一個(gè)電廠的建設(shè)項(xiàng)目http://www.vanceur.cn,能提早一天發(fā)電,就意味著能提前一天支付貸款的利息,還意味著能提前一天收取電力的利潤; 一個(gè)客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項(xiàng)目,提前一天投入使用,就意味著客戶能更便利地享受產(chǎn)品和服務(wù),從而對(duì)我們產(chǎn)生比競爭對(duì)手更加良好的預(yù)期,帶來更多的利潤。時(shí)間,既意味著機(jī)會(huì),又意味著成本。進(jìn)度的加快,很大程度上直接表現(xiàn)為生產(chǎn)力的提高。一個(gè)項(xiàng)目能否在預(yù)定的時(shí)間里完成,就成為項(xiàng)目管理所要追求的重要目標(biāo)之一。
由于制定進(jìn)度計(jì)劃的工具主要是甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖(包括cpm/ pert ,關(guān)鍵路徑法和計(jì)劃評(píng)審技術(shù)) ,所以很多人一想到進(jìn)度管理就是繪制甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖,而對(duì)其他影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素反而忽視了。許多項(xiàng)目經(jīng)理出現(xiàn)了不學(xué)項(xiàng)目管理,還有很多解決的辦法,學(xué)了項(xiàng)目管理,反而只知甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖的局面。甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等工具是項(xiàng)目時(shí)間管理的硬技巧,容易被接受和應(yīng)用,而項(xiàng)目協(xié)調(diào)、需求調(diào)研的方法、團(tuán)隊(duì)磨合時(shí)間等軟技巧就容易被大家忽視,而這些軟技巧所起到的作用是非常大的。本文就試圖從這些方面來探討影響項(xiàng)目進(jìn)度的若干軟因素。
一、進(jìn)度應(yīng)與項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量、采購協(xié)調(diào)
美國項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)(pmi) 的最大貢獻(xiàn)就是將項(xiàng)目管理規(guī)范為九大知識(shí)體系:項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目采購管理。其中,項(xiàng)目整體管理從本質(zhì)上講,就是從全局的觀點(diǎn)出發(fā),以項(xiàng)目全體利益最大化作為目標(biāo),以項(xiàng)目各專項(xiàng)管理的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一為主要內(nèi)容,所開展的綜合性管理過程。
我們開展項(xiàng)目管理就要有項(xiàng)目管理的觀念,就要有項(xiàng)目各要素、項(xiàng)目各專項(xiàng)管理進(jìn)行綜合、協(xié)調(diào)和集成的觀念。
首先,項(xiàng)目范圍會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度。一般來講(指假設(shè)其他要素不變,下同) ,項(xiàng)目范圍越大,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越多,項(xiàng)目耗時(shí)越長;反過來,項(xiàng)目范圍越少,項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越少,項(xiàng)目耗時(shí)越短。那么,如果我們項(xiàng)目進(jìn)度很緊張,或者進(jìn)度拖延非常嚴(yán)重,我們就可以考慮與客戶討論,是否能夠?qū)⒎秶M(jìn)行收縮。如果客戶同意縮小范圍,那么進(jìn)度就能得到有效的縮短。
同樣地,項(xiàng)目成本、質(zhì)量也都會(huì)影響進(jìn)度。一般來講,追加成本,可以增加更多的資源,比如設(shè)備和人力,從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。當(dāng)然,進(jìn)度與成本不是線性替代關(guān)系,成本增加的速度一般都比進(jìn)度縮短的速度高。
最后,如果項(xiàng)目不能按進(jìn)度完成,可以考慮有些原定項(xiàng)目組內(nèi)部自己完成任務(wù)是否可以外包出去,這就是項(xiàng)目采購管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。當(dāng)然,采用分包,有時(shí)會(huì)增大項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn),特別是供應(yīng)商未經(jīng)過認(rèn)真評(píng)估時(shí)。
從上面的論述可以知道,縮小項(xiàng)目范圍、降低項(xiàng)目質(zhì)量、借用采購資源的分包,以及追加項(xiàng)目成本都可以有效地縮短項(xiàng)目的進(jìn)度。對(duì)于進(jìn)度是第一約束的項(xiàng)目,上述專項(xiàng)管理之間協(xié)調(diào)的觀念是非常重要的。顯然,在考慮進(jìn)度縮減時(shí),可以整體考慮上述各專項(xiàng)管理之間協(xié)調(diào),也即砍掉部分任務(wù)、降低部分任務(wù)的質(zhì)量、分包部分任務(wù)、追加部分任務(wù)的成本。當(dāng)然,其中的“部分任務(wù)”是需要項(xiàng)目組認(rèn)真分析的。
二、正確的需求調(diào)研方法有助于加快進(jìn)度
不管哪類項(xiàng)目,在立項(xiàng)之初,都需要對(duì)項(xiàng)目最終用戶的需求作充分的調(diào)研和分析。很多項(xiàng)目組一想到需求調(diào)研,就馬上想到與用戶訪談。并且項(xiàng)目一開始,就開始與用戶進(jìn)行面對(duì)面的訪談。 但是訪談作為項(xiàng)目組采用的第一種方法并不好。
一般來講,項(xiàng)目承建方不一定十分了解用戶的業(yè)務(wù)術(shù)語,這一點(diǎn)在信息化項(xiàng)目中尤為普遍。這樣,在訪談的