十分鐘便飛來(lái)的郵件提醒，讓李顯不斷放下手邊的工作去打開(kāi)郵箱。成塊的工作時(shí)間被打斷，于是加班變成家常便飯。偶爾郵件來(lái)得太過(guò)密集，處理完同事的請(qǐng)求后他甚至?xí)浛蛻?hù)那邊還需要轉(zhuǎn)發(fā)一份數(shù)據(jù)資料。
這樣的糟糕情況似乎并不少見(jiàn)。
隨便到哪個(gè)辦公室，都能找到一兩個(gè)被埋沒(méi)在電子郵件里的公司人，他們飛快地敲擊著鍵盤(pán)，強(qiáng)迫自己記下所有的指令、決策以及要求，每時(shí)每刻都在多線程工作，還得在完成事務(wù)之后快速反饋回復(fù)，最好還是措辭清晰嚴(yán)謹(jǐn)，恨不得讓電腦那頭的上司和客戶(hù)都能看到自己對(duì)工作的熱切之心。
如果陷入這樣一種狀況，還是要反思一下自己的工作方式，尤其細(xì)化到郵件處理方式。
郵件太多并不能成為工作完成不好的借口，年終考評(píng)的時(shí)候大概哪里都沒(méi)有類(lèi)似“正確及時(shí)地處理工作郵件”的考核選項(xiàng)。
為了郵件而影響工作，看起來(lái)是筆不劃算的買(mǎi)賣(mài)。換一種辦法，讓郵件為效率服務(wù)，當(dāng)然有可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的解決方案。
比如李顯重新規(guī)劃了自己的郵件處理時(shí)間，辟出專(zhuān)門(mén)的時(shí)間段處理郵件，過(guò)了這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，除非是最緊急的事務(wù)，其它郵件一概按照發(fā)件人主題打上標(biāo)簽，留到下個(gè)時(shí)間段再一一解決。
一開(kāi)始還不太習(xí)慣，李顯總是強(qiáng)迫性地想在第一時(shí)間把所有郵件都處理回復(fù)。又吃了幾次加班虧之后，他開(kāi)始堅(jiān)持自己的時(shí)間段原則，工作效率漸漸有了提高。
比如三小時(shí)建一個(gè)市場(chǎng)方案，原先這項(xiàng)工作得讓李顯忙上一整天。如果沒(méi)有成塊的時(shí)間，每次被打斷的思路至少得花上十五分鐘才能重新恢復(fù)感覺(jué)。
事實(shí)上，用零碎的時(shí)間來(lái)處理郵件才是比較明智的辦法。
除去開(kāi)會(huì)和同事之間的寒暄，能夠?qū)Ｗ⒌墓ぷ鲿r(shí)間本來(lái)就那么多，若不系統(tǒng)有序地安排事務(wù)，埋頭于郵箱中收發(fā)回復(fù)甚至調(diào)整格式和字體大小，現(xiàn)在看來(lái)是不是有些得不償失？
當(dāng)然也別忘了調(diào)節(jié)自己的閱讀習(xí)慣。
比如遇到長(zhǎng)郵件，沒(méi)有必要逐字逐句讀清楚，但如果剛換的新上級(jí)喜歡在中間段落寫(xiě)上重要信息，也別因?yàn)橐酝牧?xí)慣而忽略過(guò)去。那句總被人掛在嘴邊的“細(xì)節(jié)決定成敗”，最適合用來(lái)檢閱收發(fā)郵件這樣的小事了。另外，在此也提醒一下公司人們，如果是在準(zhǔn)備寫(xiě)一封長(zhǎng)郵件的時(shí)候，請(qǐng)一定把郵件內(nèi)容里的要點(diǎn)在開(kāi)頭就清楚地列出來(lái)。
千萬(wàn)別輕視了它們，即使是收發(fā)郵件這樣的小事，解決掉重重障礙也沒(méi)那么簡(jiǎn)單。
技術(shù)性問(wèn)題
處理郵件也是一門(mén)技術(shù)活，不是你閱讀理解力強(qiáng)就能做圓滿(mǎn)的。
什么時(shí)候處理郵件？
隨便搜一下Chrome瀏覽器的應(yīng)用，就能找到不止一種提醒新郵件的插件。即使在處理其他事務(wù)，這個(gè)安置在瀏覽器中的小圖標(biāo)也能隨時(shí)標(biāo)記新入郵件。裝上提醒是很必要的，但要不要即時(shí)處理？這是一個(gè)問(wèn)題。
如果你的郵件量并沒(méi)有多到讓人