全面信息化設(shè)置項(xiàng)目辦公室對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行支持和管理，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施起到重要促進(jìn)和保障作用，首先在日常管理方面起到重要作用，在項(xiàng)目收發(fā)文、考勤考核、會(huì)議管理、活動(dòng)管理、辦公場(chǎng)所管理方面做了大量工作。其次，在項(xiàng)目的管理方面，完成了計(jì)劃的協(xié)調(diào)、匯總與溝通，項(xiàng)目方案制定與推進(jìn)，既定事項(xiàng)跟催，項(xiàng)目文檔管理、項(xiàng)目宣傳等工作。第三，在項(xiàng)目服務(wù)和協(xié)調(diào)方面，從項(xiàng)目人員用車、用餐、住宿、通訊等方面提供有力的保證；從人員、辦公場(chǎng)所、物品、工具等方面起到重要作用。
從這些方面來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理辦公室比較合格，也取得良好效果。隨著項(xiàng)目的升級(jí)，信息化二期項(xiàng)目ERP和CCS系統(tǒng)分別涵蓋各業(yè)務(wù)模塊功能增強(qiáng)開(kāi)發(fā)和7個(gè)試點(diǎn)企業(yè)的推廣工作，工作面成倍增加，這些都對(duì)項(xiàng)目辦公室提出了更高要求。集團(tuán)總部及其他產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、成員企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理辦公室也提出項(xiàng)目管理指導(dǎo)和支持方面的多方面需求。鑒于此，信息化項(xiàng)目管理辦公室不能再局限于對(duì)單個(gè)項(xiàng)目支持和管理作用，應(yīng)面向多個(gè)項(xiàng)目，加強(qiáng)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目的管理與控制。需要在以下方面進(jìn)行提高。
1、項(xiàng)目程序和工作的標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)單個(gè)項(xiàng)目管理和控制。
項(xiàng)目辦需要梳理從項(xiàng)目的啟動(dòng)，計(jì)劃實(shí)施，控制，驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程的流程，對(duì)項(xiàng)目中使用的工具和模板進(jìn)行統(tǒng)一整理和優(yōu)化，總結(jié)以往項(xiàng)目知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)確定各項(xiàng)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，使項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理。對(duì)單個(gè)項(xiàng)目加強(qiáng)管理和控制首先從對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和控制入手，重點(diǎn)檢查項(xiàng)目是否按項(xiàng)目主計(jì)劃在執(zhí)行，關(guān)注項(xiàng)目工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及項(xiàng)目需要協(xié)調(diào)的資源，并對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵工作的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。如果說(shuō)我們?cè)谠圏c(diǎn)階段的項(xiàng)目管理是摸著石頭過(guò)河，那么在推廣中，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和有效控制。
2、資源的配置和內(nèi)外協(xié)調(diào)。
合理規(guī)劃配置項(xiàng)目資源，重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵資源，避免出現(xiàn)資源沖突。作為信息化項(xiàng)目最關(guān)鍵的資源是顧問(wèn)和業(yè)務(wù)人員，確定各類人員在項(xiàng)目過(guò)程中的需求量是資源配置的首要工作。其次是項(xiàng)目組織的會(huì)議安排，項(xiàng)目各方領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的統(tǒng)籌安排，其它還有一些會(huì)議室、培訓(xùn)教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好資源配置同時(shí)還要注意內(nèi)部各組之間的橫向接口和協(xié)調(diào)，要建立整體觀念，實(shí)現(xiàn)各組的協(xié)同管理，建立溝通機(jī)制，使項(xiàng)目部人員能夠在理念、行動(dòng)方式、溝通方面順利暢通。事實(shí)證明，多數(shù)的問(wèn)題出現(xiàn)在接口處，因此項(xiàng)目辦要加強(qiáng)各模塊及各組之間接口處的管理。與外部的協(xié)調(diào)方面，項(xiàng)目辦要做好與項(xiàng)目相關(guān)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通，做好與企業(yè)的各個(gè)職能部門(mén)的協(xié)調(diào)，做好合作伙伴以及其他的相關(guān)企業(yè)的溝通，爭(zhēng)取對(duì)項(xiàng)目的理解和支持，推動(dòng)項(xiàng)目工作順利進(jìn)展。
3、做好重點(diǎn)服務(wù)支持功能。
在項(xiàng)目服務(wù)支持和日常的管理方面，項(xiàng)目辦要有所為和有所不為，對(duì)于一些重要的職能如收發(fā)文，重要資源協(xié)調(diào)，重點(diǎn)會(huì)議活動(dòng)組織和宣傳外，其他的服務(wù)職能充分要發(fā)揮各分項(xiàng)目部及項(xiàng)目小組各個(gè)委員的作用，讓各小組負(fù)擔(dān)起自己的行政和日常管理工作。另外就是項(xiàng)目辦可以在集中起來(lái)辦理效率更高的事情上多做一些工作，其他如考核、報(bào)銷、考勤考核等日常管理的職能則能放則放，關(guān)鍵要發(fā)揮好監(jiān)督和檢查作用。另外就是加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的支持，把項(xiàng)目經(jīng)理的要求和原則，能夠執(zhí)行和貫徹下去，使項(xiàng)目經(jīng)理能有更多精力投入到項(xiàng)目的核心工作中去。
目前，項(xiàng)目管理辦公室的突破點(diǎn)做好項(xiàng)目的整體規(guī)劃，建立并實(shí)施項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)流程，包括項(xiàng)目管理工具、可重復(fù)的流程和最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。挑戰(zhàn)就是如何建立一套針對(duì)信息化實(shí)施項(xiàng)目的信息系統(tǒng)，把項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)流程，工具和模板固定下來(lái)，實(shí)現(xiàn)所有的項(xiàng)目都能在系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行。
信息化項(xiàng)目管理辦公室就是要利用先天優(yōu)勢(shì)，逐步提高人員整體素質(zhì)