前狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前問(wèn)題和下周計(jì)劃等。
階段評(píng)審：在項(xiàng)目進(jìn)行到重要的階段或里程碑階段，就要進(jìn)行階段評(píng)審。在CMM環(huán)境下，主要是項(xiàng)目階段報(bào)告(PPR)。階段評(píng)審的意義就在于評(píng)審當(dāng)前的項(xiàng)目情況，迫使人們對(duì)其工作負(fù)責(zé);還可以提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，將問(wèn)題解決在初期階段。
緊急報(bào)告：在出現(xiàn)意外情況下，進(jìn)行緊急報(bào)告。在CMM環(huán)境下，主要涉及問(wèn)題狀態(tài)報(bào)告(PSR)和問(wèn)題狀態(tài)日志(PSL)。需寫(xiě)明當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、相關(guān)影響、需如何解決(動(dòng)用什么資源)、問(wèn)題緊迫性(答復(fù)日期)等。
在CMM環(huán)境下質(zhì)量保證部門(mén)也將進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)，按階段提交產(chǎn)品審計(jì)報(bào)告(PAR)和過(guò)程審計(jì)報(bào)告(PRR)。前者針對(duì)交付的產(chǎn)品，后者針對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程。
項(xiàng)目干系人接到實(shí)施情況報(bào)告后應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行反饋，明確報(bào)告已經(jīng)收到，并提出項(xiàng)目意見(jiàn)或建議。管理首尾是溝通管理的最后一步，其核心目的是與各項(xiàng)目干系人溝通，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，將各類(lèi)文件歸檔，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的積累。項(xiàng)目中的提交物是極好的資源，對(duì)未來(lái)的項(xiàng)目會(huì)有很大的幫助。良好的項(xiàng)目檔案能夠?yàn)橐院蟮捻?xiàng)目節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)，為項(xiàng)目審計(jì)等提供有價(jià)值的信息。
通過(guò)在CMM環(huán)境下實(shí)施有效的溝通管理，L先生所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目在中后期逐步趨于正軌，促進(jìn)了過(guò)程改進(jìn)的順利實(shí)施，按時(shí)按質(zhì)地完成了任務(wù)。更為可喜的是，經(jīng)過(guò)L先生的建議，在公司其他的項(xiàng)目中實(shí)施溝通管理，有效地提高了相關(guān)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)效率，項(xiàng)目的凝聚力也得到了加強(qiáng)。最終公司如期通過(guò)了CMM認(rèn)證。
3、提升溝通技巧
專(zhuān)家們認(rèn)為，對(duì)于成功，威脅最大的就是溝通的失敗。與IT項(xiàng)目成功的三個(gè)主要因素分別為：用戶的積極參與，明確的需求表達(dá)，管理層的大力支持。而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧。
一方面是注重有效溝通中的“科學(xué)”，它由一些基礎(chǔ)性技巧組成，諸如有效的寫(xiě)作、表達(dá)，以表現(xiàn)自我風(fēng)格為指導(dǎo)方針，堅(jiān)持明確的主旨(即不斷強(qiáng)調(diào)所傳遞信息的核心觀點(diǎn))并簡(jiǎn)潔地表達(dá)協(xié)調(diào)信息。這些基礎(chǔ)性技巧即“科學(xué)”，有助于形成對(duì)管理者個(gè)人的正直品質(zhì)和誠(chéng)信的印象。
另一方面是提高有效溝通中的“藝術(shù)”，它包含一些高深的、有時(shí)是來(lái)自本能的技巧，如觀察傾聽(tīng)者的反應(yīng)、解讀對(duì)方的情緒從而了解事實(shí)真相、因人而異地采取說(shuō)服策略、應(yīng)用對(duì)集體有利的方法來(lái)解決團(tuán)隊(duì)的問(wèn)題并找出問(wèn)題的根本原因。這些技巧即“藝術(shù)”，決定了對(duì)管理者的信服程度。
L先生所遇到的問(wèn)題，可能會(huì)讓許多項(xiàng)目管理者一籌莫展。但只要稍加分析和通過(guò)類(lèi)似PMP的學(xué)習(xí)，我們便會(huì)深切意識(shí)到問(wèn)題不在于計(jì)劃、監(jiān)控上，而是出在溝通上面，必須竭盡全力地去加強(qiáng)這方面的管理。
根據(jù)要求，溝通管理的目標(biāo)是及時(shí)并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲(chǔ)存和處理項(xiàng)目的信息，標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目溝通管理包含溝通計(jì)劃、信息傳遞、實(shí)施情況報(bào)告、管理收尾等過(guò)程。而溝通計(jì)劃是重中之重。要改善項(xiàng)目當(dāng)時(shí)的狀況，當(dāng)務(wù)之急是征求項(xiàng)目干系人的意見(jiàn)，制定溝通計(jì)劃?！ 「鶕?jù)溝通管理的要求，一個(gè)完整的項(xiàng)目管理計(jì)劃中應(yīng)包括如下內(nèi)容：
文件保存方式：在溝通計(jì)劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫(xiě)的權(quán)限，明確各類(lèi)項(xiàng)目文檔、輔助文件等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫(xiě)權(quán)限。在項(xiàng)目實(shí)施中，可以采用VSS進(jìn)行文檔的統(tǒng)一管理，建立了相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。這樣用于收集和保存不同類(lèi)型的信息，進(jìn)行統(tǒng)一的版本管理。
溝通列表：存放項(xiàng)目干系人的聯(lián)系方式。如開(kāi)發(fā)成員、SQA、SCM、客戶、高層領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)支持、顧問(wèn)、行政部等。記錄他們的座機(jī)、手機(jī)、職能等等，做到簡(jiǎn)潔、明了。再加上某些特殊人員的標(biāo)注，如說(shuō)明各顧問(wèn)所擅長(zhǎng)