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為什么重視項目收尾管理工作?

2020/7/10 22:10:10 |  1078次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

項目收尾管理(Project Closing Management)是項目管理過程的最后階段,當項目的階段目標或最終目標已經(jīng)實現(xiàn),或者項目的目標不可能實現(xiàn)時,項目就進入了收尾工作過程。由于項目收尾是一項不但煩瑣,而且費力費時的工作,很容易被人們忽略,因此,我們必須關(guān)注項目收尾管理工作。一旦客戶批準了項目團隊提交的最終可交付成果,就可以開始項目收尾工作。只有通過項目收尾這個工作過程,項目才有可能正式投入使用,才有可能生產(chǎn)出預(yù)定的產(chǎn)品或服務(wù),項目利害關(guān)系者也才有可能終止他們?yōu)橥瓿身椖克袚呢熑魏土x務(wù),因而從項目中獲益。項目收尾階段包括竣工收尾、驗收、結(jié)算、決算、回訪保修、管理考核評價等方面的管理工作。

  在實際項目管理中,項目管理收尾過程和工作往往不被大家重視。有時因為項目任務(wù)繁重,項目組為了按時完成任務(wù)而忙于埋頭趕工,或一大堆的問題急需解決,項目經(jīng)理干脆就把該項工作忽略了。

  項目的收尾工作在項目執(zhí)行期間是一個不斷進行的過程,階段管理收尾工作是使一個項目成功的重要管理手段,它和項目的其他工作和任務(wù)一樣,應(yīng)該納入項目計劃并按計劃落實。階段管理收尾工作的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個方面:

  (1)階段管理收尾是項目的重要評審點

  項目經(jīng)理如何評定自己手頭項目當前的績效?實際上,這一工作就是通過這些事先安排好的收尾管理工作,收集項目的最新信息和數(shù)據(jù),并將這些數(shù)據(jù)與項目計劃進行比較,來判定項目的績效,進度是提前了還是落后了,費用是有節(jié)余還是超支了,質(zhì)量是否符合要求,項目工作是否都是按計劃進行,客戶對項目工作滿意嗎?同時項目經(jīng)理也是通過項目管理收尾來預(yù)測項目的完工績效,及時發(fā)現(xiàn)項目存在或潛在的問題,以便近早采取糾正措施。這就好比你正在和朋友一起快樂地長途旅行,每到一個城市,除了觀光外,總會抽些時間看一下計劃,走了哪些地方,還有哪些地方要去,時間是否來得及,已經(jīng)用了多少錢,還剩多少錢,還要花多少錢,有沒有經(jīng)驗和教訓(xùn)值得借鑒等,否則,走到哪算哪,不是因假期結(jié)束行程不得不半途而廢,就是中途“彈盡糧絕”。

  (2)階段管理收尾是與客戶進行溝通的好時機

  一個階段的項目工作完成后,與客戶一同就前一段時間的工作進行總結(jié)是十分必要的。這樣既可以及時了解客戶對項目工作的滿意程度,同時又有些因工作繁忙未能及時簽署的文件,也盡可能找客戶給予簽字確認。否則,時間一長,你可能找不到一個合適的客戶幫你簽這個字了。只有雙方當時簽字的文字記錄才是最有用的東西。

  (3)階段管理收尾為項目最終收尾提供最基本的數(shù)據(jù)

這一點是不言而喻的,只有階段管理收尾提供的數(shù)據(jù)越真實、準確,才能在項目最終收尾時客觀評定項目的最終績效,總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)才有借鑒的意義。

  (4)階段管理收尾是收集、整理、保存項目記錄最好的時機

  一個項目階段的工作剛剛完成,項目成員手頭都留有的工作記錄,收集起來是非常容易的。時間久了,有些項目成員可能去了其他項目組,有些可能離職了,到那時去收集,有些記錄可能就永遠也找不到了。建議事先列一個項目記錄存檔清單,在項目每一個階段記錄哪些工作需要收集、整理和保存,由誰提供,什么時候提供,文檔記錄格式和要求等,并告知相關(guān)項目成員,除了完成項目工作以外,向項目經(jīng)理及時提供準確的工作記錄也是一項非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄,項目經(jīng)理最好要客戶簽收,同時一定要自己留一份在手頭備案。好多項目歷時幾年的時

間,現(xiàn)在的項目經(jīng)理可能是第三任、第四任項目經(jīng)理了,客戶的工程主管都換了好幾位,這個時候靠什么?無非就是白紙黑字的記錄了。作為一個稱職的項目經(jīng)理,一定要為項目做好并保存好記錄,如因工作需要不能把這個項目做完,一定要做好文件記錄的移交工作。


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