工作效率高的PM們都知道，時(shí)間是一項(xiàng)限制因素，而且任何工作產(chǎn)出的最終成果，都會(huì)受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源就是時(shí)間。但人們卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。
作為一個(gè)分秒必爭(zhēng)的PM，你的時(shí)間都去哪兒了?如何做好自己的時(shí)間分配呢?
第一步：記錄其時(shí)間耗用的實(shí)際情形
事實(shí)上，許多高效率的pm都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄，每月定期拿出來(lái)檢討。至少，這些pm往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了時(shí)間耗用的記錄樣本，便能自行檢討了。
半年之后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用得很亂，浪費(fèi)在種種無(wú)謂的小事上。經(jīng)過(guò)練習(xí)，你在時(shí)間的利用上必有進(jìn)步。但是管理時(shí)間必須持之以恒，才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)上去。
第二步：做有系統(tǒng)的時(shí)間管理
我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái)，盡可能將這類活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步，可以試問(wèn)自己下列三個(gè)問(wèn)題。
1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，無(wú)助于成果。
將時(shí)間記錄拿出來(lái)，逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問(wèn)：“這件事如果不做，會(huì)有什么后果?”如果認(rèn)為“不會(huì)有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。
然而許多大忙人，天天在做一些自己覺(jué)得難以割舍的事，比如參加酒局、重復(fù)開(kāi)會(huì)、寫各種無(wú)意義的報(bào)表PPT之類，不知占去了多少有效的工作時(shí)間。其實(shí)，對(duì)付這類事情，只要審度一下對(duì)于項(xiàng)目有無(wú)貢獻(xiàn)，對(duì)于本人有無(wú)貢獻(xiàn)，或是對(duì)于對(duì)方的組織有無(wú)貢獻(xiàn)。如果都沒(méi)有，只要謝絕就得了。
2.第二個(gè)該問(wèn)的問(wèn)題是：時(shí)間記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果?
只要翻閱一下時(shí)間記錄，你就能立刻發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間大部分都用在不必要的事上了，而對(duì)于確屬重要的事、自己希望做的事和已經(jīng)承諾過(guò)的事，卻沒(méi)有時(shí)間來(lái)處理。如果你真想高效工作，只要將可由別人做的事交給別人即可。
3.還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者是否了浪費(fèi)別人的時(shí)間?
這種現(xiàn)象并不明顯，但有一個(gè)簡(jiǎn)單方法可以診斷出來(lái)：去問(wèn)問(wèn)你的下屬。
這時(shí)你要放低姿態(tài)，并且誠(chéng)懇地問(wèn)你的下屬：“請(qǐng)你回想一下，我常做哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又不不利于項(xiàng)目交付的事情?”問(wèn)這樣的問(wèn)題，而且問(wèn)得對(duì)方敢說(shuō)真心話，才算是一次有效的上下溝通。。
許多項(xiàng)目經(jīng)理都意識(shí)到了自己做的哪些事情會(huì)浪費(fèi)別人的時(shí)間，然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問(wèn)題。他們怕因小失大，造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤，也能很快彌補(bǔ)。
事實(shí)上，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)你能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作時(shí)，你的項(xiàng)目進(jìn)度自然就有了保障。