一個新項目從啟動到結(jié)束，項目經(jīng)理有90%時間花在溝通協(xié)調(diào)上，這不是夸張。溝通是項目和項目管理的一個關(guān)鍵和必不可少的部分，是一個項目經(jīng)理必須確保有效功能的系統(tǒng)。
溝通，最重要的是“有效”。搭建一個有效溝通系統(tǒng)，對一個項目的重要性來說，怎么強調(diào)都不為過;甚至我們認(rèn)為，缺乏有效的溝通是項目經(jīng)理可能犯的最大錯誤。由于缺乏有效的溝通，很可能會造成項目拖延，低效，士氣低落，矛盾重重，導(dǎo)致項目無法實現(xiàn)目標(biāo)。為此，項目在啟動之時，就要識別溝通對象和目的，做好溝通計劃，創(chuàng)建溝通系統(tǒng)。
1、什么是溝通?
有這樣一個笑話：
一個新兵隊伍在夜間行軍，走在最前面的連長要向后面?zhèn)鬟_命令：“拉開距離”。行軍途中傳達命令是每一個戰(zhàn)士向身后的一個戰(zhàn)士傳達，并同時執(zhí)行命令。直至傳達到最后一個人。
不巧的是，隊伍中天南海北的人都有，口音自然也是天南海北。很快，這個傳達的命令就變了形，到最后一名新兵時變成了“拉頭巨驢”。這名新兵看著前不著村后不著店的黑夜，不知所措，直接跑步到了連長那里，才發(fā)現(xiàn)命令傳達錯誤。
這個笑話如果發(fā)生在真實的戰(zhàn)場上，不知道會造成多少損失。這就是溝通錯誤的后果。
2、溝通的5個正確
項目中經(jīng)常需要對事件的處理方式方法、時間、責(zé)任、效果等等進行溝通，項目經(jīng)理必須確保每一個人都要充分接受和理解信息。掌握了什么是溝通的“5個正確”，有助于項目經(jīng)理提高溝通效率，獲得更多利益相關(guān)方的支持，達到溝通目的和效果。因此，溝通就要做到5個正確：
讓正確的人，在正確的時間、正確的地點，以正確的形式，獲得正確的信息。
缺少任何一個“正確”，溝通的效果都不會是100%。如果溝通的對象無法獲得正確的信息，自然會影響行動步驟。要做到5個正確，就必須做好溝通計劃。
正確的人：傳遞信息的人是不是得到授權(quán)，有權(quán)傳遞的人?接收信息的人，是不是得到授權(quán)，有權(quán)接收的人?有沒有考量授權(quán)的準(zhǔn)確性和合理性?
正確的時間：如果你嘗試在夜半三更時分發(fā)出一份非緊急或者非預(yù)約的報告，很可能會給接收者造成“多余”的印象。在截止時間前三分鐘，提交一份需要仔細(xì)推敲的報告，也是自取不信任票。給別人留出一點充分的時間去思考，好過把時間都留給自己去思考。
正確的地點：在正式的辦公場合或者非正式的辦公場合提交一份信息，這取決于信息本身的情況。傾向于在辦公場合傳遞信息，可能會更加直觀。郵件也是一種網(wǎng)絡(luò)地點，必要的郵件是一種傳遞記錄。
正確的信息：信息的正確性是最重要的環(huán)節(jié)，要想做出客觀的判斷，必須依賴于信息的正確性，要講求“證據(jù)鏈”。道聽途說的消息，一定要經(jīng)過驗證真?zhèn)魏蟛拍苁褂谩?/span>
正確的形式：書面、口頭、郵件、微信等多種傳遞形式，取決于傳遞信息的目的和渠道。例如一個文檔管理良好的公司會傾向于書面、郵件等形式傳遞信息。有的公司或者項目習(xí)慣于多渠道、多人參與的郵件群或者工作群。有的公司或者項目習(xí)慣于一對一溝通，因情況而異。