你有沒有遇到過這樣一種情況：一封電子郵件來來回回繞了好幾圈，到第五次收到時，你都不知道該讀哪一部分？你看到的只是一大堆文字，夾雜著奇怪的符號、過時的標(biāo)題信息，以及沒有意義的“謝謝”之類的答復(fù)。

不管你有沒有意識到，當(dāng)你在撰寫電子郵件，回復(fù)電子郵件，或是擬寫課題申請書、商業(yè)計劃書和綜述時，都是在做設(shè)計。

好的設(shè)計能給你帶來優(yōu)勢。多大的優(yōu)勢？它將決定別人會不會讀你的東西。要讓商業(yè)信函或文件保持整潔，你不一定要懂Photoshop或其他設(shè)計程序，你只要能區(qū)分視覺秩序和視覺噪音就可以了。

參加一個基礎(chǔ)設(shè)計課程，或閱讀一本好的設(shè)計書籍，如戴維·勞爾（David A. Lauer）和斯蒂芬·潘塔克（Stephen Pentak）合著的《設(shè)計基礎(chǔ)》（Design Basics），對你都會有所幫助。但如果你沒有時間上課或讀書，你可以參考下面幾條基本規(guī)則。

大概掃一眼，問自己，這份材料看著整潔有序，還是會讓人頭疼？

精簡內(nèi)容。應(yīng)該遵從吐溫（Twain）、丘吉爾（Churchill）、帕斯卡（Pascal）和林肯（Lincoln）的睿智見地（“如果有更多的時間，我會把信寫得更短些”），或理查德·巴赫（Richard Bach）的至理名言（“好的寫作取決于所刪文字的力量），并記住內(nèi)容長度也需要設(shè)計。

清理雜項。如果你發(fā)給別人的一段話中，只有一句是重要的，那就刪掉無關(guān)的42,000個字。還有，把自動生成的虛線、縮進和各種顏色的字體也刪掉。

減少硬回車的次數(shù)，尤其是在電子郵件里，因為它們會制造視覺噪音。

避免大段大段的文字。沒有人愿意讀。

不要弄得花里胡哨。如果你沒上過設(shè)計課程，那就用經(jīng)典的字體。一個頁面上字體變化不要超過三種，包括字體、字號或字形（斜體或加粗）的變化。不要用下劃線。

寫電子郵件時，選擇一種網(wǎng)絡(luò)界面友好的字體。（比如Arial、Helvetica、Lucida Sans、Palatino和Verdana）這樣，收件人看到的郵件顯示就會和你看到的一樣。

打破一些規(guī)則。根據(jù)傳統(tǒng)做法，你可能需要給商業(yè)計劃書的每一頁都填上文本內(nèi)容，但你也可以找出一頁中最重要的一句話，把字號設(shè)為36，然后就把這句話放在一整頁上。

如果你不了解規(guī)則，那就要小心。不要隨便打破規(guī)則，因為你的目的不是要表現(xiàn)叛逆，而是為了達到效果。

學(xué)會使用抬升式引用。如果你有一長段文字，可以將最重要的句子凸顯出來，方便讀者很快找到切入點，雜志就是這樣做的。

學(xué)會留空。不要把整頁都填滿，應(yīng)該留些空白。

一張圖片勝過一千字。可以在商業(yè)計劃書或備忘錄中插入專業(yè)圖片。像iStock這樣的圖片庫就很有用。

不要使用俗氣的圖片。如果你平時有點俗氣，那我可幫不了你。盡量不要俗氣。想想一套漂亮的阿瑪尼黑色西裝或雞尾酒會禮服，與一件世界摔跤聯(lián)盟的T恤衫，你會怎么看。

不要東一榔頭西一棒子。不要說著一件事，又想起了另一出，一出又一出，沒個完，就好像是個障礙賽場。應(yīng)該就一件事做出解釋，沒有其他。

小心使用顏色，因為你不懂使用的話，可能會傷害人。安全起見，就只用一種顏色——黑色，而使用灰色陰影會讓你顯得老練。

如果你忘了所有這些規(guī)則，那就記住一點：簡單。少即多。好的設(shè)計不在于添加，而在于減少。不要弄得花里胡哨，不要過頭，也不要噱頭。簡單和有力并不相互排斥。它們常常是一回事。

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