項目管理知識體系中, 將項目管理定義為運用各種知識、經(jīng)驗、工具、技能對項目進行管理, 以達到或超過項目干系人對項目的要求或期望。這種定義適用于任何一個項目或一次性活動, 其原則也適用于多項目管理。項目戰(zhàn)略是發(fā)展戰(zhàn)略的精華部分, 是實施發(fā)展戰(zhàn)略的關鍵。項目辦公室可以認為是制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的支持機構和項目戰(zhàn)略實施的執(zhí)行機構。項目辦公室在企業(yè)整體的平臺和角度上, 將利用項目管理的思想、理論和方法、技術對多項目進行管理、規(guī)范、協(xié)調和監(jiān)督, 應是企業(yè)常設的多項目管理職能部門, 以便為多項目管理提供持續(xù)的支持和指導, 但在人員配備特別是在項目管理人才培養(yǎng)和輸出上又體現(xiàn)了動態(tài)調整以適應多項目管理的特征。
現(xiàn)代項目管理是對傳統(tǒng)項目管理方法和實踐的提煉和優(yōu)化, 已經(jīng)上升到了理論學科水平并具有實際可操作性。我國項目管理師職業(yè)資格的確立, 體現(xiàn)了項目管理理論和方法的巨大價值。項目管理理論和方法體現(xiàn)了集約管理的原則,有助于企業(yè)實現(xiàn)優(yōu)化配置資源的內在要求。項目管理技術對項目成功實施所起的作用已為越來越多的人所認可, 被認為是對項目進行管理的更有效工具。并且在企業(yè)整體運作方面的效果也很明顯。運用項目管理進行戰(zhàn)略管理應該成為眾多企業(yè)的選擇。
1、項目辦公室的職能
(1)建立標準
項目實施具有某些同質性和相通性, 項目管理作為企業(yè)項目戰(zhàn)略實施的重要工具, 項目辦公室首先應針對項目管理活動建立一套工作標準, 以便對具體項目管理提供指導。這些標準一般有程序標準、技術( 方法) 標準和其他標準。程序標準主要指工作開展、項目實施的程序方面的標準。一般而言, 企業(yè)都注重程序標準的建立和維護。技術( 方法) 標準主要是指項目管理知識表達和工具應用方面的標準。由于項目管理在我國的應用并不普及,因此技術( 方法) 標準是企業(yè)的弱項, 項目辦公室應加強技術( 方法) 標準的建立、維護和推行, 以充分發(fā)揮項目管理的作用。其他標準主要有溝通、激勵、信息渠道、行政管理等方面的工作標準, 這些標準在某種程度上可能比前兩者更重要。
工作標準的建立是為了使工作程序明確以便增強工作的目的性。當然, 工作標準應根據(jù)企業(yè)的具體情況進行動態(tài)調整, 標準適應工作, 不能工作適應標準。
(2)整體推進
整體推進就是項目戰(zhàn)略實施的整體、協(xié)調進行, 反映了戰(zhàn)略實施的綜合性、平衡性, 既重點突出又協(xié)調推進。整體推進并不強調單個項目的重要性, 因為項目戰(zhàn)略規(guī)定了多項目選擇都是為戰(zhàn)略目標服務的, 項目辦公室應把多項目看作一個有機整體。加強多項目之間的聯(lián)系和溝通, 為企業(yè)決策層提供項目進展階段性成果報告和情況分析是項目辦公室的重要工作。項目辦公室主要為項目團隊提供指導和服務, 不能試圖解決項目管理的所有具體問題。
(3)系統(tǒng)解決
項目實施會出現(xiàn)很多問題, 雜亂無章的解決問題勢必造成麻煩。同質性的問題要制定系統(tǒng)解決的計劃?？梢哉f, 項目辦公室就是為解決問題存在的。各項目組織要主動提出和報送問題, 項目辦公室也要主動提出并匯總問題, 更重要的是分析問題, 提出解決問題的思路和方法, 建立系統(tǒng)解決問題的框架, 使問題解決有章可循。具體性和突發(fā)性的問題由項目團隊解決, 整體性和系統(tǒng)性的問題由項目辦公室考察并提出意見或建議。系統(tǒng)解決使問題處于受控狀態(tài), 可以節(jié)省資源、提高效率。
2、項目辦公室的作用
(1)多項目選擇及其優(yōu)先級
多項目選擇及其優(yōu)先級確定是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的關鍵。對于企業(yè)來說, 合適的多項目選擇是非常困難的。項目辦公室的特征決定了其組成人員必須是項目管理專家和管理通才,