當(dāng)項目經(jīng)理接手一個項目的時候，首先要做的是做一個項目的日程安排是必須的，不要被項目管理所誘惑馬上進(jìn)行工作又或者對任務(wù)進(jìn)行隨意安排，因為這是決定項目是否成功完成的最重要任務(wù)之一。
下面給出這6個步驟，可以幫助項目經(jīng)理創(chuàng)建一個成功的項目日程計劃表。
1、考慮到所有的團(tuán)隊成員
讓項目中的團(tuán)隊成員參與到項目時間計劃表的討論中會更加有效，因為這將確保所有項目成員的權(quán)益。一人計短二人計長，項目經(jīng)理通過這種方式可以避免出現(xiàn)考慮問題不到位的情況，以及對計劃中出現(xiàn)的可能問題進(jìn)行偏差糾正。
2、面面俱到的項目范圍
從項目章程到項目的范圍說明，項目經(jīng)理要確保客戶以及主要利益相關(guān)者的每個請求都包括在內(nèi)，形成一個所有的活動列表是一個好辦法，通過看各項任務(wù)活動以及相互依賴的順序，基本上就可以初步搭建出一個日程計劃的框架，建議先從最困難或最重要的任務(wù)開始做起。
3、創(chuàng)建里程碑
當(dāng)項目中從開始到完成階段性工作的時候，在完成的點設(shè)置成為一個里程碑，這樣就提供了很大的機(jī)會來檢查項目是否在按照正常的軌道進(jìn)行，以及是如何進(jìn)行的。通過創(chuàng)建項目里程碑，可以讓項目團(tuán)隊成員始終保持專注和對階段性任務(wù)完成的積極性。
4、花點時間去做時間評估
雖然在做日程計劃的時候，對于任務(wù)的時間分配最好的方式是參考?xì)v史信息或者其他人的經(jīng)驗，這也是為什么把創(chuàng)建項目日程計劃作一項重要任務(wù)的原因所在，沒有對時間進(jìn)行評估，就無法進(jìn)行下一步的動作。
當(dāng)通過團(tuán)隊成員內(nèi)部討論達(dá)成共識后，就會根據(jù)進(jìn)度進(jìn)行任務(wù)分解和資源投入，后續(xù)想要進(jìn)行更改將會是一個艱難的挑戰(zhàn)，所以一定要在前期把時間評估正確。
5、分配任務(wù)給團(tuán)隊成員
現(xiàn)在已經(jīng)完成了日程計劃表的定制，該是給項目團(tuán)隊成員分配任務(wù)。不要指望項目成員100%的生產(chǎn)率，任務(wù)也不會從分配下去對方就能一直完成的，項目成員總是會被文書工作、會議、臨時性的溝通打斷，這些都需要額外的時間，所以最好把它們包含在你的進(jìn)度估算中。
一旦項目成員被分配任務(wù)，那么整個日程安排就應(yīng)該進(jìn)行審查看是否存在沖突，這也確保了每個成員希望按照個人的情況來實現(xiàn)在這個項目的動機(jī)和目標(biāo)。
6、預(yù)見時間和項目范圍的變化
不管項目最初是如何精心的創(chuàng)建項目范圍以及確定項目的起始時間和結(jié)束時間，這些都是基于安全的假設(shè)和規(guī)范的操作。
但在實際過程中，項目前進(jìn)的道路會出現(xiàn)令人猝不及防的變化，為了適應(yīng)這些變化，明智的做法是留出一些額外的時間，這樣在項目到達(dá)截止日期前會有一定的緩沖余地。