開(kāi)高效會(huì)議的八大要點(diǎn)會(huì)議是一種管理工具,它對(duì)集思廣益、消除誤解、作出決策等有其重要意義。
管理和技術(shù)是相互的，兩者結(jié)合才能做得更好，單方面的去做管理，就不能成為一個(gè)合格的管理人員，只能說(shuō)是一個(gè)調(diào)度人員，要知道工作在哪個(gè)點(diǎn)需多長(zhǎng)時(shí)間完成和完成后下步工作節(jié)點(diǎn)在哪里。這樣才能做到事半功倍！
所以身為項(xiàng)目經(jīng)理一定要知道項(xiàng)目管理這八大會(huì)議流程，認(rèn)真思考、做好管理和項(xiàng)目。
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì) initiatingmeeting
1、召開(kāi)時(shí)間：?jiǎn)?dòng)階段結(jié)束時(shí)召開(kāi)的會(huì)議;
2、主要任務(wù)：發(fā)布項(xiàng)目章程，并任命項(xiàng)目經(jīng)理，賦予項(xiàng)目經(jīng)理動(dòng)用組織資源的權(quán)力;
3、注意事項(xiàng)：
(1)會(huì)議召開(kāi)前已經(jīng)對(duì)相關(guān)方進(jìn)行了識(shí)別，已經(jīng)有了相關(guān)方登記冊(cè)與相關(guān)方管理策略。此時(shí)應(yīng)當(dāng)讓各方相關(guān)方進(jìn)行認(rèn)識(shí)和會(huì)面，讓客戶(hù)方領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)信息化推動(dòng)的決心，向項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組成員進(jìn)行授權(quán)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，讓客戶(hù)方從上到下達(dá)成一種共識(shí)，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)日后開(kāi)展相關(guān)的工作掃除障礙。
(2)啟動(dòng)會(huì)召開(kāi)時(shí)已經(jīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了初步規(guī)劃與識(shí)別(風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別);
(3)項(xiàng)目經(jīng)理要向相關(guān)方匯報(bào)項(xiàng)目計(jì)劃，但此時(shí)的計(jì)劃是非常粗略的計(jì)劃，不能用于指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行。用于指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行的項(xiàng)目管理計(jì)劃需要滾動(dòng)式規(guī)劃漸進(jìn)明細(xì)，通過(guò)制定項(xiàng)目管理計(jì)劃過(guò)程組才能得到真正的項(xiàng)目管理計(jì)劃。
項(xiàng)目開(kāi)踢會(huì)議 kick-offmeeting
1、召開(kāi)時(shí)間：規(guī)劃階段結(jié)束召開(kāi)的會(huì)議。
2、會(huì)議目的：
(1)正式批準(zhǔn)綜合性項(xiàng)目計(jì)劃，并在干系人之間達(dá)成共識(shí)。
(2)落實(shí)具體項(xiàng)目工作，為進(jìn)入項(xiàng)目執(zhí)行階段做準(zhǔn)備。
3、已做事項(xiàng)：開(kāi)踢會(huì)議召開(kāi)前，通常已經(jīng)確定了項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)，并已經(jīng)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的角色與職責(zé)進(jìn)行定義。
4、已有文件：此時(shí)用于指導(dǎo)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理計(jì)劃已經(jīng)制定出來(lái)，已經(jīng)有了項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、范圍基準(zhǔn)、各分項(xiàng)管理計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)等文件。因此，在開(kāi)踢會(huì)議中，通常需要對(duì)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，并在干系人之間達(dá)成共識(shí)。
焦點(diǎn)小組會(huì)議
焦點(diǎn)小組會(huì)議：是把預(yù)先選定的相關(guān)方和主題專(zhuān)家集中在一起，了解他們對(duì)所提議產(chǎn)品、服務(wù)或成果的期望和態(tài)度。由一位受過(guò)訓(xùn)練的主持人引導(dǎo)大家進(jìn)行互動(dòng)式討論。焦點(diǎn)小組會(huì)議往往比“一對(duì)一"的訪(fǎng)談更熱烈。
引導(dǎo)式研討會(huì)
引導(dǎo)式研討會(huì)：通過(guò)邀請(qǐng)主要的跨職能相關(guān)方一起參加會(huì)議，引導(dǎo)式研討會(huì)對(duì)產(chǎn)品需求進(jìn)行集中討論與定義。研討會(huì)是快速定義跨職能需求和協(xié)調(diào)相關(guān)方差異的重要技術(shù)。由于群體互動(dòng)的特點(diǎn)，被有效引導(dǎo)的研討會(huì)有助于建立信任、促進(jìn)關(guān)系、改善溝通，從而有利于參加者達(dá)成一致意見(jiàn)。該技術(shù)的另一好處是，能夠比單項(xiàng)會(huì)議更快地發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。
引導(dǎo)式研討會(huì)有兩種方式：在軟件業(yè)用“聯(lián)合應(yīng)用開(kāi)發(fā)(JAD)"，注重把用戶(hù)和開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)集中在一起，來(lái)共同改進(jìn)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程。在制造行業(yè)，則使用“質(zhì)量功能展開(kāi)(QFD)"，來(lái)幫助確定新產(chǎn)品的關(guān)鍵特征，最終得到功能排序。QFD 從收集客戶(hù)需求(又稱(chēng)“顧客聲音")開(kāi)始，然后客觀地對(duì)這些需求進(jìn)行分類(lèi)和排序，并為實(shí)現(xiàn)這些需求而設(shè)置目標(biāo)。
焦點(diǎn)小組會(huì)議和引導(dǎo)式研討會(huì)區(qū)別：
(1)二者形式非常相似形式，根本區(qū)別就在于參加引導(dǎo)式研討會(huì)的成