一、進(jìn)度應(yīng)與項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量、采購(gòu)協(xié)調(diào)
美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)(pmi) 的最大貢獻(xiàn)就是將項(xiàng)目管理規(guī)范為九大知識(shí)體系:項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目采購(gòu)管理。其中,項(xiàng)目整體管理從本質(zhì)上講,就是從全局的觀點(diǎn)出發(fā),以項(xiàng)目全體利益最大化作為目標(biāo),以項(xiàng)目各專項(xiàng)管理的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一為主要內(nèi)容,所開展的綜合性管理過(guò)程。
我們開展項(xiàng)目管理就要有項(xiàng)目管理的觀念,就要有項(xiàng)目各要素、項(xiàng)目各專項(xiàng)管理進(jìn)行綜合、協(xié)調(diào)和集成的觀念。
首先,項(xiàng)目范圍會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度。一般來(lái)講(指假設(shè)其他要素不變,下同) ,項(xiàng)目范圍越大,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越多,項(xiàng)目耗時(shí)越長(zhǎng);反過(guò)來(lái),項(xiàng)目范圍越少,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越少,項(xiàng)目耗時(shí)越短。那么,如果我們項(xiàng)目進(jìn)度很緊張,或者進(jìn)度拖延非常嚴(yán)重,我們就可以考慮與客戶討論,是否能夠?qū)⒎秶M(jìn)行收縮。如果客戶同意縮小范圍,那么進(jìn)度就能得到有效的縮短。
同樣地,項(xiàng)目成本、質(zhì)量也都會(huì)影響進(jìn)度。一般來(lái)講,追加成本,可以增加更多的資源,比如設(shè)備和人力,從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。當(dāng)然,進(jìn)度與成本不是線性替代關(guān)系,成本增加的速度一般都比進(jìn)度縮短的速度高。
最后,如果項(xiàng)目不能按進(jìn)度完成,可以考慮有些原定項(xiàng)目組內(nèi)部自己完成任務(wù)是否可以外包出去,這就是項(xiàng)目采購(gòu)管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。當(dāng)然,采用分包,有時(shí)會(huì)增大項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn),特別是供應(yīng)商未經(jīng)過(guò)認(rèn)真評(píng)估時(shí)。
從上面的論述可以知道,縮小項(xiàng)目范圍、降低項(xiàng)目質(zhì)量、借用采購(gòu)資源的分包,以及追加項(xiàng)目成本都可以有效地縮短項(xiàng)目的進(jìn)度。對(duì)于進(jìn)度是第一約束的項(xiàng)目,上述專項(xiàng)管理之間協(xié)調(diào)的觀念是非常重要的。顯然,在考慮進(jìn)度縮減時(shí),可以整體考慮上述各專項(xiàng)管理之間協(xié)調(diào),也即砍掉部分任務(wù)、降低部分任務(wù)的質(zhì)量、分包部分任務(wù)、追加部分任務(wù)的成本。當(dāng)然,其中的“部分任務(wù)”是需要項(xiàng)目組認(rèn)真分析的。
二、正確的需求調(diào)研方法有助于加快進(jìn)度
不管哪類項(xiàng)目,在立項(xiàng)之初,都需要對(duì)項(xiàng)目最終用戶的需求作充分的調(diào)研和分析。很多項(xiàng)目組一想到需求調(diào)研,就馬上想到與用戶訪談。并且項(xiàng)目一開始,就開始與用戶進(jìn)行面對(duì)面的訪談。 但是訪談作為項(xiàng)目組采用的第一種方法并不好。
一般來(lái)講,項(xiàng)目承建方不一定十分了解用戶的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ),這一點(diǎn)在信息化項(xiàng)目中尤為普遍。這樣,在訪談的過(guò)程中,用戶講到的一些術(shù)語(yǔ)有可能被忽略,因?yàn)閱?wèn)得太
多了,給用戶的感覺(jué)不好。但這些術(shù)語(yǔ)并沒(méi)有得到解決,怎么辦呢? 只好開始第二次調(diào)研,回過(guò)頭來(lái)問(wèn)前面提到的術(shù)語(yǔ)。有的項(xiàng)目組這個(gè)過(guò)程可能會(huì)重復(fù)兩三遍。這時(shí),用戶的信賴感會(huì)下降,用戶會(huì)認(rèn)為這么簡(jiǎn)單的問(wèn)題還需要問(wèn)幾次? 因?yàn)槟承┬g(shù)語(yǔ)可能確實(shí)是用戶行業(yè)中的基本術(shù)語(yǔ)。這種情況下,差旅費(fèi)、顧問(wèn)費(fèi)等調(diào)研成本不斷增加,項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)間也相應(yīng)拉長(zhǎng),而客戶的信賴感和配合程度逐漸降低。顯然,一上來(lái)就采取訪談?dòng)脩舻霓k法是不明智的。
正確的方法應(yīng)該首先請(qǐng)用戶提供能反映用戶業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書籍,開始文獻(xiàn)調(diào)研。在閱讀文獻(xiàn)的過(guò)程中,對(duì)方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)就能夠搞清楚,并且對(duì)用戶的業(yè)務(wù)流程有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí);其次,如果需要的話,請(qǐng)用戶帶領(lǐng)項(xiàng)目組參觀用戶現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)流程,從而對(duì)某些字面上不容易理解的術(shù)語(yǔ)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立感性認(rèn)識(shí)；第三,在此基礎(chǔ)上,可以根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)地考察中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,有針對(duì)性地列出訪談大綱,與用戶進(jìn)行訪談。這時(shí)訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會(huì)很高,用戶也會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目組提到的問(wèn)題很專業(yè)很有針對(duì)性,從而產(chǎn)生較強(qiáng)的信賴感。