在項(xiàng)目建設(shè)中，開會(huì)是最有效的溝通方法，解決項(xiàng)目中的諸多問題，能夠明確職責(zé)，統(tǒng)一意見。但是項(xiàng)目經(jīng)理一提開會(huì)就會(huì)讓大家反感，沒有人喜歡開會(huì)，但是開會(huì)卻難以避免，因?yàn)榭赡艽蠹覍﹂_會(huì)的厭倦，并不是針對開會(huì)本身，而是對開會(huì)的形式不太喜歡，因此，項(xiàng)目經(jīng)理最好在組織會(huì)議時(shí)，能夠采用一些行之有效的方法來提高會(huì)議質(zhì)量。
第一，對將要開的會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行判斷，想清楚會(huì)議要解決什么問題，是不是必須開會(huì)，這些問題有沒有別的辦法可以解決，如果有其他解決辦法，那說明這種會(huì)議可開不可開，干脆就不開。
第二，開會(huì)之前首先要制定好會(huì)議制度，明確會(huì)議的時(shí)間，參會(huì)人員的范圍和會(huì)議流程，這樣便于提高會(huì)議的效率。并一貫堅(jiān)持會(huì)議的決策方法：廣泛征求意見、少數(shù)人討論、核心人員決策，不要把參會(huì)人員的范圍擴(kuò)大化。
第三，明確會(huì)議的目的和期望結(jié)果，明確開會(huì)是要解決一些當(dāng)前遇到的問題，還是要集體討論一些想法，還是要化解矛盾和加強(qiáng)溝通。通過這次會(huì)議必須要得到問題的解決方案，還是某種想法，還是信息的同步。
第四，會(huì)議開始之前就提前把本次會(huì)議的資料發(fā)到參會(huì)人員的手里，讓他們盡快閱讀知曉，并且要求他們提前思考自己需要發(fā)表的言論和建議，以便在開會(huì)的時(shí)候大家能夠直截了當(dāng)?shù)剡M(jìn)入主題，節(jié)約會(huì)議的時(shí)間。
第五，對于會(huì)議的場地不必刻意布置，顯得太拘謹(jǐn)不利于參會(huì)人員的身心放松，可以采用其他的開會(huì)形式，比如視頻會(huì)議等，開會(huì)的目的是解決問題，會(huì)議的形式并不重要，達(dá)到目的即可。
第六，項(xiàng)目經(jīng)理作為會(huì)議主持人，勢必要提高自己主持會(huì)議的技巧，能夠?qū)?huì)議節(jié)奏進(jìn)行有效的控制，最好能夠使會(huì)議氣氛輕松和諧，盡量避免爭吵和一些尷尬場面發(fā)生。
第七，會(huì)上要找專人做好會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議結(jié)束之前要對本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，并提煉會(huì)議結(jié)論，將接下來的工作必須完成的時(shí)間、主要責(zé)任人、需要達(dá)到的效果、什么樣的交付物，寫得清清楚楚明明白白，讓所有參會(huì)人員在會(huì)議紀(jì)要后面簽字確認(rèn)。
第八，會(huì)議結(jié)束后要做好后勤保障工作，選擇合適的時(shí)間和合適的地點(diǎn)提供餐飲娛樂活動(dòng)。工作要有張有弛，讓會(huì)議既解決了工作問題，又聯(lián)絡(luò)了人與人之間，部門與部門之間感情。當(dāng)然，如果能不惜成本，大方地邀請甲方人員來一起高興，那就會(huì)達(dá)到更好的效果了。
我認(rèn)為，只要項(xiàng)目經(jīng)理做的以上幾點(diǎn)，就能讓項(xiàng)目組成員不再抵觸開會(huì)，就能把會(huì)議開得更有效果。一個(gè)管理良好的會(huì)議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的努力和對項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時(shí)反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問題機(jī)遇的方式。