窗外,寒冷冬日正散發(fā)著暖暖陽光味道,空氣中帶著微醺。但一陣?yán)滹L(fēng)吹過，讓我頓生寒意。最近接手一個(gè)實(shí)施到一半的ERP項(xiàng)目，接手這個(gè)項(xiàng)目時(shí)只有片言片語的幾份簡單文檔，沒有詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，更沒有詳細(xì)的實(shí)施記錄。此項(xiàng)目讓我深深感受到?jīng)]有實(shí)施文檔的痛苦，所有的一切都要自己重新摸索,客戶不耐煩埋怨我們實(shí)施顧問內(nèi)部沒有溝通好的態(tài)度和神情,讓我百感交集，這里說一下我對實(shí)施文檔的體會。
　　什么是實(shí)施文檔？
　　當(dāng)我從前任負(fù)責(zé)實(shí)施同事手中接過“薄薄兩頁紙”的實(shí)施文檔時(shí)，我難以置信的看著他問“沒有了嗎？只有這些？”，我同事尷尬的點(diǎn)點(diǎn)頭，然后他再說了一句讓我吐血的話“實(shí)施計(jì)劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢?！边@完全是對實(shí)施文檔的誤解，也是許多ERP實(shí)施顧問的通病。
　　項(xiàng)目實(shí)施文檔是用來記錄、描述、展示實(shí)施過程中一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項(xiàng)目活動過程或結(jié)果進(jìn)行描述、定義、規(guī)定及報(bào)告。例如分階段實(shí)施計(jì)劃文檔，標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程文檔，標(biāo)準(zhǔn)編碼及數(shù)據(jù)文檔，標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)設(shè)置文檔，功能操作指南文檔。這些文檔將會伴隨著ERP實(shí)施的各個(gè)階段逐漸充實(shí)、完善,也同時(shí)記載了整個(gè)實(shí)施的過程和成果。
　　作為實(shí)施顧問人員，在實(shí)施過程中應(yīng)將各種標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施文檔提交給企業(yè)，以確保ERP實(shí)施項(xiàng)目的質(zhì)量。也就是說，實(shí)施顧問與企業(yè)之間的工作與文檔的提交息息相關(guān)，它描述項(xiàng)目實(shí)施過程的每一個(gè)細(xì)節(jié)。因此，從某種程度上講，項(xiàng)目管理的核心其實(shí)就是文檔管理。
　　（1）項(xiàng)目文檔有助于項(xiàng)目管理水平的提高。從內(nèi)容上說，項(xiàng)目文檔大致可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項(xiàng)目可交付物的一個(gè)組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項(xiàng)目管理進(jìn)程中的各種信息，為實(shí)施人員提供決策依據(jù)，以保證項(xiàng)目的順利實(shí)現(xiàn)；另一方面，過程文檔也是實(shí)施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對過程文檔進(jìn)行歸納和分析，可以對實(shí)施項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)了然于胸，從而使后續(xù)項(xiàng)目運(yùn)作更加有的放矢。
　　（2）項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目成果的體現(xiàn)形式。項(xiàng)目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，由此人們熟知的一句話"項(xiàng)目的運(yùn)作在一定程度上是由文檔驅(qū)動的"是有道理的。從文檔的角度來看，ERP項(xiàng)目的實(shí)施過程就是一個(gè)文檔制作與實(shí)施的過程。在ERP項(xiàng)目實(shí)施的過程中，每項(xiàng)工作的事前計(jì)劃、事中實(shí)施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應(yīng)的文檔，文檔包括與項(xiàng)目相關(guān)的資源及其使用情況。因此，實(shí)施文檔是ERP項(xiàng)目的一部分，沒有正式文檔的項(xiàng)目實(shí)施，就不是規(guī)范的ERP實(shí)施。文檔的編制和管理在ERP實(shí)施中占有突出的地位和相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量地編制、變更、修正、管理和維護(hù)文檔，對于提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量和客戶滿意度有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
　　文檔對項(xiàng)目實(shí)施起到什么作用？
　　與本項(xiàng)目前任負(fù)責(zé)同事溝通中了解到，他對實(shí)施文檔的作用存在非常多的誤解，認(rèn)為實(shí)施的事情本來就多，有許多客戶抱怨的事情要處理，根本沒有時(shí)間來寫文檔。有了這樣的想法，就開始忽略文檔，怎么忽略呢？認(rèn)為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細(xì)寫。當(dāng)需要匯報(bào)的時(shí)候，好吧，我講給你聽，動嘴肯定簡單多了。實(shí)際上，實(shí)施文檔是一種工具，古語云“磨刀不誤砍柴功”。
　?。?）提高項(xiàng)目實(shí)施過程的能見度。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、齊全的文檔會詳細(xì)記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的事件，便于實(shí)施人員掌握項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、實(shí)施質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配。同時(shí)，文檔有助于實(shí)施人員與企業(yè)人員明確了解各自的職責(zé)，信息互通，共同把握實(shí)施過程的節(jié)奏。
　　（2）提高項(xiàng)目的實(shí)施效率。項(xiàng)目成員用一定時(shí)間編制、整理軟件文檔，可以使實(shí)施人員對各個(gè)階段

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