組織中的任何管理活動(dòng)都是要人去完成的，所以人是管理中最重要的因素。通過分工把組織需要達(dá)成的目標(biāo)和計(jì)劃落實(shí)到具體的人，再輸入資源、建立制度、輔以文化，是組織形成并正常運(yùn)行的前提。“群眾與組織的區(qū)別來自于分工”，我非常贊同這句話。如何進(jìn)行分工？我總結(jié)如下：
一是按職能進(jìn)行分工。
之所以形成一個(gè)組織，必因其具備了一定的目標(biāo)。根據(jù)要達(dá)成的目標(biāo)，將日常性的、重復(fù)性的、慣例性的工作謂之“職能”，交由相對(duì)固定的人或部門，是分工的第一種模式。比如建筑公司的投標(biāo)是日常性工作，交由計(jì)劃部負(fù)責(zé)，即是一種職能分工。職能分工的關(guān)鍵是范圍全覆蓋，邊界清晰無真空、無重復(fù)。
二是按任務(wù)進(jìn)行分工。
無論肩負(fù)職能的部門，還是管理項(xiàng)目的人，均可分配臨時(shí)發(fā)生的、突發(fā)性的、非慣例的工作。一項(xiàng)任務(wù)也是一個(gè)短期的項(xiàng)目，有明確的起止時(shí)間要求。例如，項(xiàng)目部的臨設(shè)建設(shè)只會(huì)一次，可以交由具有相關(guān)性的項(xiàng)目部辦公室作為一項(xiàng)任務(wù)來落實(shí)。任務(wù)分工的關(guān)鍵是一個(gè)任務(wù)只能由一個(gè)人負(fù)責(zé)，其他人只能是配合。
三是按空間進(jìn)行分工。
一個(gè)項(xiàng)目，特別是長(zhǎng)距離、空間不連續(xù)的項(xiàng)目，可以根據(jù)空間特點(diǎn)分為若干個(gè)工區(qū)。每個(gè)工區(qū)是相對(duì)完善的管理組織，項(xiàng)目部通過工區(qū)實(shí)施管理活動(dòng)。例如，某野外作業(yè)輸水管線工程，即可按段落分為多個(gè)工區(qū)，同時(shí)作業(yè)，項(xiàng)目部居中調(diào)度資源、協(xié)調(diào)各方。按空間分工的關(guān)鍵是分人分資源的同時(shí)，要分責(zé)任，并且要做好監(jiān)控。
四是按時(shí)間進(jìn)行分工。
某項(xiàng)工作，時(shí)間跨度很大，或辦理過程中涉及不同專業(yè)的多個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)候，可按時(shí)間或流程進(jìn)行分工。例如，負(fù)責(zé)辦理建設(shè)審批手續(xù)的人，會(huì)在立項(xiàng)、可研、地勘、施設(shè)等不同階段，流程和時(shí)間都很長(zhǎng)，需要不同的人參與到不同的階段。按時(shí)間分工的關(guān)鍵是一定要有一個(gè)總牽頭人、總責(zé)任人，他要負(fù)責(zé)全過程的監(jiān)督、檢查和協(xié)調(diào)。
無論哪一種分工，我們都是把某一方面的工作交由一個(gè)人或一個(gè)部門來執(zhí)行。管理者要確保“分工”得到落實(shí)，必須要做好三件事：
一是找一個(gè)合適的、靠譜的人——你必須知道什么樣的人能干什么樣的事；
二是把要辦的“事”說清楚，包括時(shí)間要求、可提供資源、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、要有什么成果等；
三是不能只“交”不“檢”，無論多靠譜的人都不能“相信”，必須要過程檢查。因?yàn)椋ハ路N子不施肥，結(jié)不出你想要的果實(shí)。