工作效率高的PM們都知道，時間是一項限制因素，而且任何工作產(chǎn)出的最終成果，都會受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源就是時間。但人們卻往往最不善于管理自己的時間。
作為一個分秒必爭的PM，你的時間都去哪兒了?如何做好自己的時間分配呢?
第一步：記錄其時間耗用的實際情形
事實上，許多高效率的pm都經(jīng)常保持這樣的一份時間記錄，每月定期拿出來檢討。至少，這些pm往往以連續(xù)三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本，便能自行檢討了。
半年之后，你就會發(fā)現(xiàn)自己的時間耗用得很亂，浪費在種種無謂的小事上。經(jīng)過練習(xí)，你在時間的利用上必有進(jìn)步。但是管理時間必須持之以恒，才能避免再回到浪費的狀態(tài)上去。
第二步：做有系統(tǒng)的時間管理
我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費時間的活動找出來，盡可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列三個問題。
1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間，無助于成果。
將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：“這件事如果不做，會有什么后果?”如果認(rèn)為“不會有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。
然而許多大忙人，天天在做一些自己覺得難以割舍的事，比如參加酒局、重復(fù)開會、寫各種無意義的報表PPT之類，不知占去了多少有效的工作時間。其實，對付這類事情，只要審度一下對于項目有無貢獻(xiàn)，對于本人有無貢獻(xiàn)，或是對于對方的組織有無貢獻(xiàn)。如果都沒有，只要謝絕就得了。
2.第二個該問的問題是：時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果?
只要翻閱一下時間記錄，你就能立刻發(fā)現(xiàn)自己的時間大部分都用在不必要的事上了，而對于確屬重要的事、自己希望做的事和已經(jīng)承諾過的事，卻沒有時間來處理。如果你真想高效工作，只要將可由別人做的事交給別人即可。
3.還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者是否了浪費別人的時間?
這種現(xiàn)象并不明顯，但有一個簡單方法可以診斷出來：去問問你的下屬。
這時你要放低姿態(tài)，并且誠懇地問你的下屬：“請你回想一下，我常做哪些浪費你的時間而又不不利于項目交付的事情?”問這樣的問題，而且問得對方敢說真心話，才算是一次有效的上下溝通。。
許多項目經(jīng)理都意識到了自己做的哪些事情會浪費別人的時間，然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大，造成錯誤。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補。
事實上，一個項目經(jīng)理大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風(fēng)險。當(dāng)你能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作時，你的項目進(jìn)度自然就有了保障。