責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分解結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個人責(zé)任方法。制定責(zé)任矩陣的主要作用是將工作分配給每一個成員后，通過責(zé)任矩陣可以清楚地看出每一個成員在項(xiàng)目執(zhí)行過程中所承擔(dān)的責(zé)任。這是在項(xiàng)目管理中一個十分重要的工具，因?yàn)樗麖?qiáng)調(diào)每一項(xiàng)工作細(xì)目由誰負(fù)責(zé)，并表明每個人的角色在整個項(xiàng)目中的地位。
首先，為什么使用責(zé)任矩陣
項(xiàng)目需要完成的任務(wù)往往千頭萬緒，參與項(xiàng)目的部門與個人又五花八門，為此需要一種手段將任務(wù)落實(shí)到相應(yīng)的人頭上，確保每個任務(wù)都有相應(yīng)的人員去負(fù)責(zé)和完成，這便是人員分工。責(zé)任矩陣(Responsibility Matrix, RM)就是一種將工作任務(wù)分配、落實(shí)到項(xiàng)目執(zhí)行組織的相關(guān)職能部門或個人，并明確表示出其角色、職責(zé)和工作關(guān)系的矩陣圖形。它以項(xiàng)目的工作任務(wù)為行，以組織單元(部門或個人)為列，用字母或特定的符號表示相關(guān)部門或個人在不同工作任務(wù)中的角色或職責(zé)，簡潔明確地顯示出項(xiàng)目人員的分工情況。通過責(zé)任矩陣，項(xiàng)目的各項(xiàng)工作都能落實(shí)到具體的責(zé)任人，確保項(xiàng)目因崗設(shè)人，人人有事做，事事有人負(fù)責(zé)，從而避免責(zé)任不清而出現(xiàn)的無人負(fù)責(zé)、推諉扯皮的現(xiàn)象。
其次，責(zé)任矩陣有哪些作用
(1) 將項(xiàng)目的具體任務(wù)分配、落實(shí)到相關(guān)的人員或職能部門，使項(xiàng)目的人員分工一目了然，每個成員都能明確各自的職責(zé);
(2) 清楚地顯示出項(xiàng)目執(zhí)行組織各部門或個人之間的角色、職責(zé)和相互關(guān)系，避免責(zé)任不清而出現(xiàn)的推諉、扯皮現(xiàn)象;
(3) 可以充分考慮任務(wù)執(zhí)行人員的工作經(jīng)驗(yàn)、教育背景、職業(yè)資格、興趣愛好、年齡性別等特征進(jìn)行分工，確保最適當(dāng)?shù)娜巳プ鲎钸m當(dāng)?shù)氖?，從而提高工作和?xiàng)目管理的效率;
(4) 有利于項(xiàng)目經(jīng)理從宏觀上看清任務(wù)的分配是否平衡、適當(dāng)，以便進(jìn)行必要的調(diào)整和優(yōu)化，確保項(xiàng)目人力資源得到充分、有效的使用;
(5) 確保項(xiàng)目因崗設(shè)人，機(jī)構(gòu)精煉;
(6) 便于就人員分工情況與項(xiàng)目利益相關(guān)者進(jìn)行溝通，使大家都知道各自的角色與職責(zé)，并且達(dá)成共識。
然后，責(zé)任矩陣怎么用
(1) 召集項(xiàng)目小組成員運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法或工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)等工具列出需要完成的項(xiàng)目任務(wù)，如果已經(jīng)有了項(xiàng)目的WBS，則可以直接用WBS中的工作包。注意要盡可能把任務(wù)分解到可由一個人單獨(dú)完成，完成這項(xiàng)工作可以有且只能有一個交付結(jié)果，任務(wù)分解不徹底難以落實(shí)到人頭上，或者可能導(dǎo)致人員分工出現(xiàn)混亂的情況。
(2) 列出參與項(xiàng)目管理以及負(fù)責(zé)執(zhí)行項(xiàng)目任務(wù)的個人或職能部門名稱，并且搞清楚這些人員的教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、性格特征以及能夠用在項(xiàng)目上的工作時(shí)間情況，以便在分工時(shí)予以考慮。
(3) 以工作任務(wù)為行，以執(zhí)行工作任務(wù)的個人或部門為列，畫出相互關(guān)系矩陣圖。
(4) 在矩陣圖的行與列交叉窗口里，用字母、符號或數(shù)字顯示任務(wù)與執(zhí)行者的責(zé)任關(guān)系，任務(wù)執(zhí)行者在項(xiàng)目管理中通常有三種角色和職責(zé)——直接責(zé)任、參與以及審批，用字母表示為A——審批，R——直接責(zé)任，I——參與。
(5) 將責(zé)任矩陣與相關(guān)的職能部門經(jīng)理溝通，讓職能部門經(jīng)理清楚他們部門的人員在項(xiàng)目中承擔(dān)的工作任務(wù)和職責(zé)，以及項(xiàng)目對這些工作任務(wù)的要求，以便最大程度地得到職能部門的支持。
(6) 將責(zé)任矩陣與項(xiàng)目成員溝通，讓每個人都明白自己在項(xiàng)目中的任務(wù)和要求，確保他們明確各
自的角色和承擔(dān)的責(zé)任，獲取他們的承諾，從而確保項(xiàng)目各項(xiàng)任務(wù)的完成。
(7) 檢查各個部門或人員的任務(wù)分配是否均衡、適當(dāng)，是否有過度分配或者分配不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，如有必要則做進(jìn)一步的調(diào)整和優(yōu)化。