引言
工作也有節(jié)奏？是的。如果沒(méi)有個(gè)人的工作節(jié)奏，在工作中總是被中斷或者打擾，你每天的有效工作時(shí)間會(huì)被嚴(yán)重壓縮，最終導(dǎo)致你的項(xiàng)目任務(wù)無(wú)法及時(shí)完成。那么如何誰(shuí)定一個(gè)適合自己的工作節(jié)奏呢？大家可以參考一下華為的做法。
工作任務(wù)的落實(shí)要依循自己特有的韻律，有條不紊地開(kāi)展。如果在工作過(guò)程中受到外界的打擾，工作效率自然也會(huì)受到嚴(yán)重的影響。
日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出:“人們一般每8分鐘會(huì)受到1次打擾，每小時(shí)大約7次，或者說(shuō)每天50～60次。平均每次打擾持續(xù)大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約占總工作時(shí)間的50％。其中80％（約3小時(shí)）的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)，人被打擾后重拾原來(lái)的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)”根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7％。
可見(jiàn)，打擾的確是時(shí)間的第一大盜，也是工作效率低下的重要原因。因此，項(xiàng)目經(jīng)理想要讓項(xiàng)目工作如期完成，有責(zé)任幫助項(xiàng)目成員掌握一些方法來(lái)保持比較和諧的工作韻律，減少外界的干擾。不過(guò)，項(xiàng)目經(jīng)理首先要讓項(xiàng)目成員確認(rèn)自己的工作是否有韻律感。
華為研發(fā)小組組長(zhǎng)李華生的做法
下面，我們來(lái)看華為某研發(fā)小組組長(zhǎng)李華生（化名）是如何確認(rèn)自己的工作韻律的。
李華生在時(shí)間安排表上加入了3列內(nèi)容，標(biāo)注自己未完成工作的原因是否是因?yàn)楸淮驍_。他通過(guò)對(duì)日常工作計(jì)劃落實(shí)情況的考核，明確自己在工作中被打擾的時(shí)間長(zhǎng)度和原因。
李華生找出最常被打擾的時(shí)間段，并回憶了當(dāng)時(shí)同事打擾他的理由。從表上來(lái)看，他在上午9時(shí)到10時(shí)之間被打擾的原因是任務(wù)咨詢14時(shí)到15時(shí)30分之間被打擾，被打擾的原因是請(qǐng)求幫助。由于被打擾，李華生全天都在緊鑼密鼓地工作，但完成任務(wù)的總時(shí)間仍然延長(zhǎng)了1小時(shí)20分鐘。
李華生以全天的工作計(jì)劃與實(shí)際完成時(shí)間為參照，比較全天被打擾的次數(shù)和每次被打擾的時(shí)間長(zhǎng)度。如果被打擾的次數(shù)超過(guò)6次或單次被打擾的時(shí)間超過(guò)20分鐘，工作進(jìn)度被延遲10％以上，即可判定工作韻律被打亂根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，李華生判定自己工作缺少韻律感。
最后，李華生分析了工作韻律被破壞的原因：不喜歡得罪他人、喜歡參與每一件事、習(xí)慣于接受他人的咨詢、別人經(jīng)常來(lái)咨詢意見(jiàn)讓自己感到自己很重要、不善于結(jié)束他人的來(lái)訪、喜歡不斷地和他人交談，等等。
李華生經(jīng)過(guò)客觀分析，發(fā)現(xiàn)自己早已習(xí)慣于接受他人的咨詢并且在此過(guò)程中感受到了自己的重要性。而這個(gè)“習(xí)慣”卻消耗了大量時(shí)間，導(dǎo)致其部分工作計(jì)劃延遲甚至被取消。
因此，確認(rèn)自己的工作是否有韻律對(duì)建立和諧的工作韻律十分重要不過(guò)，雖然項(xiàng)目成員知道如何來(lái)確認(rèn)工作是否有韻律感，但是辦公室的打擾（電話、來(lái)訪、郵件等）不可避免。很多人意識(shí)到了這點(diǎn)，也想出了很多應(yīng)對(duì)打擾的方法，全面出擊、消極應(yīng)付或是視而不見(jiàn)。結(jié)果，全面出擊的人最終會(huì)變得疲勞不堪，消極應(yīng)對(duì)和視而不見(jiàn)的人最終會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤那么，什么方法最可取呢？最有效的策略自然是根據(jù)自己的實(shí)際情況和預(yù)期目標(biāo)，形成更為和諧的工作韻律，并采取各種方法將被打擾的時(shí)間縮，使其負(fù)面影響減至最少。
時(shí)間管理培訓(xùn)師的建議