對ERP專案所有方面的計劃、組織、管理和監(jiān)控,是爲(wèi)了達到專案實施後的預(yù)期成果和目標(biāo)而采取內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程式。這是對時間、成本,以及産品、服務(wù)細節(jié)的需求相互間可能發(fā)生矛盾進行平衡的基本原則。以下是結(jié)合實施ERP專案的實際經(jīng)驗,介紹ERP專案管理的主要內(nèi)容、工具和方法。
一、典型的專案管理回圈
一個完整的ERP專案通常包括三大階段:需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實施;在系統(tǒng)實施階段又可細分爲(wèi)實施計劃、業(yè)務(wù)類比測試、系統(tǒng)開發(fā)確認、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行、運行後評估五個主要步驟。專案管理圍繞整個ERP專案的全過程,對專案的立項授權(quán)、需求分析、軟硬體的評估選擇,以及系統(tǒng)的實施進行全面的管理和控制。一個典型的ERP專案管理回圈通常包括:專案開始、專案選型、專案計劃、專案執(zhí)行、專案評估及更新和專案完成六項主要內(nèi)容。圖1反映了ERP專案的實施階段和專案管理回圈之間的關(guān)系。
1. 專案開始 專案開始階段主要針對ERP專案的需求、范圍和可行性進行分析,制定專案的總體安排計劃,并以"專案合同"的方式由企業(yè)與ERP專案諮詢公司確定專案責(zé)任和授權(quán)。
在專案開始階段進行的專案管理主要包括以下內(nèi)容:
需求評估 對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估,并據(jù)此明確ERP專案成果的期望和目標(biāo)。
專案范圍定義 在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上,定義ERP專案的整體范圍。
可行性分析 根據(jù)專案的期望和目標(biāo)以及預(yù)計專案的實施范圍,對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支援等方面作出評估,明確需要爲(wèi)配合專案而采取的措施和投資的資源。
專案總體安排 對專案的時間、進度、人員等作出總體安排,制定ERP專案的總體計劃。
專案授權(quán) 由企業(yè)與ERP專案諮詢公司簽訂ERP專案合同,明確雙方職責(zé),并由企業(yè)根據(jù)專案的需要對諮詢公司進行專案管理的授權(quán)。
2. 專案選型
在明確了專案的期望和需求後,系統(tǒng)選擇階段的主要工作就是爲(wèi)企業(yè)選擇合適的軟體系統(tǒng)和硬體平臺。
系統(tǒng)選型的一般過程爲(wèi):
篩選候選供應(yīng)商 專案諮詢公司根據(jù)企業(yè)的期望和需求,綜合分析評估可能的候選軟硬體供應(yīng)商的産品,篩選出若干家重點候選物件。
候選系統(tǒng)演示 重點候選物件根據(jù)企業(yè)的具體需求,向企業(yè)的管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門作針對性的系統(tǒng)演示。
系統(tǒng)評估和選型 專案諮詢公司根據(jù)演示結(jié)果對重點候選物件的優(yōu)勢和劣勢作出詳細分析,向企業(yè)提供叁考意見;企業(yè)結(jié)合演示的結(jié)果和諮詢公司的叁考意見,確定初步選型,在經(jīng)過商務(wù)談判等工作後,最終決定入選系統(tǒng)。
在專案選型階段的主要專案管理工作是進行系統(tǒng)選擇的風(fēng)險控制,包括:正確全面評估系統(tǒng)功能,合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求,綜合評價供應(yīng)商的産品功能和價格、技術(shù)支援能力等因素,以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現(xiàn)的賄賂舞弊等行爲(wèi)。
3. 專案計劃 專案計劃階段是ERP專案進入系統(tǒng)實施的啓動階段,主要進行的工作包括:確定詳細的專案實施范圍、定義遞交的工作成果、評估實施過程中主要的風(fēng)險、制定專案實施的時間計劃、成本和預(yù)算計劃、人力資源計劃等。
確定詳細的專案范圍 對企業(yè)進行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談,了解用戶的詳細需求,據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄,明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實施的詳細范圍。
定義遞交的工作成果 企業(yè)與實施諮詢公司討論確定系統(tǒng)實施過程中和實施結(jié)束時需要遞交的工作成果,包括相關(guān)的實施文檔和最終上線運行的系統(tǒng)。
評估實施的主要風(fēng)險 由實施諮詢公司結(jié)合企業(yè)的實際情況對實施系統(tǒng)進行風(fēng)險評估,對預(yù)計的主要風(fēng)險采取相應(yīng)的措施來加以預(yù)防和控制。
制定專案的時間計劃 在確定詳細的專案范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計的主要風(fēng)險的基礎(chǔ)上,根據(jù)系統(tǒng)實施的總體計劃,編