變更是無法避免的，“項(xiàng)目一旦啟動(dòng)，變更也就隨之而來?！弊鳛橐粋€(gè)合格的項(xiàng)目經(jīng)理，我們應(yīng)該有有效的方法來管理項(xiàng)目變更。
先來看一個(gè)小案例：
A公司正在實(shí)施一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目，該項(xiàng)目包括人事行政部、信息部、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部等多個(gè)部門人員。
系統(tǒng)采取外包的形式，雇傭了某知名軟件B公司的10名開發(fā)人員。
系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，出現(xiàn)了下述情況：A公司一個(gè)系統(tǒng)的用戶向他所認(rèn)識(shí)的B公司一個(gè)項(xiàng)目開發(fā)人員抱怨系統(tǒng)軟件中的一項(xiàng)功能問題，并且表示希望能夠進(jìn)行修改。于是，該開發(fā)人員就直接對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行了修改，并告訴A已經(jīng)解決了該項(xiàng)功能問題。
在分析案例的問題前，我們先看看，什么是項(xiàng)目變更。
當(dāng)項(xiàng)目的某些基準(zhǔn)發(fā)生變化時(shí)，項(xiàng)目的質(zhì)量、成本和范圍等隨之發(fā)生變化，為了保證項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，就必須對(duì)項(xiàng)目發(fā)生的各種變化采取必要的應(yīng)變措施，這種行為就是項(xiàng)目變更。
項(xiàng)目變更產(chǎn)生的原因是多樣的。以下是一些常見原因：
(1)項(xiàng)目外部環(huán)境發(fā)生變化;
(2)項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)，項(xiàng)目需求分析不夠周密詳細(xì);
(3)新技術(shù)的出現(xiàn)、設(shè)計(jì)人員提出新的設(shè)計(jì)方案或者新的實(shí)現(xiàn)手段;
(4)建設(shè)單位由于業(yè)務(wù)變化、機(jī)構(gòu)重組等原因造成業(yè)務(wù)流程變化。
(5)其它原因
我們?cè)賮碜屑?xì)分析一下，上面的案例中的做法，會(huì)出現(xiàn)怎么樣的問題。
開發(fā)人員在聽到用戶的口頭抱怨后，就直接對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行了修改，解決用戶的問題，顯然是不符合流程的。下面列舉三條不合理的地方：
首先，開發(fā)人員沒有書面記錄用戶的變更需求，可能會(huì)導(dǎo)致對(duì)系統(tǒng)軟件變更的歷史無法追溯;
其次，沒有認(rèn)真評(píng)估用戶的變更需求是否合理，這樣可能會(huì)導(dǎo)致與項(xiàng)目現(xiàn)有的工作可能不一致，導(dǎo)致影響成本、進(jìn)度或者項(xiàng)目質(zhì)量;
再次，進(jìn)行變更時(shí)，沒有與其他項(xiàng)目相關(guān)成員進(jìn)行溝通，可能會(huì)導(dǎo)致其他項(xiàng)目成員的工作不一致。
那么我們應(yīng)該怎樣來處理項(xiàng)目中出現(xiàn)的變更需求呢?最好的辦法是建立一套正規(guī)的程序?qū)?xiàng)目的變更進(jìn)行有效的控制。
簡單地說，管理變更的程序包括以下幾個(gè)步驟：
(1)識(shí)別變更：分析項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題是否屬于變更需求，區(qū)分是否為變更需求的標(biāo)準(zhǔn)就是，某項(xiàng)工作是否不在項(xiàng)目工作基準(zhǔn)中;
(2)評(píng)價(jià)變更對(duì)項(xiàng)目的影響：如果屬于變更需求，進(jìn)行分析，變更會(huì)對(duì)項(xiàng)目成本、進(jìn)度、質(zhì)量等因素產(chǎn)生哪些影響;
(3)設(shè)計(jì)變更的備選方案：列出幾種可能的變更處理方案，比如說非常緊急的變更需求馬上批準(zhǔn)，而對(duì)項(xiàng)目影響較少的變更可以稍后再處理;
(4)提出變更申請(qǐng)：正式提出書面的變更申請(qǐng)需求;
(5)批準(zhǔn)或否決變更:提交相關(guān)項(xiàng)目管理人員，批準(zhǔn)或者否則項(xiàng)目變更;
(6)追蹤實(shí)施情況:在變更得到批準(zhǔn)后，我們需要要將執(zhí)行情況記錄在案，隨時(shí)跟蹤變更的執(zhí)行情況；
(7)征求項(xiàng)目干系人的意見:所有與變更有關(guān)的項(xiàng)目干系人(注：項(xiàng)目干系人指所有與項(xiàng)目有正面與負(fù)責(zé)利益的人之和)都應(yīng)該參與項(xiàng)目變更。