項(xiàng)目經(jīng)理在實(shí)際管理中經(jīng)常出現(xiàn)的一個(gè)痛點(diǎn)就是：經(jīng)常需要面對(duì)超負(fù)荷的工作，無休無止地進(jìn)行加班才能完成每天的工作任務(wù)，而且不知道這種局面什么時(shí)候才能改變。
作為項(xiàng)目經(jīng)理，不想被其他人看到說沒有在加班顯示其“不飽滿”工作量的一面。所以，他們?cè)囍胍龅母?、更快，這樣才能讓項(xiàng)目的相關(guān)方滿意。
實(shí)際的結(jié)果是，任務(wù)和郵件堆積如山，項(xiàng)目經(jīng)理沒有足夠的時(shí)間和相關(guān)方進(jìn)行正常的溝通以及規(guī)劃項(xiàng)目。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，總是在不斷地進(jìn)行救火，最終項(xiàng)目的結(jié)局可想而知。
項(xiàng)目經(jīng)理要如何解決這些問題?不如試試下面這些招數(shù)，說不定可以扭轉(zhuǎn)當(dāng)前的局面，并控制住工作量。如果想要達(dá)成這樣的效果，做出這種改變，需要項(xiàng)目經(jīng)理自身的努力，并且首先要反省下自己的工作模式，甚至一些根深蒂固的觀念。
尋求幫助
導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)理存在過度工作的原因之一是因?yàn)槟阋詾閷で髱椭且粋€(gè)弱者的表現(xiàn)，或擔(dān)心被別人認(rèn)為是一個(gè)無能的人。你甚至可能會(huì)感覺到，這嚴(yán)重地表現(xiàn)了你是否在推脫工作或者說不敢承擔(dān)責(zé)任。
但是要承擔(dān)更多的工作，你不僅讓自己陷進(jìn)去，而且對(duì)你的客戶而言，超負(fù)荷的工作意味著你無法盡最大的努力去應(yīng)對(duì)當(dāng)前的項(xiàng)目。
優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)找到每個(gè)項(xiàng)目的重點(diǎn)，然后集中進(jìn)行處理來得到想要的結(jié)果。與其擔(dān)心把尋求幫助當(dāng)成自己的弱點(diǎn)，不如理解成尋求幫助是因?yàn)槟阏娴南胱屪约杭白约旱捻?xiàng)目站起來。
“幫助”可以有多種形式，如項(xiàng)目經(jīng)理可以向你的老板或同事征求意見和想法，看還有哪些資源可以利用。如果項(xiàng)目經(jīng)理不知道如何向前邁進(jìn)，那么請(qǐng)記住，讓你的老板或同事引導(dǎo)你，并提供支持，這是他們可以做的工作。
優(yōu)先考慮重要緊急的事情
打破不停地在項(xiàng)目上救火的惡性循環(huán)，項(xiàng)目經(jīng)理需要考慮事情的輕重緩急。關(guān)鍵在于每一天處理一個(gè)重要的任務(wù)，并確保完成這個(gè)任務(wù)。
最好的方法是每天早上留出90分鐘的時(shí)間來做一些扎實(shí)的工作，不要利用這個(gè)時(shí)間來回答電子郵件和處理一些小的項(xiàng)目工作。
這些重要緊急的戰(zhàn)略性的工作才是項(xiàng)目經(jīng)理需要重點(diǎn)關(guān)注的，例如，處理商務(wù)問題、制訂未來的發(fā)展計(jì)劃、審查項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，或者后退一步去看你的項(xiàng)目，或者去完成你一直認(rèn)為較為困難的而始終沒有去做的一次會(huì)議。
想象一下，當(dāng)你的頭腦始終在這90分鐘內(nèi)保持清醒和警覺性的時(shí)候，你是如何快速提升你的生產(chǎn)力并獲得你想要的結(jié)果的。
委托授權(quán)
這是另一個(gè)重大的方式可以用來扭轉(zhuǎn)當(dāng)前的局面，減輕項(xiàng)目經(jīng)理的工作量。要么是成立一個(gè)項(xiàng)目管理委員會(huì)或者授權(quán)給現(xiàn)有的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，這種方式立竿見影，讓你專注于項(xiàng)目的最重要事務(wù)。
管理好項(xiàng)目擴(kuò)大和增長的唯一途徑就是授權(quán)委托，如果做得正確，它會(huì)不斷地讓你的團(tuán)隊(duì)成員參與進(jìn)來，他們可以幫助完成一些低級(jí)別的任務(wù)，如時(shí)間審批表、財(cái)務(wù)跟蹤、周報(bào)，甚至管理工作流程。
授權(quán)委托是一項(xiàng)重要的工作，但卻不是必不可少必須要做的。如果需要增加額外的人，項(xiàng)目經(jīng)理需要向你的領(lǐng)導(dǎo)解釋，這樣會(huì)體現(xiàn)你更大的價(jià)值。
當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理開始授權(quán)委托時(shí)，恰當(dāng)?shù)厥褂?/span>80/20法則，了解你的最高價(jià)值的任務(wù)是什么，即哪些活動(dòng)能達(dá)成項(xiàng)目80%的結(jié)果，你只需要關(guān)注這20%的活動(dòng)，然后考慮如何授權(quán)委托剩下的80%的活動(dòng)。
做好協(xié)作計(jì)劃
許多項(xiàng)目經(jīng)理不委托或者是因?yàn)樗麄冇X得已經(jīng)沒有人可以委托，又或者是因?yàn)樗麄儍?nèi)心深處認(rèn)為，他們必須知道自己做的這一切。例如，有些人可能已經(jīng)被教導(dǎo)說，這是項(xiàng)目經(jīng)理自己的事情。
但是通過協(xié)作是讓團(tuán)隊(duì)共同努力和提升責(zé)任分擔(dān)意
識(shí)的好方法。所有的事情都自己去做會(huì)讓你筋疲力竭、效率低下、和你的團(tuán)隊(duì)脫節(jié)。
所以，考慮如何利用團(tuán)隊(duì)并靈活地應(yīng)用項(xiàng)目管理工具，足以讓你的工作在執(zhí)行過程中，更加順利。
最后，建議項(xiàng)目經(jīng)理找一個(gè)可以經(jīng)常交談的人，通過分享不至于讓你無法承受工作的壓力導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
如果項(xiàng)目經(jīng)理不喜歡你的領(lǐng)導(dǎo)，那么可以找一個(gè)值得信賴的同事或?qū)?，如果?xiàng)目經(jīng)理想更加深入地去解決問題，那么找一個(gè)專業(yè)教練來支持你。不管你做什么，不要忽略這種情況，這是能夠讓你重新找到優(yōu)勢(shì)掌控項(xiàng)目的機(jī)會(huì)。做到了這幾點(diǎn)，就不會(huì)無休止地加班