我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異(差異可能是需求不同或者實施的團隊的不同等)則常被稱為項目。對這樣的軟件企業(yè)來講，“項目最終成功”有兩個明顯的標志，一是合同款全額收回，這標志著企業(yè)本身的項目目標已達到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時間內(nèi)給予響應，這標志著用戶的項目目標也達到了。
要達到這兩個目標可不是件容易的事情，主要原因是項目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負責這個項目運作的市場部門和技術部門都不可能自始至終只盯在這一個項目上。市場部門可能在簽完合同就不再關注技術部門的實施了，只有到收款的時候才露面。而技術部門中的項目團隊更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項目可能會很變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項目，從“生”管到“死”。一個項目管理辦公室需要做哪些事情呢?按照項目的生命期，包括但不限于如下內(nèi)容：
1、合同的管理
(1)正確性和準確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補充的管理。一個大的合同不僅內(nèi)容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應該的?，F(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種，紙質(zhì)，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。
(2)保密性。這個至關重要，合同的復印，借閱等應遵循相關規(guī)章制度。
(3)變更管理。在變更后必須通知重要的項目干系人。
(4)收尾管理。合同執(zhí)行結束后相關管理。
2、項目信息的起草與發(fā)布
(1)立項之初。一個項目一旦立項后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關領導發(fā)布關于此項目的信息。在項目管理中通常叫做項目章程的發(fā)布。它包括項目的名稱，來源，目標，項目團隊的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領導層可能關注于項目的目標和合同額。財務部門可能只關注于項目用錢的日期和合同號等。
(2)實施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項目的進展情況隨時向各項目干系人通報項目的狀況。這里的項目狀況可能包括項目的狀態(tài)如計劃，成本，質(zhì)量，時間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術，方案，問題等。
(3)項目收款狀態(tài)的報告。這個是大家都比較關心的問題，可能會每周向主要相關的人通報。
3、項目的跟蹤與預警
這可能是項目管理辦公室的最主要的職能之一。它包括項目計劃的索取，跟蹤，以及跟蹤結果的發(fā)布。
(1)項目計劃的索取。一旦項目立項之后，那么項目經(jīng)理就會制定一份項目計劃書，這一份項目計劃書可能很粗糙，但必須包括幾項最重要的東西，即項目主要交付成果，項目的里程碑，完成的時間，預算的成本，主要的項目成員。由于這幾項就有了跟蹤的依據(jù)。
(2)實時跟蹤項目的進行。根據(jù)項目的緊急程度，制訂跟蹤周期。對于時間比較長的項目可能一個月檢查一次，對于時間比較短的，可能一周檢查一次。檢查的根據(jù)是項目經(jīng)理、財務和客戶提交的資料。檢查方法主要是掙值分析。
(3)當項目已經(jīng)超時或者超支或者接近這一狀態(tài)時應及時通知相關人員。
(4)一些特殊情況下，跟蹤顯得尤其重要。如原來負責本項目市場人員的離職，項目團隊的解散，項目經(jīng)理的更替，項目從一個部門轉移