特大項(xiàng)目難以按時(shí)、按預(yù)算交付已成為一個(gè)人所共知的老大難問(wèn)題。有估測(cè)表明，90%的特大項(xiàng)目最終都會(huì)超出預(yù)算。
“特大項(xiàng)目”(定義為預(yù)算超過(guò)10億美元的項(xiàng)目)在許多國(guó)家的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中占據(jù)相當(dāng)大的比重。 這里可以舉兩個(gè)突出的例子：一是澳大利亞悉尼歌劇院項(xiàng)目，該歌劇院于1973年投入使用，峻工時(shí)間比原計(jì)劃推遲10年，預(yù)算超支幅度高達(dá)1400%。第二個(gè)例子是美國(guó)波士頓俗稱(chēng)“大挖掘”的“中央動(dòng)脈”隧道項(xiàng)目，先期預(yù)算額26億美元，而實(shí)際成本高達(dá)148億美元。
一般說(shuō)來(lái)，項(xiàng)目規(guī)模越大，復(fù)雜性就越高，而復(fù)雜性可能導(dǎo)致不確定性增加，令人無(wú)法預(yù)見(jiàn)項(xiàng)目一旦開(kāi)始，將會(huì)遇到什么樣的困難、變化和意外機(jī)會(huì)。我們提出管理不確定性的一種方法，就是在項(xiàng)目進(jìn)行的全程中持續(xù)創(chuàng)新。本文的建議普遍適用于一切大型長(zhǎng)期項(xiàng)目，而不僅限于預(yù)算規(guī)模達(dá)到10億美元的項(xiàng)目。具體而言，我們提出以下五條創(chuàng)新原則。
1.評(píng)估過(guò)去有效的管理經(jīng)驗(yàn)
早在希思羅機(jī)場(chǎng)5號(hào)航站樓項(xiàng)目設(shè)計(jì)之初，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就系統(tǒng)地研究了過(guò)去15年間新啟用的每個(gè)國(guó)際機(jī)場(chǎng)，以及過(guò)去10年來(lái)英國(guó)國(guó)內(nèi)每個(gè)造價(jià)超過(guò)10億英鎊的建筑工程。他們從中發(fā)現(xiàn)了一個(gè)主要問(wèn)題：管理方通過(guò)固定價(jià)格承包的方式把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給承包商，導(dǎo)致與承包商之間形成對(duì)抗式關(guān)系。更糟糕的是，這種方法會(huì)在項(xiàng)目的早期階段就使設(shè)計(jì)方案凍結(jié)不變，成為創(chuàng)新的桎梏。該項(xiàng)目的規(guī)劃者經(jīng)計(jì)算得出結(jié)論，如果采用固定價(jià)格承包的方式，項(xiàng)目最終會(huì)超出預(yù)算，并且拖期一年。他們努力吸取以往積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，拋開(kāi)死板的固定價(jià)格合同，創(chuàng)建了一個(gè)新的交付模式。
2.聯(lián)手應(yīng)對(duì)不可預(yù)見(jiàn)性
當(dāng)環(huán)境快速變化、難以預(yù)測(cè)時(shí)，我們需要更靈活的合同。例如，通過(guò)簽定成本加成或成本可償付合同，委托方和承包方之間建立起一種休戚相關(guān)的關(guān)系，可以在此基礎(chǔ)上營(yíng)造信任、共創(chuàng)協(xié)作型文化。
3.事先演練
特大項(xiàng)目中凡是引入新技術(shù)和新實(shí)踐，都要事先經(jīng)過(guò)異地試驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)模擬演練和其他運(yùn)營(yíng)環(huán)境下的試運(yùn)行，予以測(cè)試和驗(yàn)證。倫敦奧運(yùn)籌建局在為2012年倫敦奧運(yùn)會(huì)制訂場(chǎng)館建設(shè)規(guī)劃時(shí)，將項(xiàng)目交工日期定在2011年7月，特地在奧運(yùn)會(huì)開(kāi)幕前預(yù)留出整整一年時(shí)間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試。
4.自始至終駕馭創(chuàng)新
明晰地表述創(chuàng)新策略，有助于項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者從頭到尾把握項(xiàng)目的規(guī)劃、協(xié)調(diào)，與研究合作伙伴和其他合作方進(jìn)行溝通。例如，2012年，倫敦城鐵橫貫線項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)了一個(gè)名為“Innovate18”的數(shù)字化在線平臺(tái)，為內(nèi)外部人士提供了一個(gè)提交創(chuàng)新設(shè)想的途徑，其中“創(chuàng)新管理系統(tǒng)”板塊可以管理、跟蹤和報(bào)告創(chuàng)意的進(jìn)展情況。如此，那些可能有助于項(xiàng)目推進(jìn)的創(chuàng)新設(shè)想，便有機(jī)會(huì)在實(shí)際開(kāi)工前獲得有關(guān)方面的支持和認(rèn)同。
盡管各種大型高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目復(fù)雜多樣，但確實(shí)存在一些有助于提高績(jī)效的簡(jiǎn)單原則。本文描述的五條原則通過(guò)鼓勵(lì)創(chuàng)新來(lái)應(yīng)對(duì)不確定性。它們?yōu)轫?xiàng)目帶來(lái)了通達(dá)應(yīng)變的靈活性，同時(shí)又保持了項(xiàng)目高效交付所需的穩(wěn)定性。
5.適當(dāng)調(diào)整并分?jǐn)傦L(fēng)險(xiǎn)
一個(gè)特大項(xiàng)目中包括很大一部分可預(yù)測(cè)的、標(biāo)準(zhǔn)化的、重復(fù)性的任務(wù)，在以前的項(xiàng)目中已經(jīng)反復(fù)進(jìn)行過(guò)多次。此外，還有一部分任務(wù)是第一次采用全新的獨(dú)創(chuàng)性程序。因此，可以把一個(gè)大項(xiàng)目分解成不同的項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)和流程，各自針對(duì)總體不確定性中的某個(gè)不同部分尋求解決之道。例如，前文提到的成本加成合同可用于不確定性較高的情況;不確定性較低時(shí)，固定價(jià)格合同可能更合適。