劃的限制可能比預(yù)計(jì)的
更緊張。成員們?cè)絹?lái)越不滿意項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)或命令。工作過(guò)程中,每個(gè)成員根據(jù)其他成員的情況,對(duì)自己的角色及職責(zé)產(chǎn)生了更多的疑問(wèn)。震蕩階段的特點(diǎn)是人們有挫折、憤怨或者對(duì)立的情緒。
經(jīng)受了磨合階段的考驗(yàn)后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就進(jìn)入了發(fā)展的正規(guī)階段(又叫規(guī)范階段) 。團(tuán)隊(duì)成員之間、團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目經(jīng)理之間的關(guān)系已確立好了。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)逐漸接受了現(xiàn)有的工作環(huán)境,項(xiàng)目規(guī)程也得以改進(jìn)和規(guī)范化。控制及決策權(quán)從項(xiàng)目經(jīng)理移交給了各活動(dòng)或工作承包的負(fù)責(zé)人,團(tuán)隊(duì)的凝聚力開始形成,每個(gè)人覺得他是團(tuán)隊(duì)的一員,他們也接受其他成員作為團(tuán)隊(duì)的一部分。
正規(guī)階段的下一個(gè)階段是表現(xiàn)階段(又叫實(shí)干階段) 。這時(shí),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)積極工作,急于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。這一階段的工作績(jī)效很高,團(tuán)隊(duì)有集體感和榮譽(yù)感,信心十足。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能開放、坦誠(chéng)、及時(shí)地進(jìn)行溝通。團(tuán)隊(duì)相互依賴度高,他們經(jīng)常合作,并在自己的工作任務(wù)外盡力相互幫助。團(tuán)隊(duì)能感覺到高度授權(quán),如果出現(xiàn)技術(shù)難題,就由適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)成員組成臨時(shí)攻關(guān)小組,解決問(wèn)題后再將有關(guān)的知識(shí)或技巧在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部快速共享。 隨著工作的進(jìn)展并得到表?yè)P(yáng),團(tuán)隊(duì)獲得滿足感。個(gè)體成員會(huì)意識(shí)到為項(xiàng)目工作的結(jié)果正在使他們獲得職業(yè)上的發(fā)展。
隨著所有項(xiàng)目任務(wù)的完成,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)入解散階段(又叫消亡階段) ,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員面臨著重新的分配。
在上述五個(gè)階段中,解散階段由于項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成,對(duì)于項(xiàng)目的影響不大。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講,一定要清楚,真正作工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而,項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)就是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建和磨合的階段耗時(shí)盡量短,這樣,對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目總進(jìn)度已經(jīng)確定的項(xiàng)目,團(tuán)隊(duì)組建和磨合階段耗時(shí)越短,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時(shí)就會(huì)越長(zhǎng),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時(shí)就更加從容。為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建階段的時(shí)間縮短,項(xiàng)目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊(duì)說(shuō)明項(xiàng)目目標(biāo),并設(shè)想出項(xiàng)目成功的美好前景以及成功所產(chǎn)生的益處,公布有關(guān)項(xiàng)目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及進(jìn)度計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)和限制。項(xiàng)目經(jīng)理要公開討論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成、選擇團(tuán)隊(duì)成員的原因、他們的互補(bǔ)能力和專門知識(shí),以及每個(gè)人為協(xié)助完成項(xiàng)目目標(biāo)所充當(dāng)?shù)慕巧?。這樣,公開的信息就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)———信息激勵(lì),團(tuán)隊(duì)意識(shí)就會(huì)加快形成。
為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合階段的時(shí)間縮短,在這個(gè)階段,項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到項(xiàng)目計(jì)劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來(lái),同時(shí)要允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問(wèn)題。這樣,主動(dòng)的參與對(duì)成員來(lái)講就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)———參與激勵(lì),團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)更加容易接受團(tuán)隊(duì)的規(guī)章制度以及分配到的工作,團(tuán)隊(duì)意識(shí)就能得到進(jìn)一步強(qiáng)化。
我們可以舉一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明。假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目總工期為12 個(gè)月。如果我們團(tuán)隊(duì)組建就花了3 個(gè)月,再磨合1 個(gè)月。那實(shí)際上正規(guī)階段和表現(xiàn)階段只有不到8 個(gè)月了。而如果我們團(tuán)隊(duì)組建只花了0. 5 個(gè)月,再磨合0. 5 個(gè)月。那正規(guī)階段和表現(xiàn)階段就延長(zhǎng)至11 個(gè)月了。很顯然,要想通過(guò)甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖這樣的項(xiàng)目管理工具調(diào)整出3 個(gè)月的有效時(shí)間,那真是太難了。