項(xiàng)目管理開(kāi)始之初，公司并沒(méi)有完全獨(dú)立自主的項(xiàng)目管理機(jī)制，主要是沿用上級(jí)公司的項(xiàng)目管理制度。項(xiàng)目管理的引入對(duì)于長(zhǎng)期采用職能條塊化管理的廈煙來(lái)說(shuō)是很陌生的，原有的任務(wù)安排都是以職能管理的方式進(jìn)行組織和執(zhí)行，在企業(yè)內(nèi)部并沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)組織進(jìn)行項(xiàng)目管理。
隨著公司規(guī)模的不斷壯大，公司影響力和信譽(yù)度的不斷提高，2012年公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于整體發(fā)展提出了更高的目標(biāo)，更加重視創(chuàng)新，項(xiàng)目管理工作也被提升到一個(gè)前所未有的高度。員工創(chuàng)新的激情被點(diǎn)燃，以項(xiàng)目形式開(kāi)展的創(chuàng)新工作的數(shù)量快速增長(zhǎng)，越來(lái)越多的項(xiàng)目在企業(yè)內(nèi)部全面展開(kāi)并同時(shí)進(jìn)行，項(xiàng)目所要解決問(wèn)題的系統(tǒng)性也越來(lái)越強(qiáng)。在這種形勢(shì)下，如果沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的組織對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理，形成系統(tǒng)性的策劃和推進(jìn)，公司的發(fā)展突破必然受到阻礙。為了盡快解決面臨的發(fā)展瓶頸，公司決定在其企業(yè)層級(jí)引入項(xiàng)目管理辦公室(PMO)的管理方式，并形成相關(guān)的一整套管理制度來(lái)提升公司的項(xiàng)目管理水平。
一、公司PMO主要解決以下幾方面問(wèn)題
(1)實(shí)現(xiàn)企業(yè)有限資源的合理分配，支撐公司戰(zhàn)略目標(biāo)
(2)打通項(xiàng)目管理各層級(jí)的信息反饋渠道，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理狀態(tài)的快速反饋，對(duì)項(xiàng)目的全生命周期進(jìn)行持續(xù)的關(guān)注。
(3)對(duì)項(xiàng)目提供支持和服務(wù)，輔助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在企業(yè)中成功地完成項(xiàng)目的既定目標(biāo)，確保符合企業(yè)戰(zhàn)略的項(xiàng)目取得成功。
(4)項(xiàng)目成果、經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)能夠得到固化和分享。降低后續(xù)項(xiàng)目的成本及風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目成果率，讓項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)可以得到復(fù)制。
(5)通過(guò)項(xiàng)目人才培養(yǎng)的機(jī)制建設(shè)，促使企業(yè)員工通過(guò)項(xiàng)目開(kāi)展快速成長(zhǎng)。
(6)項(xiàng)目文化能夠得到傳承和推廣。
廈煙項(xiàng)目管理主要通過(guò)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃、人員、投資進(jìn)行控制，所以PMO是由企業(yè)管理部、人力資源部、財(cái)務(wù)部構(gòu)成的虛擬辦公室。PMO對(duì)企業(yè)的項(xiàng)目分析及整體機(jī)制的策劃，各個(gè)專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)抽調(diào)專(zhuān)人形成項(xiàng)目管理工作小組，對(duì)項(xiàng)目的日常實(shí)施進(jìn)行信息收集及協(xié)調(diào)，必要時(shí)給出專(zhuān)業(yè)的意見(jiàn)和建議，匯總到PMO。PMO主任定期將信息向由企業(yè)高層組成的項(xiàng)目管理委員會(huì)匯報(bào)。
二、PMO的管理范圍和內(nèi)容
通過(guò)幾年的實(shí)踐和演變，目前廈煙企業(yè)級(jí)PMO 抓住的管理要點(diǎn)主要涵蓋以下幾方面內(nèi)容。
(1)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)落地。PMO作為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要抓手，其發(fā)展及關(guān)注點(diǎn)一定要和企業(yè)當(dāng)前的管理成熟度以及中長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略保持一致，并對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)分解的任務(wù)進(jìn)行把關(guān)，使得戰(zhàn)略目標(biāo)得到層層分解，層層支撐，最終落實(shí)到項(xiàng)目目標(biāo)中。這樣PMO才能夠融入正常的企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中并得到重要資源的支持，所交付的項(xiàng)目成果才能在企業(yè)中更具有價(jià)值和意義。
(2)保持各方利益平衡，實(shí)現(xiàn)組織利益最大化。PMO在策劃、組織過(guò)程中應(yīng)該注意保持各方利益平衡，其中包括組織資源投入與產(chǎn)出、針對(duì)性與普遍性、長(zhǎng)期利益與短期效果、滿(mǎn)足相關(guān)方的利益需求等多方面的問(wèn)題，使項(xiàng)目管理工作在企業(yè)層級(jí)橫向協(xié)同方面能夠?qū)崿F(xiàn)利益最大化，確保其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
(3)項(xiàng)目全生命周期管理。主要是在項(xiàng)目各個(gè)階段，在資源保障、知識(shí)管理等方面確保項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程可控，項(xiàng)目結(jié)束后能夠快速轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)價(jià)值，同時(shí)形成完整的管理閉環(huán)和最佳實(shí)踐。
(4)建立項(xiàng)目的知識(shí)管理體系及分類(lèi)，對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展各階段的材料、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行統(tǒng)一的整合管理。一方面促進(jìn)自身項(xiàng)目組及時(shí)總結(jié)，完善項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和想法;另一方面可以將這種已經(jīng)模塊化的知識(shí)管理形成接口，讓其他項(xiàng)目組快速定位及參考學(xué)習(xí)，降低后續(xù)項(xiàng)目的