驗(yàn)收是每個項目最重要的環(huán)節(jié)，也是每個項目經(jīng)理最關(guān)心和重視的活動。驗(yàn)收順利通過不僅關(guān)系到項目目標(biāo)的最終達(dá)成，而且是項目回款、提升客戶及團(tuán)隊滿意度等活動的關(guān)鍵條件。
俗話說，行百里者半九十。按照項目生命周期階段劃分，驗(yàn)收處于項目收尾階段，但是很多項目經(jīng)理都有這樣的體會：看似曙光就在眼前，實(shí)則刀光劍影，步步驚心！可見，驗(yàn)收順利通過不容易，項目經(jīng)理需要做好充分的準(zhǔn)備。
驗(yàn)收不通過的常見問題
驗(yàn)收環(huán)節(jié)常見的問題有：驗(yàn)收不能按時啟動；對驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生分歧；驗(yàn)收過程中出現(xiàn)變更；驗(yàn)收中出現(xiàn)不滿足標(biāo)準(zhǔn)的問題、缺陷等。只要有這樣的事件發(fā)生，就會嚴(yán)重影響驗(yàn)收的正常進(jìn)行，給項目的順利收尾造成威脅。
怎樣才能讓重要的驗(yàn)收盡可能躲開這些“陷阱”呢？項目經(jīng)理可以有哪些更主動的作為呢？以下是確保驗(yàn)收順利通過的一些技巧，可供項目經(jīng)理參考。
驗(yàn)收順利通過需要主動作為
驗(yàn)收需要盡早啟動
項目驗(yàn)收什么時候開始最合適？很多項目經(jīng)理認(rèn)為項目成果已完成，項目臨近收尾，接下來就可以啟動驗(yàn)收。而根據(jù)《項目管理知識體系指南》的觀點(diǎn)，驗(yàn)收要盡早開始，甚至在項目剛剛啟動的時候，就要開始著手準(zhǔn)備驗(yàn)收。可能有人覺得奇怪，項目還沒有充分開展，甚至連中間成果都還沒有，這個時候就要開始驗(yàn)收嗎？有什么可驗(yàn)的呢？
事實(shí)上，我們所說的“驗(yàn)收”，并不僅僅包括針對項目最終成果的技術(shù)性檢驗(yàn)，它作為項目生命周期的一個重要階段的活動，也可以把他看作一個相對獨(dú)立的、完整的“小項目”。驗(yàn)收作為一個小項目，就少不了啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾，在每個環(huán)節(jié)中，都有明確、具體的工作需要認(rèn)真完成。
驗(yàn)收剛剛啟動，項目經(jīng)理就要確定明確的驗(yàn)收目標(biāo)：什么時間開始、什么時間必須完成，將這一目標(biāo)作為整體項目目標(biāo)的一部分，作為編制計劃、實(shí)施和管理項目工作的依據(jù)之一。
盡早識別出對驗(yàn)收有重大影響的重要相關(guān)方
這是驗(yàn)收要盡早開始的具體活動之一。雖然驗(yàn)收是技術(shù)性的檢測，但其中一定少不了人的主觀因素的影響。哪些人的利益會因?yàn)轫椖框?yàn)收而得到滿足？哪些人的利益會因?yàn)轫椖框?yàn)收而受到損害？
以IT項目為例，如計劃部、建設(shè)部等部門，隨著項目的驗(yàn)收，自己對新系統(tǒng)建設(shè)的責(zé)任也隨之結(jié)束，而運(yùn)維部、技術(shù)部等部門，項目驗(yàn)收就意味著他們又將增加新的工作責(zé)任。因此，在驗(yàn)收中他們提出的問題最多、要求最嚴(yán)格，這其中的利益影響不言而喻。所以，盡早識別出對驗(yàn)收有直接利益關(guān)系和重大影響的重要相關(guān)方，并及時采取有效措施，對于確保項目驗(yàn)收順利通過將起到舉足輕重的作用。
出于各方利益考慮，有些項目即使已經(jīng)進(jìn)入正式驗(yàn)收，客戶依然有可能針對成果的功能、性能繼續(xù)提出新的要求，顯然這也會給正常的驗(yàn)收帶來阻礙。實(shí)際上，越是競爭激烈的行業(yè)、領(lǐng)域，這種情況越是普遍。
被客戶牽著鼻子走確實(shí)很被動，但在特定的環(huán)境下，又確實(shí)難以做到一切都循規(guī)蹈矩，就像有人總結(jié)的：客戶虐我千百遍，我待客戶如初戀！在面對強(qiáng)勢客戶的時候，更應(yīng)該協(xié)調(diào)多方面的資源、力量，共同投入驗(yàn)收中。必要時，研發(fā)部門、市場部門和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)該加入項目驗(yàn)收中來。
盡早制定項目驗(yàn)收規(guī)范
盡早制定驗(yàn)收規(guī)范，并得到確認(rèn)和批準(zhǔn)， 這是驗(yàn)收要盡早開始的具體活動之二。既然驗(yàn)收是針對項目成果的技術(shù)性檢驗(yàn)，一定少不了具體的檢驗(yàn)測試規(guī)范。這個規(guī)范不一定是項目團(tuán)隊來確定，也不一定是客戶方確定。最常見的，可能是由雙方協(xié)商來確定。但如果項目經(jīng)理和團(tuán)隊能盡早制定出項目的驗(yàn)收規(guī)范，將在最終確定標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)商中爭取更主動的地位。
驗(yàn)收規(guī)范必須要得到客