作為項(xiàng)目經(jīng)理需要盡量避免“著火”，就可以無(wú)需匆忙“救火”了。但是有一些經(jīng)理有時(shí)候，管理不當(dāng)，容易做出一些“縱火”行為，讓一系列的風(fēng)險(xiǎn)任意發(fā)生，而不去做風(fēng)險(xiǎn)管控。這就很不應(yīng)該了。 項(xiàng)目管理過(guò)程出現(xiàn)“火警”，也就是出現(xiàn)問(wèn)題，而且是問(wèn)題影響大。這種情況是會(huì)出現(xiàn)的。項(xiàng)目管理過(guò)程中不免會(huì)出現(xiàn)緊急狀況，大家稱之為“救火”，英文稱之為“Fire Fighting”，參與救火的人有個(gè)好聽(tīng)的名字叫“Task Force(特遣隊(duì))”。
因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要盡量避免這三個(gè)“火”，就是“縱火”、“著火”和“救火”。做避開(kāi)這些，就需要做風(fēng)險(xiǎn)管理和溝通管理。下面，來(lái)看看這三個(gè)“火”怎么來(lái)的。
一旦項(xiàng)目“著火”了，無(wú)論是內(nèi)部的原因還是外部的原因;無(wú)論是有意為之，還是偶然的疏忽，先把火給滅了才是當(dāng)務(wù)之急，所以整個(gè)組織上下，甚至其它相關(guān)利益方(比如客戶，供應(yīng)商)極盡所能，為了一個(gè)共同的目標(biāo)：盡快滅火，將損失減少到最低限度。所以在救火時(shí)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)有比較顯著的特點(diǎn)：
-團(tuán)隊(duì)目標(biāo)非常一致;
-團(tuán)隊(duì)具有空前的凝聚力，沒(méi)有推諉扯皮(其實(shí)可能是不敢這么做);
-領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注，優(yōu)先獲得資源;
-風(fēng)險(xiǎn)接受程度高，決策迅速;
-成本因素的考量下降(也就是所謂的花錢買平安，而且常常是不得不花錢買時(shí)間);
以上這些具有明顯的高效特質(zhì)，常常是項(xiàng)目經(jīng)理夢(mèng)寐以求的，最好天天如此，時(shí)時(shí)如此，這顯然是不太現(xiàn)實(shí)的，除非你的項(xiàng)目本身就是一個(gè)特別的項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目的周期都如同救火。
既然項(xiàng)目不可能一直“著火”、“救火”，那我們是不是可以人為地“縱火”呢?我的答案是肯定的，稱之為“玩火”。
這里說(shuō)的“縱火”，與通常意義的縱火還是有區(qū)別的，我們通常說(shuō)的縱火是指故意放火燒毀他人或自己的財(cái)產(chǎn)。這“火”是無(wú)中生有。
我要說(shuō)的“縱火”是說(shuō)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的某一領(lǐng)域有風(fēng)險(xiǎn)而有惡化的傾向時(shí)，不采取干預(yù)措施而任由其發(fā)展或只采取必要的控制措施將風(fēng)險(xiǎn)抑制在可接受的程度。這“火”不是無(wú)中生有，而是見(jiàn)“火”不滅。
這種“玩火”的方法必須牢記以下原則：
1.動(dòng)機(jī)要純。讓項(xiàng)目著個(gè)敘，是為了避免今后大火的發(fā)生。比如
-在特定時(shí)期為了引起管理層的關(guān)注，以更好地爭(zhēng)取資源;
-為了幫助個(gè)別成員的成長(zhǎng)，不急著糾正他/她的錯(cuò)誤，等發(fā)展到一定程度后讓他/她自己處理;
-推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)層快速?zèng)Q策等。
不能用這種方法來(lái)懲戒個(gè)人或團(tuán)隊(duì)。
2.風(fēng)險(xiǎn)可控。一定要把風(fēng)險(xiǎn)控制在可以接受的程度，無(wú)論是時(shí)間、質(zhì)量還是成本，如果沒(méi)有把握，那么就立即放棄這個(gè)念頭!否則后悔莫及，甚至給項(xiàng)目帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。
3.不可多用。這種方法只能偶爾為之，否則就會(huì)失信于人，包括自己的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、管理層、客戶等項(xiàng)目厲害關(guān)系者。
4.避免交流。不要和同一個(gè)組織的人交流這種經(jīng)驗(yàn)，否則會(huì)有誠(chéng)信風(fēng)險(xiǎn)，到時(shí)縱有千嘴也說(shuō)不清。因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)誠(chéng)信的理解和界定是不同的，有人可以接受“良藥苦口”，有人要良藥又要可口。
如前所述，“玩火”是有風(fēng)險(xiǎn)的，弄不好將引火燒身，甚至身敗名裂。要提前做好“項(xiàng)目應(yīng)急預(yù)案”，做好相關(guān)應(yīng)急培訓(xùn)，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力。